Version: 2.1 – Last updated: June 18, 2026.
These legal notices are written in French. Any translation, particularly into English, is provided for informational purposes only. In case of any discrepancy, ambiguity, or difficulty in interpretation between the French version and a translated version, only the French version shall prevail.Version: 2.1 – Last updated: June 18, 2026.
These legal notices are written in French. Any translation, particularly into English, is provided for informational purposes only. In case of any discrepancy, ambiguity, or difficulty in interpretation between the French version and a translated version, only the French version shall prevail.Version: 2.1 – Last updated: June 18, 2026.
These legal notices are written in French. Any translation, particularly into English, is provided for informational purposes only. In case of any discrepancy, ambiguity, or difficulty in interpretation between the French version and a translated version, only the French version shall prevail.

General Terms of Service (GTC)General Terms of Service (GTS)General Terms of Service (GTS)

1. Company and Services Overview1. Company and Services Overview1. Company and Services Overview

Ask Technologies (hereinafter "Polaria Tech") is a company specializing in the development of artificial intelligence software. It designs, publishes, and deploys, among other things, RAG (Retrieval-Augmented Generation) AI chatbots for internal and external support, as well as an AI-assisted collaborative messaging platform for live chat responses to prospects and clients. All of these solutions are hereinafter referred to as the "Services."Ask Technologies (hereinafter "Polaria Tech") is a company specializing in artificial intelligence software development. It designs, develops, and deploys RAG (Retrieval-Augmented Generation) AI chatbots for internal and external support, as well as an AI-assisted collaborative messaging platform enabling live chat responses to prospects and clients. All of these solutions are hereinafter referred to as the "Services".Ask Technologies (hereafter "Polaria Tech") is a company specializing in the development of artificial intelligence software. It designs, develops, and deploys RAG (Retrieval-Augmented Generation) AI chatbots for internal and external support, as well as an AI-assisted collaborative messaging platform for live chat responses to prospects and clients. All these solutions are hereinafter referred to as the "Services".

These General Terms of Service (hereinafter "GTC") aim to define the terms and conditions under which the customer (hereinafter "the Client") may access and use the Services, as well as the rights and obligations of each party. Any subscription to or simple use of the Services implies the Client's unreserved acceptance of these GTC.These General Terms of Service (hereinafter "GTS") define the terms and conditions under which the customer (hereinafter "the Client") may access and use the Services, as well as the rights and obligations of each party. Any subscription to or use of the Services implies the Client's unreserved acceptance of these GTS.

These General Terms of Service apply, effective May 1, 2025, to all products and solutions published and marketed by Polaria Tech, including: LaPetiteMarianne, LePetitMartin, LesPetitsBots, Polaria Tech, and Xenoapp.These General Terms of Service apply, effective May 1, 2025, to all products and solutions published and marketed by Polaria Tech, including: LaPetiteMarianne, LePetitMartin, LesPetitsBots, Polaria Tech, and Xenoapp.

2. Registration and Access to Services Procedures2. Terms of Registration and Service Access

2.1 Registration and Subscription2.1 Registration and Subscription

The Client may subscribe to Polaria Tech's Services by signing a contract or a quote issued by Polaria Tech, or through any other registration process established by Polaria Tech. The Client agrees to provide accurate, up-to-date, and truthful information during subscription (company name, contact details, etc.). For online registration, the Client must create an account and electronically accept the GTC. If applicable, a username and password will be assigned to the Client, who will be solely responsible for their confidentiality and use.The Client may subscribe to Polaria Tech's Services by signing a contract or a quote issued by Polaria Tech, or through any other registration process implemented by Polaria Tech. The Client undertakes to provide accurate, up-to-date, and truthful information during subscription (company name, contact details, etc.). In case of online registration, the Client must create an account and electronically accept the GTC. If applicable, a username and password will be assigned to the Client, who will be solely responsible for their confidentiality and use.

2.2 Access to Services2.2 Access to Services

Once the subscription is finalized and payment has been made (see Article 3), Polaria Tech will grant access to the Services for the duration of the subscribed period. The Services are accessible online, generally 24/7, subject to technical maintenance periods, updates, or any interruptions beyond Polaria Tech's control (e.g., in cases of force majeure). Polaria Tech will endeavor to inform the Client in case of planned Service unavailability (scheduled maintenance) and to limit disruptions.Once the subscription is finalized and payment is made (see article 3), Polaria Tech grants access to the Services for the duration of the subscribed term. The Services are accessible online, generally 24/7, subject to technical maintenance periods, updates, or any interruptions beyond Polaria Tech's control (e.g., in cases of force majeure). Polaria Tech will endeavor to inform the Client in case of planned Service unavailability (scheduled maintenance) and to limit disruptions.

2.3 System Requirements2.3 System Requirements

Le Client est informé que l’utilisation des Services nécessite une connexion Internet et éventuellement un navigateur web récent ou un environnement technique adéquat. Il lui appartient de disposer des équipements, logiciels et connexions nécessaires. Polaria Tech ne saurait être tenue responsable des difficultés d’accès dues à des paramètres externes au Service (pannes internet, incompatibilités matérielles du côté du Client, etc.).The Client is informed that using the Services requires an Internet connection and potentially a recent web browser or an adequate technical environment. It is the Client's responsibility to have the necessary equipment, software, and connections. Polaria Tech cannot be held responsible for access difficulties due to external factors beyond the Service (internet outages, hardware incompatibilities on the Client's side, etc.).

2.4 Utilisation des Services – Obligations du Client2.4 Use of Services – Client Obligations

Le Client s’engage à utiliser les Services conformément à leur destination, aux présentes CGS et aux lois et réglementations en vigueur. En particulier, le Client s’interdit :The Client undertakes to use the Services in accordance with their intended purpose, these GTC, and applicable laws and regulations. Specifically, the Client is prohibited from:

   d’utiliser les Services à des fins illégales, illicites ou contraires à l’ordre public et aux bonnes mœurs (par exemple, pour diffuser des contenus violents, diffamatoires, haineux ou contraires aux lois) ;
   de détourner les Services de leur finalité, notamment d’utiliser la plateforme de messagerie ou le chatbot à des fins autres que la communication avec ses utilisateurs, prospects ou clients dans le cadre professionnel convenu ;
   de tenter d’accéder ou de s’introduire dans les systèmes d’information de Polaria Tech ou d’un tiers de manière non autorisée, ou de porter atteinte à l’intégrité ou à la sécurité des Services ;
   de transmettre au travers des Services des virus, chevaux de Troie ou tout autre code malveillant susceptible d’endommager le Service ou les données des autres utilisateurs ;
   plus généralement, de porter atteinte aux droits de tiers (y compris droits de propriété intellectuelle ou droit à la vie privée) via l’utilisation des Services.    to use the Services for illegal, unlawful purposes or purposes contrary to public order and morality (e.g., to disseminate violent, defamatory, hateful content or content contrary to law);
   to divert the Services from their intended purpose, particularly to use the messaging platform or chatbot for purposes other than communication with its users, prospects, or clients within the agreed professional context;
   to attempt to access or intrude into Polaria Tech's or a third party's information systems without authorization, or to impair the integrity or security of the Services;
   to transmit through the Services viruses, Trojan horses, or any other malicious code likely to damage the Service or the data of other users;
   more generally, to infringe upon the rights of third parties (including intellectual property rights or privacy rights) through the use of the Services.

Le Client est responsable de l’utilisation des Services par ses employés, agents ou toute personne à qui il permet d’accéder aux Services. Il veillera à ce que ces utilisateurs autorisés respectent également les présentes CGS. En cas de manquement grave ou répété aux règles d’utilisation ci-dessus, Polaria Tech se réserve le droit de suspendre ou limiter l’accès aux Services, après information du Client, et le cas échéant de résilier le contrat selon les modalités de l’article 6.The Client is responsible for the use of the Services by its employees, agents, or any person to whom it grants access to the Services. It shall ensure that these authorized users also comply with these GTC. In the event of a serious or repeated breach of the above usage rules, Polaria Tech reserves the right to suspend or limit access to the Services, after informing the Client, and if applicable, to terminate the contract according to the terms of article 6.

Les engagements de qualité de service (disponibilité, performance, support, temps de rétablissement) sont définis dans l'Accord de Niveau de Service (SLA) annexé au présent contrat. En cas de contradiction entre les CGS et le SLA, le SLA prévaut pour tout ce qui concerne les niveaux de service.Service quality commitments (availability, performance, support, recovery time) are defined in the Service Level Agreement (SLA) appended to this contract. In case of contradiction between the GTC and the SLA, the SLA shall prevail regarding all matters related to service levels.

Obligation d'information sur l'usage de l'IA (AI Act, article 50) :Information Obligation on AI Use (AI Act, Article 50): Conformément au Règlement européen sur l'Intelligence Artificielle (AI Act), le Client, en sa qualité de déployeur du chatbot IA de Polaria Tech, est tenu d'informer les utilisateurs finaux qu'ils interagissent avec un système d'intelligence artificielle et non avec un être humain. Cette information doit être fournie de manière claire, visible et préalable à toute interaction, sauf dans les cas où le contexte le rend évident. Le Client s'engage à mettre en place les mentions, messages ou dispositifs visuels nécessaires à cette information dans son environnement de déploiement. Le non-respect de cette obligation relève de la seule responsabilité du Client en sa qualité de déployeur au sens de l'AI Act, Polaria Tech ayant satisfait à ses propres obligations en tant que fournisseur. In accordance with the European Artificial Intelligence Regulation (AI Act), the Client, as the deployer of Polaria Tech's AI chatbot, is obliged to inform end-users that they are interacting with an artificial intelligence system and not with a human being. This information must be provided clearly, visibly, and prior to any interaction, except where the context makes it obvious. The Client undertakes to implement the necessary notices, messages, or visual cues for this information within its deployment environment. Non-compliance with this obligation falls under the sole responsibility of the Client as a deployer within the meaning of the AI Act, Polaria Tech having fulfilled its own obligations as a provider.

3. Conditions de paiement et de renouvellement3. Payment and Renewal Terms

3.1 Abonnements et prix3.1 Subscriptions and Prices

Les Services de Polaria Tech sont proposés sous forme d’abonnement d’une durée déterminée. Deux formules d’engagement sont disponibles :Polaria Tech's Services are offered as fixed-term subscriptions. Two commitment options are available:

   Abonnement annuel (12 mois) : le Service est souscrit pour une durée initiale d’un (1) an.
   Abonnement triannuel (36 mois) : le Service est souscrit pour une durée initiale de trois (3) ans.    Annual Subscription (12 months): the Service is subscribed for an initial term of one (1) year.
   Triennial Subscription (36 months): the Service is subscribed for an initial term of three (3) years.

Les tarifs des abonnements sont indiqués en euros hors taxes (HT) et correspondent aux tarifs en vigueur au jour de la commande ou de la signature du contrat. Sauf mention contraire, ces tarifs comprennent l’accès aux Services souscrits, à l’exclusion des services complémentaires optionnels (voir article 3.4). Polaria Tech se réserve le droit de modifier ses tarifs à l’occasion du renouvellement de l’abonnement (voir article 3.3), en informant le Client des nouveaux tarifs en amont du renouvellement.Subscription prices are indicated in euros, excluding taxes (excl. VAT), and correspond to the rates in effect on the day of the order or contract signature. Unless otherwise stated, these prices include access to the subscribed Services, excluding optional additional services (see article 3.4). Polaria Tech reserves the right to modify its prices upon subscription renewal (see article 3.3), by informing the Client of the new prices prior to renewal.

3.2 Modalités de facturation et paiement3.2 Invoicing and Payment Terms

La facturation de l’abonnement intervient à la signature du contrat ou à la validation de la commande. Le prix de l’abonnement correspondant à la durée initiale choisie est facturé en totalité dès la souscription. Le paiement est exigible à la signature, sauf échéancier particulier convenu par écrit entre les parties. Le règlement pourra s’effectuer par les moyens de paiement acceptés par Polaria Tech (par exemple, virement bancaire ou prélèvement). En cas de retard de paiement, des pénalités de retard pourront être appliquées de plein droit, calculées conformément à la législation en vigueur, et Polaria Tech se réserve la faculté de suspendre l’accès aux Services jusqu’au complet paiement des sommes dues.Subscription invoicing occurs upon contract signature or order validation. The subscription price corresponding to the chosen initial term is invoiced in full upon subscription. Payment is due upon signature, unless a specific payment schedule is agreed upon in writing between the parties. Payment may be made using payment methods accepted by Polaria Tech (e.g., bank transfer or direct debit). In case of late payment, late payment penalties may be applied automatically, calculated in accordance with current legislation, and Polaria Tech reserves the right to suspend access to the Services until full payment of the amounts due.

Par dérogation, pour les Clients relevant du secteur public soumis aux règles de la comptabilité publique, les modalités de facturation et de paiement pourront être adaptées par accord écrit entre les Parties, notamment pour prévoir une facturation au service fait ou par jalons conformément aux exigences du Code de la commande publique.As an exception, for Clients in the public sector subject to public accounting rules, invoicing and payment terms may be adapted by written agreement between the Parties, particularly to allow for invoicing upon service completion or by milestones, in accordance with the requirements of the Public Procurement Code.

En cas de transmission par le Client de Conditions Générales d'Achat (CGA) ou de tout document contractuel unilatéral imposant des conditions différentes des présentes CGS, ces documents ne seront opposables à Polaria Tech que s'ils ont été expressément acceptés par écrit par Polaria Tech préalablement à la conclusion du contrat. À défaut d'acceptation écrite expresse, les présentes CGS prévalent sur tout document émanant du Client, y compris les bons de commande, cahiers des charges ou conditions générales d'achat, quand bien même ces documents seraient postérieurs aux présentes.In the event the Client submits General Terms and Conditions of Purchase (GTCs) or any unilateral contractual document imposing conditions different from these GTC, such documents shall only be enforceable against Polaria Tech if they have been expressly accepted in writing by Polaria Tech prior to the conclusion of the contract. Failing express written acceptance, these GTC shall prevail over any document originating from the Client, including purchase orders, specifications, or general terms and conditions of purchase, even if such documents are subsequent to these GTC.

3.3 Renouvellement de l’abonnement3.3 Subscription Renewal

À l’issue de la période initiale d’abonnement, celui-ci se renouvellera automatiquement par tacite reconduction pour une durée identique à la durée initiale (par exemple, un an supplémentaire pour un abonnement annuel), sauf résiliation notifiée par l’une ou l’autre des parties dans les conditions prévues à l’article 6. Polaria Tech notifiera au Client l’échéance prochaine de son abonnement et toute modification tarifaire au moins trois (3) mois avant la date de renouvellement. Le prix de l’abonnement renouvelé sera facturé au début de la nouvelle période, et payable selon les mêmes modalités que décrites ci-dessus.At the end of the initial subscription period, it will automatically renew by tacit agreement for a duration identical to the initial duration (e.g., an additional year for an annual subscription), unless terminated by either party under the conditions set out in Article 6. Polaria Tech will notify the Client of the upcoming expiration of their subscription and any price changes at least three (3) months before the renewal date. The price of the renewed subscription will be invoiced at the beginning of the new period, and payable under the same terms as described above.

3.4 Date de prise d’effet de l’abonnement – Date anniversaire3.4 Subscription Effective Date – Anniversary Date

Par dérogation aux stipulations relatives à la facturation prévues à l’article 3.2, les Parties conviennent que la date de prise d’effet de l’abonnement, servant notamment de référence pour le calcul de la durée contractuelle, de la date anniversaire et des échéances de renouvellement, est fixée à la date de mise en production effective du chatbot d’intelligence artificielle fourni par Polaria Tech pour le Client.Notwithstanding the invoicing provisions set out in Article 3.2, the Parties agree that the subscription effective date, serving notably as a reference for calculating the contractual term, the anniversary date, and renewal deadlines, is set as the date of effective deployment of the artificial intelligence chatbot provided by Polaria Tech for the Client.

La mise en production s’entend de la date à laquelle le chatbot est rendu opérationnel dans l’environnement du Client et accessible à ses utilisateurs finaux conformément aux spécifications convenues.Deployment refers to the date on which the chatbot is made operational in the Client's environment and accessible to its end-users in accordance with the agreed specifications.

À défaut de mise en production dans un délai de trois (3) mois à compter de la signature du devis ou du bon de commande, et sauf retard imputable au Client ou résultant d’un manquement de celui-ci à ses obligations (notamment en cas de défaut de transmission des éléments nécessaires, validations tardives ou demandes de modifications substantielles), la date de prise d’effet de l’abonnement sera réputée correspondre à l’expiration dudit délai de trois (3) mois.Failing deployment within three (3) months from the signing of the quote or purchase order, and unless the delay is attributable to the Client or results from a breach of their obligations (particularly in case of failure to transmit necessary elements, late validations, or requests for substantial modifications), the subscription effective date will be deemed to correspond to the expiration of the said three (3) month period.

En tout état de cause, les dispositions du présent article n’affectent pas les modalités de facturation prévues à l’article 3.2, la facturation de l’abonnement demeurant exigible à la signature du contrat ou du devis, sauf stipulation particulière contraire expressément convenue entre les Parties.In any event, the provisions of this article do not affect the invoicing terms set out in Article 3.2, with the subscription invoice remaining due upon signing of the contract or quote, unless otherwise expressly agreed upon by the Parties.

3.5 Services complémentaires3.5 Complementary Services

Parallèlement à l’abonnement principal, Polaria Tech peut proposer des services complémentaires optionnels, tels que des prestations de formation, d’assistance personnalisée, de paramétrage sur mesure, de développement additionnel ou tout autre service connexe visant à optimiser l’utilisation des Services. Ces services complémentaires feront l’objet d’un devis et d’une facturation séparés, acceptés préalablement par le Client. Sauf conditions particulières contraires, les présentes CGS sont également applicables à ces services complémentaires, dans la mesure où elles s’y prêtent.In parallel with the main subscription, Polaria Tech may offer optional complementary services, such as training, personalized assistance, custom configuration, additional development, or any other related service aimed at optimizing the use of the Services. These complementary services will be subject to a separate quote and invoicing, pre-approved by the Client. Unless otherwise specified in particular conditions, these GTC also apply to these complementary services, to the extent that they are suitable.

3.6 Cusomer Success Manager (CSM) dédié

Dans le cadre de l'abonnement souscrit, le Client bénéficie de l'attribution d'un Customer Success Manager (ci-après « CSM ») dédié, dont la mission est d'assurer le suivi opérationnel et l'accompagnement dans l'utilisation des services.

Le CSM est joignable du lundi au vendredi, de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00 (heure de Paris, jours fériés français exclus), par tout canal de communication mis à disposition par le Prestataire. Les échanges sont conduits en langue française par défaut, sauf accord contraire entre les parties.

Le temps d'accompagnement inclus dans l'abonnement est fixé à quatre (4) heures par mois calendaire. Ce forfait est non reportable d'un mois sur l'autre et non remboursable en cas de sous-utilisation.

Tout dépassement de ce forfait est subordonné à un accord préalable et écrit du Client, et donnera lieu à une facturation en régie aux conditions tarifaires en vigueur telles que communiquées par le Prestataire préalablement à la réalisation des prestations supplémentaires.

4. Propriété intellectuelle4. Intellectual Property

L’ensemble des Services, ainsi que tous les éléments qui les composent (notamment les logiciels, applications, algorithmes, modèles d’IA, interfaces, bases de données, documentations, textes, images, logos, designs), sont la propriété exclusive de Polaria Tech et/ou de ses éventuels concédants de licence. Ces éléments sont protégés par le droit d’auteur, le droit des bases de données, le droit des marques et tout autre droit de propriété intellectuelle applicable. La mise à disposition des Services dans le cadre des présentes CGS n’entraîne aucun transfert de propriété intellectuelle au bénéfice du Client, à l’exception d’un droit d’utilisation limité et non exclusif, tel que défini ci-après.All Services, as well as all elements comprising them (including software, applications, algorithms, AI models, interfaces, databases, documentation, texts, images, logos, designs), are the exclusive property of Polaria Tech and/or its potential licensors. These elements are protected by copyright law, database law, trademark law, and any other applicable intellectual property rights. The provision of the Services under these GTC does not entail any transfer of intellectual property to the Client, with the exception of a limited and non-exclusive right of use, as defined below.

Polaria Tech concède au Client, pour la durée du contrat et dans le monde entier, un droit personnel, non exclusif, non transférable et non sous-licenciable d’accéder et d’utiliser les Services souscrits, strictement pour les besoins professionnels internes du Client, conformément à leur destination et aux conditions du contrat. Tout droit qui n’est pas expressément accordé au Client en vertu des présentes reste la prérogative exclusive de Polaria Tech.Polaria Tech grants the Client, for the duration of the contract and worldwide, a personal, non-exclusive, non-transferable, and non-sublicensable right to access and use the subscribed Services, strictly for the Client's internal professional needs, in accordance with their purpose and the terms of the contract. Any right not expressly granted to the Client hereunder remains the exclusive prerogative of Polaria Tech.

Le Client s’engage à ne pas porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle de Polaria Tech. En particulier, il lui est interdit de :The Client undertakes not to infringe upon Polaria Tech's intellectual property rights. In particular, they are prohibited from:

   copier, reproduire, distribuer ou modifier tout ou partie des éléments des Services, sauf dans les limites autorisées par la loi ou par Polaria Tech ;
   procéder à de la rétro-ingénierie, décompiler ou désassembler les logiciels fournis, sauf exceptions légales impératives (par exemple, pour assurer l’interopérabilité au sens de l’article L.122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle, et sous réserve d’en informer préalablement Polaria Tech) ;
   supprimer ou altérer les mentions de droits d’auteur, de marques ou toute indication de propriété figurant sur les interfaces ou dans le code des Services.    copy, reproduce, distribute, or modify all or part of the Service elements, except within the limits authorized by law or by Polaria Tech;
reverse engineer, decompile, or disassemble the provided software, except for mandatory legal exceptions (e.g., to ensure interoperability as defined in Article L.122-6-1 of the Intellectual Property Code, and subject to prior notification to Polaria Tech);
remove or alter any copyright notices, trademarks, or any indication of ownership appearing on the interfaces or in the code of the Services.

Contenus du Client :
Le Client peut être amené à intégrer ou fournir des contenus et données lui appartenant pour utiliser les Services (par exemple, base de connaissances pour alimenter le chatbot, informations ou messages échangés via la messagerie collaborative, etc.). Le Client conserve l’entière propriété intellectuelle et juridique des contenus qu’il fournit. Le Client garantit à Polaria Tech qu’il dispose de tous les droits et autorisations nécessaires sur ces contenus et données, et que ceux-ci ne portent pas atteinte aux droits de tiers. Il autorise Polaria Tech à utiliser ces contenus strictement pour les besoins de l’exécution des Services (y compris pour le traitement par les algorithmes d’IA, l’affichage dans les interfaces de chatbot ou de messagerie, la sauvegarde des conversations, etc.). Polaria Tech s’engage à ne pas utiliser les données du Client à d’autres fins que la fourniture des Services, ni à les divulguer à des tiers (hors sous-traitants éventuels soumis aux mêmes obligations de confidentialité), sauf obligation légale ou demande d’une autorité compétente.Client Content: The Client may integrate or provide their own content and data to use the Services (e.g., knowledge base to feed the chatbot, information or messages exchanged via collaborative messaging, etc.). The Client retains full intellectual and legal ownership of the content they provide. The Client warrants to Polaria Tech that they possess all necessary rights and authorizations for this content and data, and that it does not infringe upon the rights of third parties. They authorize Polaria Tech to use this content strictly for the purpose of performing the Services (including for processing by AI algorithms, display in chatbot or messaging interfaces, conversation backup, etc.). Polaria Tech undertakes not to use the Client's data for any purpose other than the provision of the Services, nor to disclose it to third parties (excluding any subcontractors subject to the same confidentiality obligations), except where legally required or upon request from a competent authority.

5. Responsabilité et garanties5. Liability and Warranties

5.1 Garantie de fonctionnement des Services5.1 Service Functionality Guarantee

Polaria Tech s’engage à apporter tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture des Services, conformément aux règles de l’art et aux spécifications convenues avec le Client. Elle assure une maintenance corrective et évolutive des Services de manière à en garantir le bon fonctionnement et une continuité raisonnable. Néanmoins, le Client reconnaît que, compte tenu de la nature innovante de l’intelligence artificielle et des technologies logicielles, Polaria Tech ne garantit pas que les Services fonctionneront sans interruption ni sans erreur, ni qu’ils répondront à l’intégralité des besoins spécifiques du Client qui n’auraient pas été expressément prévus dans le contrat. Polaria Tech s’engage à remédier aux dysfonctionnements techniques signalés par le Client dans les meilleurs délais raisonnables.Polaria Tech undertakes to exercise all necessary care and diligence in providing the Services, in accordance with industry best practices and the specifications agreed with the Client. It ensures corrective and evolutionary maintenance of the Services to guarantee their proper functioning and reasonable continuity. Nevertheless, the Client acknowledges that, given the innovative nature of artificial intelligence and software technologies, Polaria Tech does not guarantee that the Services will operate without interruption or error, nor that they will meet all of the Client's specific needs not expressly provided for in the contract. Polaria Tech commits to remedying technical malfunctions reported by the Client within a reasonable timeframe.

5.2 Qualité des informations fournies par l’IA5.2 Quality of Information Provided by AI

Les Services de chatbot et de messagerie de Polaria Tech intègrent des réponses générées par intelligence artificielle. Polaria Tech met en œuvre des techniques de pointe (notamment RAG) pour fournir des réponses pertinentes en s’appuyant sur des données disponibles. Toutefois, Polaria Tech ne peut garantir l’exactitude, l’exhaustivité ou l’infaillibilité de ces réponses automatisées. Le Client est responsable de la vérification des informations importantes fournies par le chatbot ou l’IA avant de prendre des décisions ou d’agir en se fondant sur ces informations. Polaria Tech ne pourra être tenue responsable des conséquences d’une action ou décision prise par le Client ou un utilisateur final sur la base d’une réponse fournie par l’IA, si cette réponse s’avérait erronée, incomplète ou inadaptée.Polaria Tech's chatbot and messaging Services incorporate AI-generated responses. Polaria Tech employs advanced techniques (including RAG) to provide relevant responses based on available data. However, Polaria Tech cannot guarantee the accuracy, completeness, or infallibility of these automated responses. The Client is responsible for verifying important information provided by the chatbot or AI before making decisions or taking action based on such information. Polaria Tech cannot be held responsible for the consequences of an action or decision taken by the Client or an end-user based on an AI-provided response, if that response proves to be erroneous, incomplete, or unsuitable.

5.3 Limitation de responsabilité5.3 Limitation of Liability

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité de Polaria Tech envers le Client, tous faits générateurs et préjudices confondus, est strictement limitée au montant effectivement payé par le Client à Polaria Tech au titre de l’abonnement au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur de responsabilité. Polaria Tech ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects ou consécutifs subis par le Client ou les tiers du fait de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser les Services, quand bien même Polaria Tech aurait été avertie de la possibilité de tels dommages. Sont considérés comme dommages indirects (notamment mais sans s’y limiter) la perte de chiffre d’affaires ou de profits, la perte de clientèle, l’atteinte à l’image de marque, la perte de données, ou encore les coûts liés à l’obtention de produits ou services de remplacement.To the extent permitted by law, Polaria Tech's liability to the Client, for all causes of action and damages combined, is strictly limited to the amount actually paid by the Client to Polaria Tech for the subscription during the twelve (12) months preceding the event giving rise to liability. Polaria Tech shall in no event be liable for indirect or consequential damages suffered by the Client or third parties due to the use or inability to use the Services, even if Polaria Tech had been advised of the possibility of such damages. Indirect damages include (but are not limited to) loss of revenue or profits, loss of clientele, damage to brand image, loss of data, or costs related to obtaining replacement products or services.

5.4 Responsabilité du Client5.4 Client Responsibility

Le Client est seul responsable de l’utilisation qu’il fait des Services, ainsi que des résultats obtenus, décisions prises ou actions menées sur la base des informations fournies via les Services. Le Client s’engage à utiliser les Services dans le respect des lois, y compris en matière de protection des données personnelles et de respect de la vie privée dans ses interactions avec ses propres utilisateurs finaux. Le Client garantit Polaria Tech contre toutes conséquences (y compris frais, condamnations, honoraires d’avocat) résultant d’une réclamation ou action de tiers liée à l’utilisation des Services par le Client en violation des présentes CGS ou des dispositions légales applicables.The Client is solely responsible for their use of the Services, as well as for the results obtained, decisions made, or actions taken based on the information provided via the Services. The Client undertakes to use the Services in compliance with laws, including those concerning personal data protection and privacy in their interactions with their own end-users. The Client indemnifies Polaria Tech against all consequences (including costs, judgments, attorney fees) resulting from a third-party claim or action related to the Client's use of the Services in violation of these GTC or applicable legal provisions.

5.5 Force majeure5.5 Force Majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement à ses obligations contractuelles causé par un événement de force majeure, au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence française. Dans un premier temps, l’exécution des obligations nées du présent contrat sera suspendue pendant la durée de l’événement de force majeure. Si le cas de force majeure perdure au-delà d’une durée raisonnable (par exemple, plus de soixante (60) jours consécutifs), chacune des parties aura la faculté de résilier le contrat par notification écrite à l’autre partie, sans indemnité, sous réserve d’en informer l’autre partie.Neither party shall be held liable for a breach of its contractual obligations caused by a force majeure event, as defined by Article 1218 of the Civil Code and French case law. Initially, the performance of obligations arising from this contract will be suspended for the duration of the force majeure event. If the force majeure event persists beyond a reasonable period (e.g., more than sixty (60) consecutive days), either party shall have the right to terminate the contract by written notification to the other party, without compensation, provided the other party is informed.

5.6 Qualité de structuration des connaissances fournies par le Client5.6 Quality of Knowledge Structuring Provided by the Client

La pertinence et la fiabilité des réponses générées par le chatbot d'intelligence artificielle de Polaria Tech reposent en partie sur la qualité de la base de connaissances constituée et alimentée par le Client. Dans la mesure où la technologie utilisée (notamment le RAG — Retrieval-Augmented Generation) indexe et exploite les contenus fournis par le Client, la cohérence, l'exactitude et la hiérarchisation de ces contenus conditionnent directement la qualité des réponses produites.The relevance and reliability of responses generated by Polaria Tech's artificial intelligence chatbot depend in part on the quality of the knowledge base created and maintained by the Client. Insofar as the technology used (notably RAG — Retrieval-Augmented Generation) indexes and utilizes the content provided by the Client, the consistency, accuracy, and organization of this content directly determine the quality of the responses produced.

En conséquence, Polaria Tech ne saurait être tenue responsable des résultats insuffisants, erronés, incomplets ou inadaptés fournis par le chatbot lorsque ces dysfonctionnements résultent, en tout ou en partie, de connaissances transmises par le Client qui ne sont pas correctement structurées et hiérarchisées. Est notamment considérée comme insuffisamment structurée une base de connaissances ne faisant pas usage de niveaux de titres distincts (titres de premier niveau, de deuxième niveau, etc.) permettant au système d'IA d'identifier, de segmenter et de restituer l'information de manière pertinente.Consequently, Polaria Tech cannot be held responsible for insufficient, erroneous, incomplete, or unsuitable results provided by the chatbot when these malfunctions result, in whole or in part, from knowledge transmitted by the Client that is not properly structured and organized. A knowledge base that does not use distinct heading levels (first-level headings, second-level headings, etc.) allowing the AI system to identify, segment, and retrieve information relevantly is notably considered insufficiently structured.

Il appartient au Client de s'assurer que les documents, fichiers et contenus intégrés dans la base de connaissances respectent les bonnes pratiques de structuration documentaire.It is the Client's responsibility to ensure that documents, files, and content integrated into the knowledge base adhere to best practices for document structuring.

À cet égard, Polaria Tech peut, sur demande du Client, fournir des conseils et recommandations relatifs à ces bonnes pratiques, sans que cela ne constitue une obligation d'accompagnement systématique.In this regard, Polaria Tech may, upon the Client's request, provide advice and recommendations related to these best practices, without this constituting a systematic support obligation.

En l'absence de respect de ces bonnes pratiques, Polaria Tech ne saurait être tenue responsable de la qualité des réponses générées par le chatbot, ni des conséquences pouvant en résulter pour le Client ou ses utilisateurs finaux.Should these best practices not be followed, Polaria Tech cannot be held responsible for the quality of responses generated by the chatbot, nor for any consequences that may arise for the Client or its end-users.

5.7 Obligation de moyens : délais et performance des solutions d’intelligence artificielle5.7 Obligation of Means: Deadlines and Performance of Artificial Intelligence Solutions

Polaria Tech n’est tenue qu’à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations. Sauf stipulation contraire expressément convenue entre les Parties, Polaria Tech ne s’engage pas sur des délais de livraison fermes.Polaria Tech is bound only by an obligation of means in the performance of its services. Unless otherwise expressly agreed between the Parties, Polaria Tech does not commit to firm delivery deadlines.

En raison de la nature évolutive, probabiliste et non déterministe des technologies d’intelligence artificielle générative, ainsi que de l’impossibilité de déterminer avec précision, en phase précontractuelle, le niveau d’exigence du client quant aux résultats (notamment en matière de réponses fournies par un chatbot), Polaria Tech ne saurait garantir l’atteinte de résultats spécifiques ni le respect d’échéances impératives.Due to the evolving, probabilistic, and non-deterministic nature of generative artificial intelligence technologies, as well as the impossibility of precisely determining the client's level of expectation regarding results (particularly concerning chatbot responses) during the pre-contractual phase, Polaria Tech cannot guarantee the achievement of specific results or the adherence to strict deadlines.

Polaria Tech s’efforce néanmoins, dans la mesure du possible, de respecter les échéances indicatives convenues avec le client et de mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour atteindre les objectifs définis.Nevertheless, Polaria Tech strives, to the extent possible, to meet the indicative deadlines agreed upon with the client and to implement all reasonable means to achieve the defined objectives.

Le client reconnaît et accepte en particulier que :The client specifically acknowledges and accepts that:

- les performances des systèmes d’intelligence artificielle générative ne permettent pas de garantir un taux de satisfaction ou de précision de 100 % ;- the performance of generative artificial intelligence systems cannot guarantee a 100% satisfaction or accuracy rate;

- les résultats obtenus peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, notamment la qualité des données communiquées par le client, les cas d’usage et les ajustements nécessaires en cours de projet ;- the results obtained may vary depending on numerous factors, including the quality of data provided by the client, use cases, and necessary adjustments during the project;

- les délais de déploiement peuvent être affectés par le niveau de maturité du système d’information du client, ainsi que par des contraintes techniques ou des besoins d’adaptation imprévus.- deployment times may be affected by the maturity level of the client's information system, as well as by unforeseen technical constraints or adaptation requirements.

En conséquence, aucun retard ni écart par rapport aux délais prévisionnels ne pourra engager la responsabilité de Polaria Tech, dès lors que celle-ci a mis en œuvre tous les moyens raisonnables pour exécuter ses obligations, sauf stipulation contraire expressément convenue entre les Parties.Consequently, Polaria Tech shall not be held liable for any delay or deviation from projected deadlines, provided that it has employed all reasonable means to fulfill its obligations, unless otherwise expressly agreed between the Parties.

6. Conditions de résiliation et règlement des litiges6. Termination Conditions and Dispute Resolution

6.1 Résiliation à l’échéance (fin d’abonnement)6.1 Termination at Expiry (End of Subscription)

Le Client peut décider de ne pas renouveler son abonnement à l’arrivée du terme de la période initiale ou de l’une de ses périodes de renouvellement. Pour ce faire, il devra notifier sa décision de résiliation à Polaria Tech au moins trois (3) mois avant la date d’échéance de l’abonnement en cours. Cette notification devra être effectuée par écrit, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen écrit permettant de prouver la date de réception. En cas de respect de ce préavis, le contrat prendra fin à la date d’expiration de l’abonnement en cours, sans frais ni pénalité pour le Client (sous réserve du paiement des sommes éventuellement dues jusqu’à cette date). À défaut de notification dans le délai imparti, l’abonnement sera reconduit automatiquement selon les modalités de l’article 3.3, et le Client sera tenu au paiement de la nouvelle période d’abonnement.The Client may decide not to renew their subscription at the end of the initial period or any of its renewal periods. To do so, they must notify Polaria Tech of their decision to terminate at least three (3) months before the expiry date of the current subscription. This notification must be made in writing, preferably by registered letter with acknowledgment of receipt or by any written means allowing proof of the date of receipt. If this notice period is respected, the contract will end on the expiry date of the current subscription, without any costs or penalties for the Client (subject to payment of any amounts due up to that date). Failing notification within the specified period, the subscription will be automatically renewed according to the terms of Article 3.3, and the Client will be liable for payment for the new subscription period.

6.2 Résiliation anticipée pour manquement6.2 Early Termination for Breach

En cas de manquement grave par l’une des parties à ses obligations contractuelles, non réparé dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la réception d’une mise en demeure adressée par l’autre partie, la partie lésée pourra notifier à l’autre la résiliation de plein droit du contrat, sans préjudice de tous dommages-intérêts auxquels elle pourrait prétendre. Constitue notamment un manquement grave de la part du Client le non-paiement de factures échues depuis plus de trente (30) jours ou la violation des clauses de propriété intellectuelle (article 4) ou d’utilisation licite des Services (article 2.4). De même, un manquement grave de la part de Polaria Tech pourrait être, par exemple, l’inaccessibilité complète des Services pendant une durée anormalement longue sans raison valable. La résiliation pour manquement n’affecte pas le droit de Polaria Tech de réclamer le paiement des prestations déjà fournies jusqu’à la date de prise d’effet de la résiliation.In the event of a serious breach by either party of its contractual obligations, which is not remedied within thirty (30) calendar days from the receipt of a formal notice sent by the other party, the aggrieved party may notify the other of the automatic termination of the contract, without prejudice to any damages it may claim. A serious breach by the Client notably includes the non-payment of invoices overdue for more than thirty (30) days or the violation of intellectual property clauses (Article 4) or lawful use of the Services (Article 2.4). Similarly, a serious breach by Polaria Tech could be, for example, the complete inaccessibility of the Services for an abnormally long period without valid reason. Termination for breach does not affect Polaria Tech's right to claim payment for services already rendered up to the effective date of termination.

6.3 Conséquences de la fin du contrat6.3 Consequences of Contract Termination

En cas de cessation du contrat (quelle qu’en soit la cause), l’accès du Client aux Services sera désactivé à la date effective de fin d’abonnement. Il incombe au Client d’exporter, s’il le souhaite, les données qu’il aurait stockées dans les Services avant cette date. Polaria Tech pourra supprimer ou rendre inaccessibles les données du Client stockées sur ses serveurs au-delà d’un certain délai suivant la fin du contrat (par exemple, 30 jours), sauf obligation légale de conservation contraire. Sur demande expresse du Client faite avant la fin du contrat, Polaria Tech pourra fournir au Client une copie de ses données dans un format standard, dans la mesure où cette demande est raisonnable et techniquement réalisable. Polaria Tech ne saurait être tenue de conserver les données du Client indéfiniment après la fin du contrat en l’absence d’accord spécifique.Upon termination of the contract (regardless of the cause), the Client's access to the Services will be deactivated on the effective subscription end date. It is the Client's responsibility to export any data they may have stored in the Services before this date, if they wish to do so. Polaria Tech may delete or render inaccessible the Client's data stored on its servers after a certain period following the end of the contract (e.g., 30 days), unless there is a contrary legal retention obligation. Upon the Client's express request made before the end of the contract, Polaria Tech may provide the Client with a copy of their data in a standard format, provided that such request is reasonable and technically feasible. Polaria Tech shall not be obliged to retain the Client's data indefinitely after the end of the contract in the absence of a specific agreement.

6.4 Loi applicable et juridiction6.4 Applicable Law and Jurisdiction

Les présentes CGS et le contrat conclu entre Polaria Tech et le Client sont soumis au droit français. En cas de litige relatif à l’exécution ou l’interprétation des présentes, les parties s’efforceront de trouver une solution amiable dans un délai raisonnable. À défaut d’accord amiable, compétence expresse est attribuée aux tribunaux compétents du ressort du siège social de Polaria Tech, sauf disposition légale impérative contraire. Cette clause attributive de compétence s’applique sous réserve que le Client agisse en qualité de professionnel ; si le Client a la qualité de consommateur au sens du Code de la consommation (hypothèse normalement exclue dans le cadre des Services professionnels de Polaria Tech), il pourra alors saisir, à son choix, l’une des juridictions territorialement compétentes en vertu du Code de procédure civile.These GTC and the contract concluded between Polaria Tech and the Client are governed by French law. In the event of a dispute relating to the execution or interpretation hereof, the parties shall endeavor to find an amicable solution within a reasonable timeframe. Failing an amicable agreement, express jurisdiction is attributed to the competent courts within the jurisdiction of Polaria Tech's registered office, unless otherwise required by mandatory legal provisions. This jurisdiction clause applies provided that the Client acts as a professional; if the Client qualifies as a consumer within the meaning of the Consumer Code (a scenario normally excluded in the context of Polaria Tech's professional Services), they may then choose to refer the matter to one of the territorially competent courts under the Code of Civil Procedure.

7. Protection des données personnelles7. Personal Data Protection

Polaria Tech attache une grande importance à la protection des données personnelles et s’engage à respecter la réglementation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi française n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite Loi Informatique et Libertés).Polaria Tech attaches great importance to the protection of personal data and undertakes to comply with applicable regulations, including Regulation (EU) 2016/679 of 27 April 2016 (GDPR) and French law no. 78-17 of 6 January 1978, as amended (known as the Data Protection Act).

7.1 Données traitées et finalités7.1 Data Processed and Purposes

Dans le cadre de la fourniture des Services, Polaria Tech est susceptible de traiter des données personnelles concernant le Client et/ou les utilisateurs des Services. Ces données peuvent inclure notamment :In the context of providing the Services, Polaria Tech may process personal data concerning the Client and/or users of the Services. This data may include:

   Pour la gestion de la relation contractuelle avec le Client (Polaria Tech agissant en qualité de responsable de traitement) : les noms, prénoms, coordonnées professionnelles (email, téléphone, poste occupé) des interlocuteurs du Client, informations de connexion au compte, données de facturation et paiement. Ces données sont utilisées pour la gestion du compte client, la fourniture des Services, la facturation, le support technique, et la communication d’informations liées au contrat ou aux Services.
   Pour l’utilisation même des Services (Polaria Tech agissant en qualité de sous-traitant pour le compte du Client) : les données que le Client ou ses utilisateurs finaux saisissent, communiquent ou génèrent via le chatbot ou la messagerie collaborative. Cela peut inclure le contenu des messages échangés, les informations fournies par un utilisateur final au chatbot (par exemple, une demande de support contenant des coordonnées ou des données techniques), etc. Ces données sont traitées par Polaria Tech uniquement pour le compte du Client, afin d’exécuter le Service demandé (répondre aux questions, acheminer les messages, etc.).    For the management of the contractual relationship with the Client (Polaria Tech acting as data controller): the names, professional contact details (email, phone, position held) of the Client's contacts, account login information, billing and payment data. This data is used for client account management, provision of Services, invoicing, technical support, and communication of information related to the contract or Services.
   For the actual use of the Services (Polaria Tech acting as data processor on behalf of the Client): data that the Client or its end-users enter, communicate, or generate via the chatbot or collaborative messaging system. This may include the content of exchanged messages, information provided by an end-user to the chatbot (for example, a support request containing contact details or technical data), etc. This data is processed by Polaria Tech solely on behalf of the Client, to perform the requested Service (answer questions, route messages, etc.).

7.2 Rôles des parties (responsable de traitement et sous-traitant)7.2 Roles of the Parties (Data Controller and Data Processor)

Pour les données personnelles collectées directement par Polaria Tech auprès du Client en tant que fournisseur (par exemple, données administratives du Client, gestion des utilisateurs de la plateforme), Polaria Tech agit en qualité de responsable du traitement. À ce titre, Polaria Tech détermine les finalités et moyens de ces traitements, qui sont exclusivement liés à la bonne exécution du présent contrat et au respect de ses obligations légales (tenue de la comptabilité, gestion des comptes clients, etc.).For personal data collected directly by Polaria Tech from the Client as a provider (e.g., Client's administrative data, platform user management), Polaria Tech acts as the data controller. In this capacity, Polaria Tech determines the purposes and means of such processing, which are exclusively related to the proper execution of this contract and compliance with its legal obligations (e.g., accounting, client account management).

Concernant les données personnelles traitées par Polaria Tech dans le cadre de l’utilisation des Services par le Client (notamment les données des utilisateurs finaux du Client transitant par le chatbot ou la messagerie), le Client est le responsable du traitement principal, et Polaria Tech agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD. Polaria Tech n’intervient sur ces données que sur instruction du Client et pour les seules finalités de fournir techniquement le Service. Polaria Tech s’engage à ne pas exploiter ces données à d’autres fins, à en préserver la confidentialité et à prendre les mesures de sécurité appropriées pour en empêcher l’accès ou l’altération non autorisés.Regarding personal data processed by Polaria Tech in connection with the Client's use of the Services (including data of the Client's end-users transmitted via the chatbot or messaging system), the Client is the primary data controller, and Polaria Tech acts as a data processor within the meaning of the GDPR. Polaria Tech processes this data only upon the Client's instructions and solely for the purpose of technically providing the Service. Polaria Tech undertakes not to use this data for any other purposes, to maintain its confidentiality, and to implement appropriate security measures to prevent unauthorized access or alteration.

7.3 Conservation des données personnelles7.3 Personal Data Retention

Les données personnelles collectées et traitées par Polaria Tech dans le cadre de la gestion du contrat (données « Client ») sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, augmentée du délai de prescription légale applicable (en principe 5 ans) pour permettre à Polaria Tech de défendre ses droits en cas de litige. Les données traitées pour le compte du Client via les Services (contenu des échanges, etc.) sont conservées par Polaria Tech pendant la durée nécessaire à la fourniture du Service et éventuellement une durée limitée après la fin du contrat, conformément à l’article 6.3 des présentes, sauf instruction contraire du Client ou obligation légale spécifique.Personal data collected and processed by Polaria Tech for contract management purposes ("Client" data) are retained for the entire duration of the contractual relationship, extended by the applicable statutory limitation period (generally 5 years) to enable Polaria Tech to defend its rights in the event of a dispute. Data processed on behalf of the Client via the Services (content of communications, etc.) are retained by Polaria Tech for the duration necessary for the provision of the Service and potentially for a limited period after the termination of the contract, in accordance with Article 6.3 hereof, unless otherwise instructed by the Client or a specific legal obligation.

7.4 Droits des personnes7.4 Data Subject Rights

Conformément à la réglementation sur les données personnelles, les personnes concernées par un traitement de données effectué par Polaria Tech disposent des droits suivants concernant leurs données :In accordance with personal data regulations, data subjects whose personal data is processed by Polaria Tech have the following rights regarding their data:

   Droit d’accès : droit d’obtenir confirmation que des données personnelles les concernant sont traitées et d’en recevoir une copie, ainsi que certaines informations sur les traitements effectués ;
   Droit de rectification : droit de demander la correction des données personnelles inexactes ou incomplètes ;
   Droit d’effacement (droit à l’oubli) : droit de demander la suppression de leurs données personnelles, dans les limites prévues par la loi (par exemple, ce droit peut être refusé si les données doivent être conservées pour respecter une obligation légale ou contractuelle) ;
   Droit d’opposition : droit de s’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de données personnelles les concernant lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Polaria Tech. Ils peuvent également s’opposer à tout moment à la prospection commerciale, le cas échéant ;
   Droit à la limitation : droit de demander le gel d’un traitement de données dans certaines situations (par exemple, le temps qu’une contestation sur l’exactitude des données soit résolue) ;
   Droit à la portabilité : droit, dans certains cas, de recevoir les données personnelles fournies à Polaria Tech dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander à Polaria Tech de transmettre ces données à un autre responsable de traitement lorsque c’est techniquement possible.    Right of access: the right to obtain confirmation as to whether personal data concerning them is being processed and to receive a copy thereof, as well as certain information about the processing carried out;
   Right to rectification: the right to request the correction of inaccurate or incomplete personal data;
   Right to erasure (right to be forgotten): the right to request the deletion of their personal data, within the limits provided by law (for example, this right may be refused if the data must be retained to comply with a legal or contractual obligation);
   Right to object: the right to object, on grounds relating to their particular situation, to the processing of personal data concerning them when the processing is based on the legitimate interest of Polaria Tech. They may also object at any time to commercial prospecting, where applicable;
   Right to restriction of processing: the right to request the freezing of data processing in certain situations (for example, while a dispute over the accuracy of the data is being resolved);
   Right to data portability: the right, in certain cases, to receive the personal data provided to Polaria Tech in a structured, commonly used, and machine-readable format, or to request Polaria Tech to transmit this data to another data controller when technically possible.

Pour exercer ces droits, la personne concernée peut envoyer sa demande à l’adresse suivante : dpo@polaria.ai. Polaria Tech pourra demander un justificatif d’identité si nécessaire et s’engage à répondre dans les délais légaux (un mois, prolongeable si nécessaire). Par ailleurs, chaque personne dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL) si elle estime que ses droits ne sont pas respectés.To exercise these rights, the data subject can send their request to the following address: dpo@polaria.ai. Polaria Tech may request proof of identity if necessary and undertakes to respond within the legal deadlines (one month, extendable if necessary). Furthermore, each individual has the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority (in France, the CNIL) if they believe their rights are not respected.

7.5 Sécurité et confidentialité7.5 Security and Confidentiality

Polaria Tech met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la confidentialité et l’intégrité des données personnelles traitées dans le cadre des Services. Ceci comprend, de manière non limitative, le contrôle des accès aux données, le chiffrement de certaines données sensibles, des protocoles de sécurisation des échanges et des procédures de sauvegarde. En cas de violation de données personnelles (au sens du RGPD) affectant les données traitées, Polaria Tech notifiera le Client dans les meilleurs délais et lui fournira les informations nécessaires ainsi qu’une assistance raisonnable pour permettre au Client de notifier cet incident à l’autorité de protection des données compétente et, le cas échéant, aux personnes concernées.Polaria Tech implements appropriate technical and organizational security measures to ensure the confidentiality and integrity of personal data processed within the scope of the Services. This includes, but is not limited to, access control to data, encryption of certain sensitive data, secure exchange protocols, and backup procedures. In the event of a personal data breach (as defined by the GDPR) affecting the processed data, Polaria Tech will notify the Client without undue delay and provide them with the necessary information and reasonable assistance to enable the Client to notify this incident to the competent data protection authority and, where applicable, to the data subjects.

7.6 Sous-traitance et transferts de données7.6 Sub-processing and Data Transfers

Le Client est informé que Polaria Tech peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs (prestataires techniques, hébergeurs, etc.) pour l’hébergement des données ou la fourniture de certaines fonctionnalités des Services. Polaria Tech s’engage à ne recourir qu’à des sous-traitants offrant des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles, et à les soumettre par contrat aux mêmes obligations que celles prévues dans la présente clause. Dans l’hypothèse où des données personnelles seraient transférées en dehors de l’Union européenne, Polaria Tech s’assurera que ce transfert soit encadré par les mécanismes juridiques appropriés prévus par la réglementation (par exemple, clauses contractuelles types de la Commission européenne, règles d’entreprise contraignantes, transfert vers un pays disposant d’une décision d’adéquation, etc.), afin de garantir un niveau de protection suffisant.The Client is informed that Polaria Tech may engage sub-processors (technical providers, hosting providers, etc.) for data hosting or the provision of certain functionalities of the Services. Polaria Tech undertakes to only use sub-processors offering sufficient guarantees regarding personal data protection, and to contractually bind them to the same obligations as those provided in this clause. In the event that personal data is transferred outside the European Union, Polaria Tech will ensure that this transfer is governed by the appropriate legal mechanisms provided by the regulations (e.g., standard contractual clauses of the European Commission, binding corporate rules, transfer to a country with an adequacy decision, etc.), to ensure an adequate level of protection.

8. Dispositions finales8. Final Provisions

8.1 Intégralité du contrat8.1 Entire Agreement

Les présentes CGS, complétées le cas échéant par les conditions particulières et le bon de commande ou devis signé par le Client, expriment l’intégralité de l’accord entre les parties concernant l’objet du contrat. Elles prévalent sur tout document ou accord antérieur, écrit ou oral, relatif au même objet.These GTC, supplemented where applicable by the specific terms and the purchase order or quote signed by the Client, constitute the entire agreement between the parties concerning the subject matter of the contract. They supersede any prior document or agreement, written or oral, relating to the same subject matter.

8.2 Évolution des CGS8.2 Changes to the GTC

Polaria Tech se réserve le droit de modifier ou mettre à jour les présentes CGS. En cas de modification substantielle, le Client sera informé par tout moyen adéquat (par exemple, notification sur le site web de Polaria Tech, email ou mention dans la facture) au moins trente (30) jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions. Si le Client n’accepte pas ces modifications, il aura la faculté de résilier son abonnement dans les conditions de l’article 6.1 avant que les nouvelles CGS ne s’appliquent. À défaut de résiliation, les nouvelles CGS seront applicables à compter de la date indiquée.Polaria Tech reserves the right to modify or update these GTC. In the event of a substantial modification, the Client will be informed by any appropriate means (e.g., notification on the Polaria Tech website, email, or mention in the invoice) at least thirty (30) days before the new terms come into effect. If the Client does not accept these modifications, they will have the option to terminate their subscription under the conditions of Article 6.1 before the new GTC apply. Failing termination, the new GTC will be applicable from the specified date.

8.3 Nullité partielle8.3 Partial Invalidity

Si l’une quelconque des dispositions des présentes CGS était déclarée nulle, illégale ou inapplicable par une décision de justice définitive, cette disposition serait réputée non écrite sans affecter la validité des autres stipulations, qui resteront pleinement en vigueur. Les parties s’efforceront alors de négocier de bonne foi une disposition de remplacement valable reflétant l’intention initiale.If any provision of these GTC is declared null, illegal, or unenforceable by a final court decision, that provision shall be deemed unwritten without affecting the validity of the other provisions, which shall remain in full force and effect. The parties shall then endeavor to negotiate in good faith a valid replacement provision reflecting the original intent.

8.4 Non-renonciation8.4 Non-Waiver

Le fait pour l’une des parties de ne pas exiger à un moment l’exécution stricte par l’autre partie d’une stipulation quelconque du contrat ne pourra jamais être considéré comme une renonciation définitive à cette stipulation. Chaque partie pourra à tout moment ultérieurement exiger le respect strict de l’ensemble des obligations et conditions convenues.The failure of either party at any time to require strict performance by the other party of any provision of the contract shall not be deemed a permanent waiver of that provision. Each party may at any time thereafter demand strict compliance with all agreed obligations and conditions.

8.5 Relations entre les parties8.5 Relations between the Parties

Aucune disposition des présentes CGS ne pourra être interprétée comme créant entre les parties une société de fait, une association, une coentreprise (joint-venture), un contrat de mandat, ou une relation de subordination autre que le lien de fournisseur à client prévu au contrat. Le Client agit en son nom propre et pour son compte, sans pouvoir engager Polaria Tech vis-à-vis des tiers, sauf autorisation expresse et préalable de cette dernière.No provision of these GTC shall be interpreted as creating between the parties a de facto partnership, an association, a joint venture, an agency agreement, or a subordinate relationship other than the supplier-client relationship provided for in the contract. The Client acts in its own name and on its own behalf, without the power to bind Polaria Tech with respect to third parties, unless Polaria Tech provides express prior authorization.

Version : 2.1 – Date de mise à jour : 18 juin 2026.
Les présentes mentions légales sont rédigées en français. Toute traduction, notamment en anglais, est fournie à titre informatif uniquement. En cas de divergence, d’ambiguïté ou de difficulté d’interprétation entre la version française et une version traduite, seule la version française fait foi.

Conditions Générales de Services (CGS)

1. Présentation de l’entreprise et des services

Ask Technologies (ci-après « Polaria Tech »), est une société spécialisée dans l’édition de logiciels d’intelligence artificielle. Elle conçoit, édite et déploie notamment des chatbots IA de type RAG (Retrieval-Augmented Generation) destinés au support interne et externe, ainsi qu’une plateforme de messagerie collaborative assistée par IA permettant de répondre en livechat aux prospects et clients. L’ensemble de ces solutions est désigné ci-après par les « Services ».

Les présentes Conditions Générales de Services (ci-après « CGS ») ont pour objet de définir les modalités et conditions selon lesquelles le client (ci-après « le Client ») peut accéder aux Services et les utiliser, ainsi que les droits et obligations de chaque partie. Toute souscription à l’un des Services ou simple utilisation de ceux-ci implique l’acceptation sans réserve des présentes CGS par le Client.

Les présentes Conditions Générales de Services s'appliquent, depuis le 1er mai 2025, à l'ensemble des produits et solutions édités et commercialisés par Polaria Tech, incluant notamment : LaPetiteMarianne, LePetitMartin, LesPetitsBots, Polaria Tech et Xenoapp.

2. Modalités d’inscription et d’accès aux Services

2.1 Inscription et souscription

Le Client peut souscrire aux Services de Polaria Tech en signant un contrat ou un devis émis par Polaria Tech, ou via tout autre processus d’inscription mis en place par Polaria Tech. Le Client s’engage à fournir des informations exactes, à jour et sincères lors de la souscription (raison sociale, coordonnées, etc.). En cas d’inscription en ligne, le Client devra créer un compte et accepter électroniquement les CGS. Le cas échéant, un identifiant et un mot de passe seront attribués au Client, qui sera seul responsable de leur confidentialité et de leur utilisation.

2.2 Accès aux Services

Une fois la souscription finalisée et le paiement effectué (voir article 3), Polaria Tech ouvre l’accès aux Services pour la durée de l’abonnement souscrit. Les Services sont accessibles en ligne, généralement 24h/24 et 7j/7, sous réserve des périodes de maintenance technique, de mises à jour ou d’éventuelles interruptions indépendantes de la volonté de Polaria Tech (p. ex. en cas de force majeure). Polaria Tech s’efforcera d’informer le Client en cas d’indisponibilité planifiée des Services (maintenance programmée) et de limiter les perturbations.

2.3 Configuration requise

Le Client est informé que l’utilisation des Services nécessite une connexion Internet et éventuellement un navigateur web récent ou un environnement technique adéquat. Il lui appartient de disposer des équipements, logiciels et connexions nécessaires. Polaria Tech ne saurait être tenue responsable des difficultés d’accès dues à des paramètres externes au Service (pannes internet, incompatibilités matérielles du côté du Client, etc.).

2.4 Utilisation des Services – Obligations du Client

Le Client s’engage à utiliser les Services conformément à leur destination, aux présentes CGS et aux lois et réglementations en vigueur. En particulier, le Client s’interdit :

   d’utiliser les Services à des fins illégales, illicites ou contraires à l’ordre public et aux bonnes mœurs (par exemple, pour diffuser des contenus violents, diffamatoires, haineux ou contraires aux lois) ;
   de détourner les Services de leur finalité, notamment d’utiliser la plateforme de messagerie ou le chatbot à des fins autres que la communication avec ses utilisateurs, prospects ou clients dans le cadre professionnel convenu ;
   de tenter d’accéder ou de s’introduire dans les systèmes d’information de Polaria Tech ou d’un tiers de manière non autorisée, ou de porter atteinte à l’intégrité ou à la sécurité des Services ;
   de transmettre au travers des Services des virus, chevaux de Troie ou tout autre code malveillant susceptible d’endommager le Service ou les données des autres utilisateurs ;
   plus généralement, de porter atteinte aux droits de tiers (y compris droits de propriété intellectuelle ou droit à la vie privée) via l’utilisation des Services.

Le Client est responsable de l’utilisation des Services par ses employés, agents ou toute personne à qui il permet d’accéder aux Services. Il veillera à ce que ces utilisateurs autorisés respectent également les présentes CGS. En cas de manquement grave ou répété aux règles d’utilisation ci-dessus, Polaria Tech se réserve le droit de suspendre ou limiter l’accès aux Services, après information du Client, et le cas échéant de résilier le contrat selon les modalités de l’article 6.

Les engagements de qualité de service (disponibilité, performance, support, temps de rétablissement) sont définis dans l'Accord de Niveau de Service (SLA) annexé au présent contrat. En cas de contradiction entre les CGS et le SLA, le SLA prévaut pour tout ce qui concerne les niveaux de service.

Obligation d'information sur l'usage de l'IA (AI Act, article 50) : Conformément au Règlement européen sur l'Intelligence Artificielle (AI Act), le Client, en sa qualité de déployeur du chatbot IA de Polaria Tech, est tenu d'informer les utilisateurs finaux qu'ils interagissent avec un système d'intelligence artificielle et non avec un être humain. Cette information doit être fournie de manière claire, visible et préalable à toute interaction, sauf dans les cas où le contexte le rend évident. Le Client s'engage à mettre en place les mentions, messages ou dispositifs visuels nécessaires à cette information dans son environnement de déploiement. Le non-respect de cette obligation relève de la seule responsabilité du Client en sa qualité de déployeur au sens de l'AI Act, Polaria Tech ayant satisfait à ses propres obligations en tant que fournisseur.

3. Conditions de paiement et de renouvellement

3.1 Abonnements et prix

Les Services de Polaria Tech sont proposés sous forme d’abonnement d’une durée déterminée. Deux formules d’engagement sont disponibles :

   Abonnement annuel (12 mois) : le Service est souscrit pour une durée initiale d’un (1) an.
   Abonnement triannuel (36 mois) : le Service est souscrit pour une durée initiale de trois (3) ans.

Les tarifs des abonnements sont indiqués en euros hors taxes (HT) et correspondent aux tarifs en vigueur au jour de la commande ou de la signature du contrat. Sauf mention contraire, ces tarifs comprennent l’accès aux Services souscrits, à l’exclusion des services complémentaires optionnels (voir article 3.4). Polaria Tech se réserve le droit de modifier ses tarifs à l’occasion du renouvellement de l’abonnement (voir article 3.3), en informant le Client des nouveaux tarifs en amont du renouvellement.

3.2 Modalités de facturation et paiement

La facturation de l’abonnement intervient à la signature du contrat ou à la validation de la commande. Le prix de l’abonnement correspondant à la durée initiale choisie est facturé en totalité dès la souscription. Le paiement est exigible à la signature, sauf échéancier particulier convenu par écrit entre les parties. Le règlement pourra s’effectuer par les moyens de paiement acceptés par Polaria Tech (par exemple, virement bancaire ou prélèvement). En cas de retard de paiement, des pénalités de retard pourront être appliquées de plein droit, calculées conformément à la législation en vigueur, et Polaria Tech se réserve la faculté de suspendre l’accès aux Services jusqu’au complet paiement des sommes dues.

Par dérogation, pour les Clients relevant du secteur public soumis aux règles de la comptabilité publique, les modalités de facturation et de paiement pourront être adaptées par accord écrit entre les Parties, notamment pour prévoir une facturation au service fait ou par jalons conformément aux exigences du Code de la commande publique.

En cas de transmission par le Client de Conditions Générales d'Achat (CGA) ou de tout document contractuel unilatéral imposant des conditions différentes des présentes CGS, ces documents ne seront opposables à Polaria Tech que s'ils ont été expressément acceptés par écrit par Polaria Tech préalablement à la conclusion du contrat. À défaut d'acceptation écrite expresse, les présentes CGS prévalent sur tout document émanant du Client, y compris les bons de commande, cahiers des charges ou conditions générales d'achat, quand bien même ces documents seraient postérieurs aux présentes.

3.3 Renouvellement de l’abonnement

À l’issue de la période initiale d’abonnement, celui-ci se renouvellera automatiquement par tacite reconduction pour une durée identique à la durée initiale (par exemple, un an supplémentaire pour un abonnement annuel), sauf résiliation notifiée par l’une ou l’autre des parties dans les conditions prévues à l’article 6. Polaria Tech notifiera au Client l’échéance prochaine de son abonnement et toute modification tarifaire au moins trois (3) mois avant la date de renouvellement. Le prix de l’abonnement renouvelé sera facturé au début de la nouvelle période, et payable selon les mêmes modalités que décrites ci-dessus.

3.4 Date de prise d’effet de l’abonnement – Date anniversaire

Par dérogation aux stipulations relatives à la facturation prévues à l’article 3.2, les Parties conviennent que la date de prise d’effet de l’abonnement, servant notamment de référence pour le calcul de la durée contractuelle, de la date anniversaire et des échéances de renouvellement, est fixée à la date de mise en production effective du chatbot d’intelligence artificielle fourni par Polaria Tech pour le Client.

La mise en production s’entend de la date à laquelle le chatbot est rendu opérationnel dans l’environnement du Client et accessible à ses utilisateurs finaux conformément aux spécifications convenues.

À défaut de mise en production dans un délai de trois (3) mois à compter de la signature du devis ou du bon de commande, et sauf retard imputable au Client ou résultant d’un manquement de celui-ci à ses obligations (notamment en cas de défaut de transmission des éléments nécessaires, validations tardives ou demandes de modifications substantielles), la date de prise d’effet de l’abonnement sera réputée correspondre à l’expiration dudit délai de trois (3) mois.

En tout état de cause, les dispositions du présent article n’affectent pas les modalités de facturation prévues à l’article 3.2, la facturation de l’abonnement demeurant exigible à la signature du contrat ou du devis, sauf stipulation particulière contraire expressément convenue entre les Parties.

3.5 Services complémentaires

Parallèlement à l’abonnement principal, Polaria Tech peut proposer des services complémentaires optionnels, tels que des prestations de formation, d’assistance personnalisée, de paramétrage sur mesure, de développement additionnel ou tout autre service connexe visant à optimiser l’utilisation des Services. Ces services complémentaires feront l’objet d’un devis et d’une facturation séparés, acceptés préalablement par le Client. Sauf conditions particulières contraires, les présentes CGS sont également applicables à ces services complémentaires, dans la mesure où elles s’y prêtent.

3.6 Cusomer Success Manager (CSM) dédié

Dans le cadre de l'abonnement souscrit, le Client bénéficie de l'attribution d'un Customer Success Manager (ci-après « CSM ») dédié, dont la mission est d'assurer le suivi opérationnel et l'accompagnement dans l'utilisation des services.

Le CSM est joignable du lundi au vendredi, de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00 (heure de Paris, jours fériés français exclus), par tout canal de communication mis à disposition par le Prestataire. Les échanges sont conduits en langue française par défaut, sauf accord contraire entre les parties.Le temps d'accompagnement inclus dans l'abonnement est fixé à quatre (4) heures par mois calendaire. Ce forfait est non reportable d'un mois sur l'autre et non remboursable en cas de sous-utilisation.Tout dépassement de ce forfait est subordonné à un accord préalable et écrit du Client, et donnera lieu à une facturation en régie aux conditions tarifaires en vigueur telles que communiquées par le Prestataire préalablement à la réalisation des prestations supplémentaires.

4. Propriété intellectuelle

L’ensemble des Services, ainsi que tous les éléments qui les composent (notamment les logiciels, applications, algorithmes, modèles d’IA, interfaces, bases de données, documentations, textes, images, logos, designs), sont la propriété exclusive de Polaria Tech et/ou de ses éventuels concédants de licence. Ces éléments sont protégés par le droit d’auteur, le droit des bases de données, le droit des marques et tout autre droit de propriété intellectuelle applicable. La mise à disposition des Services dans le cadre des présentes CGS n’entraîne aucun transfert de propriété intellectuelle au bénéfice du Client, à l’exception d’un droit d’utilisation limité et non exclusif, tel que défini ci-après.

Polaria Tech concède au Client, pour la durée du contrat et dans le monde entier, un droit personnel, non exclusif, non transférable et non sous-licenciable d’accéder et d’utiliser les Services souscrits, strictement pour les besoins professionnels internes du Client, conformément à leur destination et aux conditions du contrat. Tout droit qui n’est pas expressément accordé au Client en vertu des présentes reste la prérogative exclusive de Polaria Tech.

Le Client s’engage à ne pas porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle de Polaria Tech. En particulier, il lui est interdit de :

   copier, reproduire, distribuer ou modifier tout ou partie des éléments des Services, sauf dans les limites autorisées par la loi ou par Polaria Tech ;
   procéder à de la rétro-ingénierie, décompiler ou désassembler les logiciels fournis, sauf exceptions légales impératives (par exemple, pour assurer l’interopérabilité au sens de l’article L.122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle, et sous réserve d’en informer préalablement Polaria Tech) ;
   supprimer ou altérer les mentions de droits d’auteur, de marques ou toute indication de propriété figurant sur les interfaces ou dans le code des Services.

Contenus du Client :
Le Client peut être amené à intégrer ou fournir des contenus et données lui appartenant pour utiliser les Services (par exemple, base de connaissances pour alimenter le chatbot, informations ou messages échangés via la messagerie collaborative, etc.). Le Client conserve l’entière propriété intellectuelle et juridique des contenus qu’il fournit. Le Client garantit à Polaria Tech qu’il dispose de tous les droits et autorisations nécessaires sur ces contenus et données, et que ceux-ci ne portent pas atteinte aux droits de tiers. Il autorise Polaria Tech à utiliser ces contenus strictement pour les besoins de l’exécution des Services (y compris pour le traitement par les algorithmes d’IA, l’affichage dans les interfaces de chatbot ou de messagerie, la sauvegarde des conversations, etc.). Polaria Tech s’engage à ne pas utiliser les données du Client à d’autres fins que la fourniture des Services, ni à les divulguer à des tiers (hors sous-traitants éventuels soumis aux mêmes obligations de confidentialité), sauf obligation légale ou demande d’une autorité compétente.

5. Responsabilité et garanties

5.1 Garantie de fonctionnement des Services

Polaria Tech s’engage à apporter tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture des Services, conformément aux règles de l’art et aux spécifications convenues avec le Client. Elle assure une maintenance corrective et évolutive des Services de manière à en garantir le bon fonctionnement et une continuité raisonnable. Néanmoins, le Client reconnaît que, compte tenu de la nature innovante de l’intelligence artificielle et des technologies logicielles, Polaria Tech ne garantit pas que les Services fonctionneront sans interruption ni sans erreur, ni qu’ils répondront à l’intégralité des besoins spécifiques du Client qui n’auraient pas été expressément prévus dans le contrat. Polaria Tech s’engage à remédier aux dysfonctionnements techniques signalés par le Client dans les meilleurs délais raisonnables.

5.2 Qualité des informations fournies par l’IA

Les Services de chatbot et de messagerie de Polaria Tech intègrent des réponses générées par intelligence artificielle. Polaria Tech met en œuvre des techniques de pointe (notamment RAG) pour fournir des réponses pertinentes en s’appuyant sur des données disponibles. Toutefois, Polaria Tech ne peut garantir l’exactitude, l’exhaustivité ou l’infaillibilité de ces réponses automatisées. Le Client est responsable de la vérification des informations importantes fournies par le chatbot ou l’IA avant de prendre des décisions ou d’agir en se fondant sur ces informations. Polaria Tech ne pourra être tenue responsable des conséquences d’une action ou décision prise par le Client ou un utilisateur final sur la base d’une réponse fournie par l’IA, si cette réponse s’avérait erronée, incomplète ou inadaptée.

5.3 Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité de Polaria Tech envers le Client, tous faits générateurs et préjudices confondus, est strictement limitée au montant effectivement payé par le Client à Polaria Tech au titre de l’abonnement au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur de responsabilité. Polaria Tech ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects ou consécutifs subis par le Client ou les tiers du fait de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser les Services, quand bien même Polaria Tech aurait été avertie de la possibilité de tels dommages. Sont considérés comme dommages indirects (notamment mais sans s’y limiter) la perte de chiffre d’affaires ou de profits, la perte de clientèle, l’atteinte à l’image de marque, la perte de données, ou encore les coûts liés à l’obtention de produits ou services de remplacement.

5.4 Responsabilité du Client

Le Client est seul responsable de l’utilisation qu’il fait des Services, ainsi que des résultats obtenus, décisions prises ou actions menées sur la base des informations fournies via les Services. Le Client s’engage à utiliser les Services dans le respect des lois, y compris en matière de protection des données personnelles et de respect de la vie privée dans ses interactions avec ses propres utilisateurs finaux. Le Client garantit Polaria Tech contre toutes conséquences (y compris frais, condamnations, honoraires d’avocat) résultant d’une réclamation ou action de tiers liée à l’utilisation des Services par le Client en violation des présentes CGS ou des dispositions légales applicables.

5.5 Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement à ses obligations contractuelles causé par un événement de force majeure, au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence française. Dans un premier temps, l’exécution des obligations nées du présent contrat sera suspendue pendant la durée de l’événement de force majeure. Si le cas de force majeure perdure au-delà d’une durée raisonnable (par exemple, plus de soixante (60) jours consécutifs), chacune des parties aura la faculté de résilier le contrat par notification écrite à l’autre partie, sans indemnité, sous réserve d’en informer l’autre partie.

5.6 Qualité de structuration des connaissances fournies par le Client

La pertinence et la fiabilité des réponses générées par le chatbot d'intelligence artificielle de Polaria Tech reposent en partie sur la qualité de la base de connaissances constituée et alimentée par le Client. Dans la mesure où la technologie utilisée (notamment le RAG — Retrieval-Augmented Generation) indexe et exploite les contenus fournis par le Client, la cohérence, l'exactitude et la hiérarchisation de ces contenus conditionnent directement la qualité des réponses produites.

En conséquence, Polaria Tech ne saurait être tenue responsable des résultats insuffisants, erronés, incomplets ou inadaptés fournis par le chatbot lorsque ces dysfonctionnements résultent, en tout ou en partie, de connaissances transmises par le Client qui ne sont pas correctement structurées et hiérarchisées. Est notamment considérée comme insuffisamment structurée une base de connaissances ne faisant pas usage de niveaux de titres distincts (titres de premier niveau, de deuxième niveau, etc.) permettant au système d'IA d'identifier, de segmenter et de restituer l'information de manière pertinente.

Il appartient au Client de s'assurer que les documents, fichiers et contenus intégrés dans la base de connaissances respectent les bonnes pratiques de structuration documentaire.

À cet égard, Polaria Tech peut, sur demande du Client, fournir des conseils et recommandations relatifs à ces bonnes pratiques, sans que cela ne constitue une obligation d'accompagnement systématique.

En l'absence de respect de ces bonnes pratiques, Polaria Tech ne saurait être tenue responsable de la qualité des réponses générées par le chatbot, ni des conséquences pouvant en résulter pour le Client ou ses utilisateurs finaux.

5.7 Obligation de moyens : délais et performance des solutions d’intelligence artificielle

Polaria Tech n’est tenue qu’à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations. Sauf stipulation contraire expressément convenue entre les Parties, Polaria Tech ne s’engage pas sur des délais de livraison fermes.

En raison de la nature évolutive, probabiliste et non déterministe des technologies d’intelligence artificielle générative, ainsi que de l’impossibilité de déterminer avec précision, en phase précontractuelle, le niveau d’exigence du client quant aux résultats (notamment en matière de réponses fournies par un chatbot), Polaria Tech ne saurait garantir l’atteinte de résultats spécifiques ni le respect d’échéances impératives.

Polaria Tech s’efforce néanmoins, dans la mesure du possible, de respecter les échéances indicatives convenues avec le client et de mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour atteindre les objectifs définis.

Le client reconnaît et accepte en particulier que :

- les performances des systèmes d’intelligence artificielle générative ne permettent pas de garantir un taux de satisfaction ou de précision de 100 % ;

- les résultats obtenus peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, notamment la qualité des données communiquées par le client, les cas d’usage et les ajustements nécessaires en cours de projet ;

- les délais de déploiement peuvent être affectés par le niveau de maturité du système d’information du client, ainsi que par des contraintes techniques ou des besoins d’adaptation imprévus.

En conséquence, aucun retard ni écart par rapport aux délais prévisionnels ne pourra engager la responsabilité de Polaria Tech, dès lors que celle-ci a mis en œuvre tous les moyens raisonnables pour exécuter ses obligations, sauf stipulation contraire expressément convenue entre les Parties.

6. Conditions de résiliation et règlement des litiges

6.1 Résiliation à l’échéance (fin d’abonnement)

Le Client peut décider de ne pas renouveler son abonnement à l’arrivée du terme de la période initiale ou de l’une de ses périodes de renouvellement. Pour ce faire, il devra notifier sa décision de résiliation à Polaria Tech au moins trois (3) mois avant la date d’échéance de l’abonnement en cours. Cette notification devra être effectuée par écrit, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen écrit permettant de prouver la date de réception. En cas de respect de ce préavis, le contrat prendra fin à la date d’expiration de l’abonnement en cours, sans frais ni pénalité pour le Client (sous réserve du paiement des sommes éventuellement dues jusqu’à cette date). À défaut de notification dans le délai imparti, l’abonnement sera reconduit automatiquement selon les modalités de l’article 3.3, et le Client sera tenu au paiement de la nouvelle période d’abonnement.

6.2 Résiliation anticipée pour manquement

En cas de manquement grave par l’une des parties à ses obligations contractuelles, non réparé dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la réception d’une mise en demeure adressée par l’autre partie, la partie lésée pourra notifier à l’autre la résiliation de plein droit du contrat, sans préjudice de tous dommages-intérêts auxquels elle pourrait prétendre. Constitue notamment un manquement grave de la part du Client le non-paiement de factures échues depuis plus de trente (30) jours ou la violation des clauses de propriété intellectuelle (article 4) ou d’utilisation licite des Services (article 2.4). De même, un manquement grave de la part de Polaria Tech pourrait être, par exemple, l’inaccessibilité complète des Services pendant une durée anormalement longue sans raison valable. La résiliation pour manquement n’affecte pas le droit de Polaria Tech de réclamer le paiement des prestations déjà fournies jusqu’à la date de prise d’effet de la résiliation.

6.3 Conséquences de la fin du contrat

En cas de cessation du contrat (quelle qu’en soit la cause), l’accès du Client aux Services sera désactivé à la date effective de fin d’abonnement. Il incombe au Client d’exporter, s’il le souhaite, les données qu’il aurait stockées dans les Services avant cette date. Polaria Tech pourra supprimer ou rendre inaccessibles les données du Client stockées sur ses serveurs au-delà d’un certain délai suivant la fin du contrat (par exemple, 30 jours), sauf obligation légale de conservation contraire. Sur demande expresse du Client faite avant la fin du contrat, Polaria Tech pourra fournir au Client une copie de ses données dans un format standard, dans la mesure où cette demande est raisonnable et techniquement réalisable. Polaria Tech ne saurait être tenue de conserver les données du Client indéfiniment après la fin du contrat en l’absence d’accord spécifique.

6.4 Loi applicable et juridiction

Les présentes CGS et le contrat conclu entre Polaria Tech et le Client sont soumis au droit français. En cas de litige relatif à l’exécution ou l’interprétation des présentes, les parties s’efforceront de trouver une solution amiable dans un délai raisonnable. À défaut d’accord amiable, compétence expresse est attribuée aux tribunaux compétents du ressort du siège social de Polaria Tech, sauf disposition légale impérative contraire. Cette clause attributive de compétence s’applique sous réserve que le Client agisse en qualité de professionnel ; si le Client a la qualité de consommateur au sens du Code de la consommation (hypothèse normalement exclue dans le cadre des Services professionnels de Polaria Tech), il pourra alors saisir, à son choix, l’une des juridictions territorialement compétentes en vertu du Code de procédure civile.

7. Protection des données personnelles

Polaria Tech attache une grande importance à la protection des données personnelles et s’engage à respecter la réglementation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi française n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite Loi Informatique et Libertés).

7.1 Données traitées et finalités

Dans le cadre de la fourniture des Services, Polaria Tech est susceptible de traiter des données personnelles concernant le Client et/ou les utilisateurs des Services. Ces données peuvent inclure notamment :

   Pour la gestion de la relation contractuelle avec le Client (Polaria Tech agissant en qualité de responsable de traitement) : les noms, prénoms, coordonnées professionnelles (email, téléphone, poste occupé) des interlocuteurs du Client, informations de connexion au compte, données de facturation et paiement. Ces données sont utilisées pour la gestion du compte client, la fourniture des Services, la facturation, le support technique, et la communication d’informations liées au contrat ou aux Services.
   Pour l’utilisation même des Services (Polaria Tech agissant en qualité de sous-traitant pour le compte du Client) : les données que le Client ou ses utilisateurs finaux saisissent, communiquent ou génèrent via le chatbot ou la messagerie collaborative. Cela peut inclure le contenu des messages échangés, les informations fournies par un utilisateur final au chatbot (par exemple, une demande de support contenant des coordonnées ou des données techniques), etc. Ces données sont traitées par Polaria Tech uniquement pour le compte du Client, afin d’exécuter le Service demandé (répondre aux questions, acheminer les messages, etc.).

7.2 Rôles des parties (responsable de traitement et sous-traitant)

Pour les données personnelles collectées directement par Polaria Tech auprès du Client en tant que fournisseur (par exemple, données administratives du Client, gestion des utilisateurs de la plateforme), Polaria Tech agit en qualité de responsable du traitement. À ce titre, Polaria Tech détermine les finalités et moyens de ces traitements, qui sont exclusivement liés à la bonne exécution du présent contrat et au respect de ses obligations légales (tenue de la comptabilité, gestion des comptes clients, etc.).

Concernant les données personnelles traitées par Polaria Tech dans le cadre de l’utilisation des Services par le Client (notamment les données des utilisateurs finaux du Client transitant par le chatbot ou la messagerie), le Client est le responsable du traitement principal, et Polaria Tech agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD. Polaria Tech n’intervient sur ces données que sur instruction du Client et pour les seules finalités de fournir techniquement le Service. Polaria Tech s’engage à ne pas exploiter ces données à d’autres fins, à en préserver la confidentialité et à prendre les mesures de sécurité appropriées pour en empêcher l’accès ou l’altération non autorisés.

7.3 Conservation des données personnelles

Les données personnelles collectées et traitées par Polaria Tech dans le cadre de la gestion du contrat (données « Client ») sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, augmentée du délai de prescription légale applicable (en principe 5 ans) pour permettre à Polaria Tech de défendre ses droits en cas de litige. Les données traitées pour le compte du Client via les Services (contenu des échanges, etc.) sont conservées par Polaria Tech pendant la durée nécessaire à la fourniture du Service et éventuellement une durée limitée après la fin du contrat, conformément à l’article 6.3 des présentes, sauf instruction contraire du Client ou obligation légale spécifique.

7.4 Droits des personnes

Conformément à la réglementation sur les données personnelles, les personnes concernées par un traitement de données effectué par Polaria Tech disposent des droits suivants concernant leurs données :

   Droit d’accès : droit d’obtenir confirmation que des données personnelles les concernant sont traitées et d’en recevoir une copie, ainsi que certaines informations sur les traitements effectués ;
   Droit de rectification : droit de demander la correction des données personnelles inexactes ou incomplètes ;
   Droit d’effacement (droit à l’oubli) : droit de demander la suppression de leurs données personnelles, dans les limites prévues par la loi (par exemple, ce droit peut être refusé si les données doivent être conservées pour respecter une obligation légale ou contractuelle) ;
   Droit d’opposition : droit de s’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de données personnelles les concernant lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Polaria Tech. Ils peuvent également s’opposer à tout moment à la prospection commerciale, le cas échéant ;
   Droit à la limitation : droit de demander le gel d’un traitement de données dans certaines situations (par exemple, le temps qu’une contestation sur l’exactitude des données soit résolue) ;
   Droit à la portabilité : droit, dans certains cas, de recevoir les données personnelles fournies à Polaria Tech dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander à Polaria Tech de transmettre ces données à un autre responsable de traitement lorsque c’est techniquement possible.

Pour exercer ces droits, la personne concernée peut envoyer sa demande à l’adresse suivante : dpo@polaria.ai. Polaria Tech pourra demander un justificatif d’identité si nécessaire et s’engage à répondre dans les délais légaux (un mois, prolongeable si nécessaire). Par ailleurs, chaque personne dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL) si elle estime que ses droits ne sont pas respectés.

7.5 Sécurité et confidentialité

Polaria Tech met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la confidentialité et l’intégrité des données personnelles traitées dans le cadre des Services. Ceci comprend, de manière non limitative, le contrôle des accès aux données, le chiffrement de certaines données sensibles, des protocoles de sécurisation des échanges et des procédures de sauvegarde. En cas de violation de données personnelles (au sens du RGPD) affectant les données traitées, Polaria Tech notifiera le Client dans les meilleurs délais et lui fournira les informations nécessaires ainsi qu’une assistance raisonnable pour permettre au Client de notifier cet incident à l’autorité de protection des données compétente et, le cas échéant, aux personnes concernées.

7.6 Sous-traitance et transferts de données

Le Client est informé que Polaria Tech peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs (prestataires techniques, hébergeurs, etc.) pour l’hébergement des données ou la fourniture de certaines fonctionnalités des Services. Polaria Tech s’engage à ne recourir qu’à des sous-traitants offrant des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles, et à les soumettre par contrat aux mêmes obligations que celles prévues dans la présente clause. Dans l’hypothèse où des données personnelles seraient transférées en dehors de l’Union européenne, Polaria Tech s’assurera que ce transfert soit encadré par les mécanismes juridiques appropriés prévus par la réglementation (par exemple, clauses contractuelles types de la Commission européenne, règles d’entreprise contraignantes, transfert vers un pays disposant d’une décision d’adéquation, etc.), afin de garantir un niveau de protection suffisant.

8. Dispositions finales

8.1 Intégralité du contrat

Les présentes CGS, complétées le cas échéant par les conditions particulières et le bon de commande ou devis signé par le Client, expriment l’intégralité de l’accord entre les parties concernant l’objet du contrat. Elles prévalent sur tout document ou accord antérieur, écrit ou oral, relatif au même objet.

8.2 Évolution des CGS

Polaria Tech se réserve le droit de modifier ou mettre à jour les présentes CGS. En cas de modification substantielle, le Client sera informé par tout moyen adéquat (par exemple, notification sur le site web de Polaria Tech, email ou mention dans la facture) au moins trente (30) jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions. Si le Client n’accepte pas ces modifications, il aura la faculté de résilier son abonnement dans les conditions de l’article 6.1 avant que les nouvelles CGS ne s’appliquent. À défaut de résiliation, les nouvelles CGS seront applicables à compter de la date indiquée.

8.3 Nullité partielle

Si l’une quelconque des dispositions des présentes CGS était déclarée nulle, illégale ou inapplicable par une décision de justice définitive, cette disposition serait réputée non écrite sans affecter la validité des autres stipulations, qui resteront pleinement en vigueur. Les parties s’efforceront alors de négocier de bonne foi une disposition de remplacement valable reflétant l’intention initiale.

8.4 Non-renonciation

Le fait pour l’une des parties de ne pas exiger à un moment l’exécution stricte par l’autre partie d’une stipulation quelconque du contrat ne pourra jamais être considéré comme une renonciation définitive à cette stipulation. Chaque partie pourra à tout moment ultérieurement exiger le respect strict de l’ensemble des obligations et conditions convenues.

8.5 Relations entre les parties

Aucune disposition des présentes CGS ne pourra être interprétée comme créant entre les parties une société de fait, une association, une coentreprise (joint-venture), un contrat de mandat, ou une relation de subordination autre que le lien de fournisseur à client prévu au contrat. Le Client agit en son nom propre et pour son compte, sans pouvoir engager Polaria Tech vis-à-vis des tiers, sauf autorisation expresse et préalable de cette dernière.

Version : 2.1 – Date de mise à jour : 18 juin 2026.
Les présentes mentions légales sont rédigées en français. Toute traduction, notamment en anglais, est fournie à titre informatif uniquement. En cas de divergence, d’ambiguïté ou de difficulté d’interprétation entre la version française et une version traduite, seule la version française fait foi.

Conditions Générales de Services (CGS)

1. Présentation de l’entreprise et des services

Ask Technologies (ci-après « Polaria Tech »), est une société spécialisée dans l’édition de logiciels d’intelligence artificielle. Elle conçoit, édite et déploie notamment des chatbots IA de type RAG (Retrieval-Augmented Generation) destinés au support interne et externe, ainsi qu’une plateforme de messagerie collaborative assistée par IA permettant de répondre en livechat aux prospects et clients. L’ensemble de ces solutions est désigné ci-après par les « Services ».

Les présentes Conditions Générales de Services (ci-après « CGS ») ont pour objet de définir les modalités et conditions selon lesquelles le client (ci-après « le Client ») peut accéder aux Services et les utiliser, ainsi que les droits et obligations de chaque partie. Toute souscription à l’un des Services ou simple utilisation de ceux-ci implique l’acceptation sans réserve des présentes CGS par le Client.

Les présentes Conditions Générales de Services s'appliquent, depuis le 1er mai 2025, à l'ensemble des produits et solutions édités et commercialisés par Polaria Tech, incluant notamment : LaPetiteMarianne, LePetitMartin, LesPetitsBots, Polaria Tech et Xenoapp.

2. Modalités d’inscription et d’accès aux Services

2.1 Inscription et souscription

Le Client peut souscrire aux Services de Polaria Tech en signant un contrat ou un devis émis par Polaria Tech, ou via tout autre processus d’inscription mis en place par Polaria Tech. Le Client s’engage à fournir des informations exactes, à jour et sincères lors de la souscription (raison sociale, coordonnées, etc.). En cas d’inscription en ligne, le Client devra créer un compte et accepter électroniquement les CGS. Le cas échéant, un identifiant et un mot de passe seront attribués au Client, qui sera seul responsable de leur confidentialité et de leur utilisation.

2.2 Accès aux Services

Une fois la souscription finalisée et le paiement effectué (voir article 3), Polaria Tech ouvre l’accès aux Services pour la durée de l’abonnement souscrit. Les Services sont accessibles en ligne, généralement 24h/24 et 7j/7, sous réserve des périodes de maintenance technique, de mises à jour ou d’éventuelles interruptions indépendantes de la volonté de Polaria Tech (p. ex. en cas de force majeure). Polaria Tech s’efforcera d’informer le Client en cas d’indisponibilité planifiée des Services (maintenance programmée) et de limiter les perturbations.

2.3 Configuration requise

Le Client est informé que l’utilisation des Services nécessite une connexion Internet et éventuellement un navigateur web récent ou un environnement technique adéquat. Il lui appartient de disposer des équipements, logiciels et connexions nécessaires. Polaria Tech ne saurait être tenue responsable des difficultés d’accès dues à des paramètres externes au Service (pannes internet, incompatibilités matérielles du côté du Client, etc.).

2.4 Utilisation des Services – Obligations du Client

Le Client s’engage à utiliser les Services conformément à leur destination, aux présentes CGS et aux lois et réglementations en vigueur. En particulier, le Client s’interdit :

   d’utiliser les Services à des fins illégales, illicites ou contraires à l’ordre public et aux bonnes mœurs (par exemple, pour diffuser des contenus violents, diffamatoires, haineux ou contraires aux lois) ;
   de détourner les Services de leur finalité, notamment d’utiliser la plateforme de messagerie ou le chatbot à des fins autres que la communication avec ses utilisateurs, prospects ou clients dans le cadre professionnel convenu ;
   de tenter d’accéder ou de s’introduire dans les systèmes d’information de Polaria Tech ou d’un tiers de manière non autorisée, ou de porter atteinte à l’intégrité ou à la sécurité des Services ;
   de transmettre au travers des Services des virus, chevaux de Troie ou tout autre code malveillant susceptible d’endommager le Service ou les données des autres utilisateurs ;
   plus généralement, de porter atteinte aux droits de tiers (y compris droits de propriété intellectuelle ou droit à la vie privée) via l’utilisation des Services.

Le Client est responsable de l’utilisation des Services par ses employés, agents ou toute personne à qui il permet d’accéder aux Services. Il veillera à ce que ces utilisateurs autorisés respectent également les présentes CGS. En cas de manquement grave ou répété aux règles d’utilisation ci-dessus, Polaria Tech se réserve le droit de suspendre ou limiter l’accès aux Services, après information du Client, et le cas échéant de résilier le contrat selon les modalités de l’article 6.

Les engagements de qualité de service (disponibilité, performance, support, temps de rétablissement) sont définis dans l'Accord de Niveau de Service (SLA) annexé au présent contrat. En cas de contradiction entre les CGS et le SLA, le SLA prévaut pour tout ce qui concerne les niveaux de service.

Obligation d'information sur l'usage de l'IA (AI Act, article 50) : Conformément au Règlement européen sur l'Intelligence Artificielle (AI Act), le Client, en sa qualité de déployeur du chatbot IA de Polaria Tech, est tenu d'informer les utilisateurs finaux qu'ils interagissent avec un système d'intelligence artificielle et non avec un être humain. Cette information doit être fournie de manière claire, visible et préalable à toute interaction, sauf dans les cas où le contexte le rend évident. Le Client s'engage à mettre en place les mentions, messages ou dispositifs visuels nécessaires à cette information dans son environnement de déploiement. Le non-respect de cette obligation relève de la seule responsabilité du Client en sa qualité de déployeur au sens de l'AI Act, Polaria Tech ayant satisfait à ses propres obligations en tant que fournisseur.

3. Conditions de paiement et de renouvellement

3.1 Abonnements et prix

Les Services de Polaria Tech sont proposés sous forme d’abonnement d’une durée déterminée. Deux formules d’engagement sont disponibles :

   Abonnement annuel (12 mois) : le Service est souscrit pour une durée initiale d’un (1) an.
   Abonnement triannuel (36 mois) : le Service est souscrit pour une durée initiale de trois (3) ans.

Les tarifs des abonnements sont indiqués en euros hors taxes (HT) et correspondent aux tarifs en vigueur au jour de la commande ou de la signature du contrat. Sauf mention contraire, ces tarifs comprennent l’accès aux Services souscrits, à l’exclusion des services complémentaires optionnels (voir article 3.4). Polaria Tech se réserve le droit de modifier ses tarifs à l’occasion du renouvellement de l’abonnement (voir article 3.3), en informant le Client des nouveaux tarifs en amont du renouvellement.

3.2 Modalités de facturation et paiement

La facturation de l’abonnement intervient à la signature du contrat ou à la validation de la commande. Le prix de l’abonnement correspondant à la durée initiale choisie est facturé en totalité dès la souscription. Le paiement est exigible à la signature, sauf échéancier particulier convenu par écrit entre les parties. Le règlement pourra s’effectuer par les moyens de paiement acceptés par Polaria Tech (par exemple, virement bancaire ou prélèvement). En cas de retard de paiement, des pénalités de retard pourront être appliquées de plein droit, calculées conformément à la législation en vigueur, et Polaria Tech se réserve la faculté de suspendre l’accès aux Services jusqu’au complet paiement des sommes dues.

Par dérogation, pour les Clients relevant du secteur public soumis aux règles de la comptabilité publique, les modalités de facturation et de paiement pourront être adaptées par accord écrit entre les Parties, notamment pour prévoir une facturation au service fait ou par jalons conformément aux exigences du Code de la commande publique.

En cas de transmission par le Client de Conditions Générales d'Achat (CGA) ou de tout document contractuel unilatéral imposant des conditions différentes des présentes CGS, ces documents ne seront opposables à Polaria Tech que s'ils ont été expressément acceptés par écrit par Polaria Tech préalablement à la conclusion du contrat. À défaut d'acceptation écrite expresse, les présentes CGS prévalent sur tout document émanant du Client, y compris les bons de commande, cahiers des charges ou conditions générales d'achat, quand bien même ces documents seraient postérieurs aux présentes.

3.3 Renouvellement de l’abonnement

À l’issue de la période initiale d’abonnement, celui-ci se renouvellera automatiquement par tacite reconduction pour une durée identique à la durée initiale (par exemple, un an supplémentaire pour un abonnement annuel), sauf résiliation notifiée par l’une ou l’autre des parties dans les conditions prévues à l’article 6. Polaria Tech notifiera au Client l’échéance prochaine de son abonnement et toute modification tarifaire au moins trois (3) mois avant la date de renouvellement. Le prix de l’abonnement renouvelé sera facturé au début de la nouvelle période, et payable selon les mêmes modalités que décrites ci-dessus.

3.4 Date de prise d’effet de l’abonnement – Date anniversaire

Par dérogation aux stipulations relatives à la facturation prévues à l’article 3.2, les Parties conviennent que la date de prise d’effet de l’abonnement, servant notamment de référence pour le calcul de la durée contractuelle, de la date anniversaire et des échéances de renouvellement, est fixée à la date de mise en production effective du chatbot d’intelligence artificielle fourni par Polaria Tech pour le Client.

La mise en production s’entend de la date à laquelle le chatbot est rendu opérationnel dans l’environnement du Client et accessible à ses utilisateurs finaux conformément aux spécifications convenues.

À défaut de mise en production dans un délai de trois (3) mois à compter de la signature du devis ou du bon de commande, et sauf retard imputable au Client ou résultant d’un manquement de celui-ci à ses obligations (notamment en cas de défaut de transmission des éléments nécessaires, validations tardives ou demandes de modifications substantielles), la date de prise d’effet de l’abonnement sera réputée correspondre à l’expiration dudit délai de trois (3) mois.

En tout état de cause, les dispositions du présent article n’affectent pas les modalités de facturation prévues à l’article 3.2, la facturation de l’abonnement demeurant exigible à la signature du contrat ou du devis, sauf stipulation particulière contraire expressément convenue entre les Parties.

3.5 Services complémentaires

Parallèlement à l’abonnement principal, Polaria Tech peut proposer des services complémentaires optionnels, tels que des prestations de formation, d’assistance personnalisée, de paramétrage sur mesure, de développement additionnel ou tout autre service connexe visant à optimiser l’utilisation des Services. Ces services complémentaires feront l’objet d’un devis et d’une facturation séparés, acceptés préalablement par le Client. Sauf conditions particulières contraires, les présentes CGS sont également applicables à ces services complémentaires, dans la mesure où elles s’y prêtent.

3.6 Cusomer Success Manager (CSM) dédié

Dans le cadre de l'abonnement souscrit, le Client bénéficie de l'attribution d'un Customer Success Manager (ci-après « CSM ») dédié, dont la mission est d'assurer le suivi opérationnel et l'accompagnement dans l'utilisation des services.

Le CSM est joignable du lundi au vendredi, de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00 (heure de Paris, jours fériés français exclus), par tout canal de communication mis à disposition par le Prestataire. Les échanges sont conduits en langue française par défaut, sauf accord contraire entre les parties.Le temps d'accompagnement inclus dans l'abonnement est fixé à quatre (4) heures par mois calendaire. Ce forfait est non reportable d'un mois sur l'autre et non remboursable en cas de sous-utilisation.Tout dépassement de ce forfait est subordonné à un accord préalable et écrit du Client, et donnera lieu à une facturation en régie aux conditions tarifaires en vigueur telles que communiquées par le Prestataire préalablement à la réalisation des prestations supplémentaires.

4. Propriété intellectuelle

L’ensemble des Services, ainsi que tous les éléments qui les composent (notamment les logiciels, applications, algorithmes, modèles d’IA, interfaces, bases de données, documentations, textes, images, logos, designs), sont la propriété exclusive de Polaria Tech et/ou de ses éventuels concédants de licence. Ces éléments sont protégés par le droit d’auteur, le droit des bases de données, le droit des marques et tout autre droit de propriété intellectuelle applicable. La mise à disposition des Services dans le cadre des présentes CGS n’entraîne aucun transfert de propriété intellectuelle au bénéfice du Client, à l’exception d’un droit d’utilisation limité et non exclusif, tel que défini ci-après.

Polaria Tech concède au Client, pour la durée du contrat et dans le monde entier, un droit personnel, non exclusif, non transférable et non sous-licenciable d’accéder et d’utiliser les Services souscrits, strictement pour les besoins professionnels internes du Client, conformément à leur destination et aux conditions du contrat. Tout droit qui n’est pas expressément accordé au Client en vertu des présentes reste la prérogative exclusive de Polaria Tech.

Le Client s’engage à ne pas porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle de Polaria Tech. En particulier, il lui est interdit de :

   copier, reproduire, distribuer ou modifier tout ou partie des éléments des Services, sauf dans les limites autorisées par la loi ou par Polaria Tech ;
   procéder à de la rétro-ingénierie, décompiler ou désassembler les logiciels fournis, sauf exceptions légales impératives (par exemple, pour assurer l’interopérabilité au sens de l’article L.122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle, et sous réserve d’en informer préalablement Polaria Tech) ;
   supprimer ou altérer les mentions de droits d’auteur, de marques ou toute indication de propriété figurant sur les interfaces ou dans le code des Services.

Contenus du Client :
Le Client peut être amené à intégrer ou fournir des contenus et données lui appartenant pour utiliser les Services (par exemple, base de connaissances pour alimenter le chatbot, informations ou messages échangés via la messagerie collaborative, etc.). Le Client conserve l’entière propriété intellectuelle et juridique des contenus qu’il fournit. Le Client garantit à Polaria Tech qu’il dispose de tous les droits et autorisations nécessaires sur ces contenus et données, et que ceux-ci ne portent pas atteinte aux droits de tiers. Il autorise Polaria Tech à utiliser ces contenus strictement pour les besoins de l’exécution des Services (y compris pour le traitement par les algorithmes d’IA, l’affichage dans les interfaces de chatbot ou de messagerie, la sauvegarde des conversations, etc.). Polaria Tech s’engage à ne pas utiliser les données du Client à d’autres fins que la fourniture des Services, ni à les divulguer à des tiers (hors sous-traitants éventuels soumis aux mêmes obligations de confidentialité), sauf obligation légale ou demande d’une autorité compétente.

5. Responsabilité et garanties

5.1 Garantie de fonctionnement des Services

Polaria Tech s’engage à apporter tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture des Services, conformément aux règles de l’art et aux spécifications convenues avec le Client. Elle assure une maintenance corrective et évolutive des Services de manière à en garantir le bon fonctionnement et une continuité raisonnable. Néanmoins, le Client reconnaît que, compte tenu de la nature innovante de l’intelligence artificielle et des technologies logicielles, Polaria Tech ne garantit pas que les Services fonctionneront sans interruption ni sans erreur, ni qu’ils répondront à l’intégralité des besoins spécifiques du Client qui n’auraient pas été expressément prévus dans le contrat. Polaria Tech s’engage à remédier aux dysfonctionnements techniques signalés par le Client dans les meilleurs délais raisonnables.

5.2 Qualité des informations fournies par l’IA

Les Services de chatbot et de messagerie de Polaria Tech intègrent des réponses générées par intelligence artificielle. Polaria Tech met en œuvre des techniques de pointe (notamment RAG) pour fournir des réponses pertinentes en s’appuyant sur des données disponibles. Toutefois, Polaria Tech ne peut garantir l’exactitude, l’exhaustivité ou l’infaillibilité de ces réponses automatisées. Le Client est responsable de la vérification des informations importantes fournies par le chatbot ou l’IA avant de prendre des décisions ou d’agir en se fondant sur ces informations. Polaria Tech ne pourra être tenue responsable des conséquences d’une action ou décision prise par le Client ou un utilisateur final sur la base d’une réponse fournie par l’IA, si cette réponse s’avérait erronée, incomplète ou inadaptée.

5.3 Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité de Polaria Tech envers le Client, tous faits générateurs et préjudices confondus, est strictement limitée au montant effectivement payé par le Client à Polaria Tech au titre de l’abonnement au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur de responsabilité. Polaria Tech ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects ou consécutifs subis par le Client ou les tiers du fait de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser les Services, quand bien même Polaria Tech aurait été avertie de la possibilité de tels dommages. Sont considérés comme dommages indirects (notamment mais sans s’y limiter) la perte de chiffre d’affaires ou de profits, la perte de clientèle, l’atteinte à l’image de marque, la perte de données, ou encore les coûts liés à l’obtention de produits ou services de remplacement.

5.4 Responsabilité du Client

Le Client est seul responsable de l’utilisation qu’il fait des Services, ainsi que des résultats obtenus, décisions prises ou actions menées sur la base des informations fournies via les Services. Le Client s’engage à utiliser les Services dans le respect des lois, y compris en matière de protection des données personnelles et de respect de la vie privée dans ses interactions avec ses propres utilisateurs finaux. Le Client garantit Polaria Tech contre toutes conséquences (y compris frais, condamnations, honoraires d’avocat) résultant d’une réclamation ou action de tiers liée à l’utilisation des Services par le Client en violation des présentes CGS ou des dispositions légales applicables.

5.5 Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement à ses obligations contractuelles causé par un événement de force majeure, au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence française. Dans un premier temps, l’exécution des obligations nées du présent contrat sera suspendue pendant la durée de l’événement de force majeure. Si le cas de force majeure perdure au-delà d’une durée raisonnable (par exemple, plus de soixante (60) jours consécutifs), chacune des parties aura la faculté de résilier le contrat par notification écrite à l’autre partie, sans indemnité, sous réserve d’en informer l’autre partie.

5.6 Qualité de structuration des connaissances fournies par le Client

La pertinence et la fiabilité des réponses générées par le chatbot d'intelligence artificielle de Polaria Tech reposent en partie sur la qualité de la base de connaissances constituée et alimentée par le Client. Dans la mesure où la technologie utilisée (notamment le RAG — Retrieval-Augmented Generation) indexe et exploite les contenus fournis par le Client, la cohérence, l'exactitude et la hiérarchisation de ces contenus conditionnent directement la qualité des réponses produites.

En conséquence, Polaria Tech ne saurait être tenue responsable des résultats insuffisants, erronés, incomplets ou inadaptés fournis par le chatbot lorsque ces dysfonctionnements résultent, en tout ou en partie, de connaissances transmises par le Client qui ne sont pas correctement structurées et hiérarchisées. Est notamment considérée comme insuffisamment structurée une base de connaissances ne faisant pas usage de niveaux de titres distincts (titres de premier niveau, de deuxième niveau, etc.) permettant au système d'IA d'identifier, de segmenter et de restituer l'information de manière pertinente.

Il appartient au Client de s'assurer que les documents, fichiers et contenus intégrés dans la base de connaissances respectent les bonnes pratiques de structuration documentaire.

À cet égard, Polaria Tech peut, sur demande du Client, fournir des conseils et recommandations relatifs à ces bonnes pratiques, sans que cela ne constitue une obligation d'accompagnement systématique.

En l'absence de respect de ces bonnes pratiques, Polaria Tech ne saurait être tenue responsable de la qualité des réponses générées par le chatbot, ni des conséquences pouvant en résulter pour le Client ou ses utilisateurs finaux.

5.7 Obligation de moyens : délais et performance des solutions d’intelligence artificielle

Polaria Tech n’est tenue qu’à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations. Sauf stipulation contraire expressément convenue entre les Parties, Polaria Tech ne s’engage pas sur des délais de livraison fermes.

En raison de la nature évolutive, probabiliste et non déterministe des technologies d’intelligence artificielle générative, ainsi que de l’impossibilité de déterminer avec précision, en phase précontractuelle, le niveau d’exigence du client quant aux résultats (notamment en matière de réponses fournies par un chatbot), Polaria Tech ne saurait garantir l’atteinte de résultats spécifiques ni le respect d’échéances impératives.

Polaria Tech s’efforce néanmoins, dans la mesure du possible, de respecter les échéances indicatives convenues avec le client et de mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour atteindre les objectifs définis.

Le client reconnaît et accepte en particulier que :

- les performances des systèmes d’intelligence artificielle générative ne permettent pas de garantir un taux de satisfaction ou de précision de 100 % ;

- les résultats obtenus peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, notamment la qualité des données communiquées par le client, les cas d’usage et les ajustements nécessaires en cours de projet ;

- les délais de déploiement peuvent être affectés par le niveau de maturité du système d’information du client, ainsi que par des contraintes techniques ou des besoins d’adaptation imprévus.

En conséquence, aucun retard ni écart par rapport aux délais prévisionnels ne pourra engager la responsabilité de Polaria Tech, dès lors que celle-ci a mis en œuvre tous les moyens raisonnables pour exécuter ses obligations, sauf stipulation contraire expressément convenue entre les Parties.

6. Conditions de résiliation et règlement des litiges

6.1 Résiliation à l’échéance (fin d’abonnement)

Le Client peut décider de ne pas renouveler son abonnement à l’arrivée du terme de la période initiale ou de l’une de ses périodes de renouvellement. Pour ce faire, il devra notifier sa décision de résiliation à Polaria Tech au moins trois (3) mois avant la date d’échéance de l’abonnement en cours. Cette notification devra être effectuée par écrit, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen écrit permettant de prouver la date de réception. En cas de respect de ce préavis, le contrat prendra fin à la date d’expiration de l’abonnement en cours, sans frais ni pénalité pour le Client (sous réserve du paiement des sommes éventuellement dues jusqu’à cette date). À défaut de notification dans le délai imparti, l’abonnement sera reconduit automatiquement selon les modalités de l’article 3.3, et le Client sera tenu au paiement de la nouvelle période d’abonnement.

6.2 Résiliation anticipée pour manquement

En cas de manquement grave par l’une des parties à ses obligations contractuelles, non réparé dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la réception d’une mise en demeure adressée par l’autre partie, la partie lésée pourra notifier à l’autre la résiliation de plein droit du contrat, sans préjudice de tous dommages-intérêts auxquels elle pourrait prétendre. Constitue notamment un manquement grave de la part du Client le non-paiement de factures échues depuis plus de trente (30) jours ou la violation des clauses de propriété intellectuelle (article 4) ou d’utilisation licite des Services (article 2.4). De même, un manquement grave de la part de Polaria Tech pourrait être, par exemple, l’inaccessibilité complète des Services pendant une durée anormalement longue sans raison valable. La résiliation pour manquement n’affecte pas le droit de Polaria Tech de réclamer le paiement des prestations déjà fournies jusqu’à la date de prise d’effet de la résiliation.

6.3 Conséquences de la fin du contrat

En cas de cessation du contrat (quelle qu’en soit la cause), l’accès du Client aux Services sera désactivé à la date effective de fin d’abonnement. Il incombe au Client d’exporter, s’il le souhaite, les données qu’il aurait stockées dans les Services avant cette date. Polaria Tech pourra supprimer ou rendre inaccessibles les données du Client stockées sur ses serveurs au-delà d’un certain délai suivant la fin du contrat (par exemple, 30 jours), sauf obligation légale de conservation contraire. Sur demande expresse du Client faite avant la fin du contrat, Polaria Tech pourra fournir au Client une copie de ses données dans un format standard, dans la mesure où cette demande est raisonnable et techniquement réalisable. Polaria Tech ne saurait être tenue de conserver les données du Client indéfiniment après la fin du contrat en l’absence d’accord spécifique.

6.4 Loi applicable et juridiction

Les présentes CGS et le contrat conclu entre Polaria Tech et le Client sont soumis au droit français. En cas de litige relatif à l’exécution ou l’interprétation des présentes, les parties s’efforceront de trouver une solution amiable dans un délai raisonnable. À défaut d’accord amiable, compétence expresse est attribuée aux tribunaux compétents du ressort du siège social de Polaria Tech, sauf disposition légale impérative contraire. Cette clause attributive de compétence s’applique sous réserve que le Client agisse en qualité de professionnel ; si le Client a la qualité de consommateur au sens du Code de la consommation (hypothèse normalement exclue dans le cadre des Services professionnels de Polaria Tech), il pourra alors saisir, à son choix, l’une des juridictions territorialement compétentes en vertu du Code de procédure civile.

7. Protection des données personnelles

Polaria Tech attache une grande importance à la protection des données personnelles et s’engage à respecter la réglementation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi française n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite Loi Informatique et Libertés).

7.1 Données traitées et finalités

Dans le cadre de la fourniture des Services, Polaria Tech est susceptible de traiter des données personnelles concernant le Client et/ou les utilisateurs des Services. Ces données peuvent inclure notamment :

   Pour la gestion de la relation contractuelle avec le Client (Polaria Tech agissant en qualité de responsable de traitement) : les noms, prénoms, coordonnées professionnelles (email, téléphone, poste occupé) des interlocuteurs du Client, informations de connexion au compte, données de facturation et paiement. Ces données sont utilisées pour la gestion du compte client, la fourniture des Services, la facturation, le support technique, et la communication d’informations liées au contrat ou aux Services.
   Pour l’utilisation même des Services (Polaria Tech agissant en qualité de sous-traitant pour le compte du Client) : les données que le Client ou ses utilisateurs finaux saisissent, communiquent ou génèrent via le chatbot ou la messagerie collaborative. Cela peut inclure le contenu des messages échangés, les informations fournies par un utilisateur final au chatbot (par exemple, une demande de support contenant des coordonnées ou des données techniques), etc. Ces données sont traitées par Polaria Tech uniquement pour le compte du Client, afin d’exécuter le Service demandé (répondre aux questions, acheminer les messages, etc.).

7.2 Rôles des parties (responsable de traitement et sous-traitant)

Pour les données personnelles collectées directement par Polaria Tech auprès du Client en tant que fournisseur (par exemple, données administratives du Client, gestion des utilisateurs de la plateforme), Polaria Tech agit en qualité de responsable du traitement. À ce titre, Polaria Tech détermine les finalités et moyens de ces traitements, qui sont exclusivement liés à la bonne exécution du présent contrat et au respect de ses obligations légales (tenue de la comptabilité, gestion des comptes clients, etc.).

Concernant les données personnelles traitées par Polaria Tech dans le cadre de l’utilisation des Services par le Client (notamment les données des utilisateurs finaux du Client transitant par le chatbot ou la messagerie), le Client est le responsable du traitement principal, et Polaria Tech agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD. Polaria Tech n’intervient sur ces données que sur instruction du Client et pour les seules finalités de fournir techniquement le Service. Polaria Tech s’engage à ne pas exploiter ces données à d’autres fins, à en préserver la confidentialité et à prendre les mesures de sécurité appropriées pour en empêcher l’accès ou l’altération non autorisés.

7.3 Conservation des données personnelles

Les données personnelles collectées et traitées par Polaria Tech dans le cadre de la gestion du contrat (données « Client ») sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, augmentée du délai de prescription légale applicable (en principe 5 ans) pour permettre à Polaria Tech de défendre ses droits en cas de litige. Les données traitées pour le compte du Client via les Services (contenu des échanges, etc.) sont conservées par Polaria Tech pendant la durée nécessaire à la fourniture du Service et éventuellement une durée limitée après la fin du contrat, conformément à l’article 6.3 des présentes, sauf instruction contraire du Client ou obligation légale spécifique.

7.4 Droits des personnes

Conformément à la réglementation sur les données personnelles, les personnes concernées par un traitement de données effectué par Polaria Tech disposent des droits suivants concernant leurs données :

   Droit d’accès : droit d’obtenir confirmation que des données personnelles les concernant sont traitées et d’en recevoir une copie, ainsi que certaines informations sur les traitements effectués ;
   Droit de rectification : droit de demander la correction des données personnelles inexactes ou incomplètes ;
   Droit d’effacement (droit à l’oubli) : droit de demander la suppression de leurs données personnelles, dans les limites prévues par la loi (par exemple, ce droit peut être refusé si les données doivent être conservées pour respecter une obligation légale ou contractuelle) ;
   Droit d’opposition : droit de s’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de données personnelles les concernant lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Polaria Tech. Ils peuvent également s’opposer à tout moment à la prospection commerciale, le cas échéant ;
   Droit à la limitation : droit de demander le gel d’un traitement de données dans certaines situations (par exemple, le temps qu’une contestation sur l’exactitude des données soit résolue) ;
   Droit à la portabilité : droit, dans certains cas, de recevoir les données personnelles fournies à Polaria Tech dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander à Polaria Tech de transmettre ces données à un autre responsable de traitement lorsque c’est techniquement possible.

Pour exercer ces droits, la personne concernée peut envoyer sa demande à l’adresse suivante : dpo@polaria.ai. Polaria Tech pourra demander un justificatif d’identité si nécessaire et s’engage à répondre dans les délais légaux (un mois, prolongeable si nécessaire). Par ailleurs, chaque personne dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL) si elle estime que ses droits ne sont pas respectés.

7.5 Sécurité et confidentialité

Polaria Tech met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la confidentialité et l’intégrité des données personnelles traitées dans le cadre des Services. Ceci comprend, de manière non limitative, le contrôle des accès aux données, le chiffrement de certaines données sensibles, des protocoles de sécurisation des échanges et des procédures de sauvegarde. En cas de violation de données personnelles (au sens du RGPD) affectant les données traitées, Polaria Tech notifiera le Client dans les meilleurs délais et lui fournira les informations nécessaires ainsi qu’une assistance raisonnable pour permettre au Client de notifier cet incident à l’autorité de protection des données compétente et, le cas échéant, aux personnes concernées.

7.6 Sous-traitance et transferts de données

Le Client est informé que Polaria Tech peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs (prestataires techniques, hébergeurs, etc.) pour l’hébergement des données ou la fourniture de certaines fonctionnalités des Services. Polaria Tech s’engage à ne recourir qu’à des sous-traitants offrant des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles, et à les soumettre par contrat aux mêmes obligations que celles prévues dans la présente clause. Dans l’hypothèse où des données personnelles seraient transférées en dehors de l’Union européenne, Polaria Tech s’assurera que ce transfert soit encadré par les mécanismes juridiques appropriés prévus par la réglementation (par exemple, clauses contractuelles types de la Commission européenne, règles d’entreprise contraignantes, transfert vers un pays disposant d’une décision d’adéquation, etc.), afin de garantir un niveau de protection suffisant.

8. Dispositions finales

8.1 Intégralité du contrat

Les présentes CGS, complétées le cas échéant par les conditions particulières et le bon de commande ou devis signé par le Client, expriment l’intégralité de l’accord entre les parties concernant l’objet du contrat. Elles prévalent sur tout document ou accord antérieur, écrit ou oral, relatif au même objet.

8.2 Évolution des CGS

Polaria Tech se réserve le droit de modifier ou mettre à jour les présentes CGS. En cas de modification substantielle, le Client sera informé par tout moyen adéquat (par exemple, notification sur le site web de Polaria Tech, email ou mention dans la facture) au moins trente (30) jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions. Si le Client n’accepte pas ces modifications, il aura la faculté de résilier son abonnement dans les conditions de l’article 6.1 avant que les nouvelles CGS ne s’appliquent. À défaut de résiliation, les nouvelles CGS seront applicables à compter de la date indiquée.

8.3 Nullité partielle

Si l’une quelconque des dispositions des présentes CGS était déclarée nulle, illégale ou inapplicable par une décision de justice définitive, cette disposition serait réputée non écrite sans affecter la validité des autres stipulations, qui resteront pleinement en vigueur. Les parties s’efforceront alors de négocier de bonne foi une disposition de remplacement valable reflétant l’intention initiale.

8.4 Non-renonciation

Le fait pour l’une des parties de ne pas exiger à un moment l’exécution stricte par l’autre partie d’une stipulation quelconque du contrat ne pourra jamais être considéré comme une renonciation définitive à cette stipulation. Chaque partie pourra à tout moment ultérieurement exiger le respect strict de l’ensemble des obligations et conditions convenues.

8.5 Relations entre les parties

Aucune disposition des présentes CGS ne pourra être interprétée comme créant entre les parties une société de fait, une association, une coentreprise (joint-venture), un contrat de mandat, ou une relation de subordination autre que le lien de fournisseur à client prévu au contrat. Le Client agit en son nom propre et pour son compte, sans pouvoir engager Polaria Tech vis-à-vis des tiers, sauf autorisation expresse et préalable de cette dernière.

Version : 2.1 – Date de mise à jour : 18 juin 2026.
Les présentes mentions légales sont rédigées en français. Toute traduction, notamment en anglais, est fournie à titre informatif uniquement. En cas de divergence, d’ambiguïté ou de difficulté d’interprétation entre la version française et une version traduite, seule la version française fait foi.

Conditions Générales de Services (CGS)

1. Présentation de l’entreprise et des services

Ask Technologies (ci-après « Polaria Tech »), est une société spécialisée dans l’édition de logiciels d’intelligence artificielle. Elle conçoit, édite et déploie notamment des chatbots IA de type RAG (Retrieval-Augmented Generation) destinés au support interne et externe, ainsi qu’une plateforme de messagerie collaborative assistée par IA permettant de répondre en livechat aux prospects et clients. L’ensemble de ces solutions est désigné ci-après par les « Services ».

Les présentes Conditions Générales de Services (ci-après « CGS ») ont pour objet de définir les modalités et conditions selon lesquelles le client (ci-après « le Client ») peut accéder aux Services et les utiliser, ainsi que les droits et obligations de chaque partie. Toute souscription à l’un des Services ou simple utilisation de ceux-ci implique l’acceptation sans réserve des présentes CGS par le Client.

Les présentes Conditions Générales de Services s'appliquent, depuis le 1er mai 2025, à l'ensemble des produits et solutions édités et commercialisés par Polaria Tech, incluant notamment : LaPetiteMarianne, LePetitMartin, LesPetitsBots, Polaria Tech et Xenoapp.

2. Modalités d’inscription et d’accès aux Services

2.1 Inscription et souscription

Le Client peut souscrire aux Services de Polaria Tech en signant un contrat ou un devis émis par Polaria Tech, ou via tout autre processus d’inscription mis en place par Polaria Tech. Le Client s’engage à fournir des informations exactes, à jour et sincères lors de la souscription (raison sociale, coordonnées, etc.). En cas d’inscription en ligne, le Client devra créer un compte et accepter électroniquement les CGS. Le cas échéant, un identifiant et un mot de passe seront attribués au Client, qui sera seul responsable de leur confidentialité et de leur utilisation.

2.2 Accès aux Services

Une fois la souscription finalisée et le paiement effectué (voir article 3), Polaria Tech ouvre l’accès aux Services pour la durée de l’abonnement souscrit. Les Services sont accessibles en ligne, généralement 24h/24 et 7j/7, sous réserve des périodes de maintenance technique, de mises à jour ou d’éventuelles interruptions indépendantes de la volonté de Polaria Tech (p. ex. en cas de force majeure). Polaria Tech s’efforcera d’informer le Client en cas d’indisponibilité planifiée des Services (maintenance programmée) et de limiter les perturbations.

2.3 Configuration requise

Le Client est informé que l’utilisation des Services nécessite une connexion Internet et éventuellement un navigateur web récent ou un environnement technique adéquat. Il lui appartient de disposer des équipements, logiciels et connexions nécessaires. Polaria Tech ne saurait être tenue responsable des difficultés d’accès dues à des paramètres externes au Service (pannes internet, incompatibilités matérielles du côté du Client, etc.).

2.4 Utilisation des Services – Obligations du Client

Le Client s’engage à utiliser les Services conformément à leur destination, aux présentes CGS et aux lois et réglementations en vigueur. En particulier, le Client s’interdit :

   d’utiliser les Services à des fins illégales, illicites ou contraires à l’ordre public et aux bonnes mœurs (par exemple, pour diffuser des contenus violents, diffamatoires, haineux ou contraires aux lois) ;
   de détourner les Services de leur finalité, notamment d’utiliser la plateforme de messagerie ou le chatbot à des fins autres que la communication avec ses utilisateurs, prospects ou clients dans le cadre professionnel convenu ;
   de tenter d’accéder ou de s’introduire dans les systèmes d’information de Polaria Tech ou d’un tiers de manière non autorisée, ou de porter atteinte à l’intégrité ou à la sécurité des Services ;
   de transmettre au travers des Services des virus, chevaux de Troie ou tout autre code malveillant susceptible d’endommager le Service ou les données des autres utilisateurs ;
   plus généralement, de porter atteinte aux droits de tiers (y compris droits de propriété intellectuelle ou droit à la vie privée) via l’utilisation des Services.

Le Client est responsable de l’utilisation des Services par ses employés, agents ou toute personne à qui il permet d’accéder aux Services. Il veillera à ce que ces utilisateurs autorisés respectent également les présentes CGS. En cas de manquement grave ou répété aux règles d’utilisation ci-dessus, Polaria Tech se réserve le droit de suspendre ou limiter l’accès aux Services, après information du Client, et le cas échéant de résilier le contrat selon les modalités de l’article 6.

Les engagements de qualité de service (disponibilité, performance, support, temps de rétablissement) sont définis dans l'Accord de Niveau de Service (SLA) annexé au présent contrat. En cas de contradiction entre les CGS et le SLA, le SLA prévaut pour tout ce qui concerne les niveaux de service.

Obligation d'information sur l'usage de l'IA (AI Act, article 50) : Conformément au Règlement européen sur l'Intelligence Artificielle (AI Act), le Client, en sa qualité de déployeur du chatbot IA de Polaria Tech, est tenu d'informer les utilisateurs finaux qu'ils interagissent avec un système d'intelligence artificielle et non avec un être humain. Cette information doit être fournie de manière claire, visible et préalable à toute interaction, sauf dans les cas où le contexte le rend évident. Le Client s'engage à mettre en place les mentions, messages ou dispositifs visuels nécessaires à cette information dans son environnement de déploiement. Le non-respect de cette obligation relève de la seule responsabilité du Client en sa qualité de déployeur au sens de l'AI Act, Polaria Tech ayant satisfait à ses propres obligations en tant que fournisseur.

3. Conditions de paiement et de renouvellement

3.1 Abonnements et prix

Les Services de Polaria Tech sont proposés sous forme d’abonnement d’une durée déterminée. Deux formules d’engagement sont disponibles :

   Abonnement annuel (12 mois) : le Service est souscrit pour une durée initiale d’un (1) an.
   Abonnement triannuel (36 mois) : le Service est souscrit pour une durée initiale de trois (3) ans.

Les tarifs des abonnements sont indiqués en euros hors taxes (HT) et correspondent aux tarifs en vigueur au jour de la commande ou de la signature du contrat. Sauf mention contraire, ces tarifs comprennent l’accès aux Services souscrits, à l’exclusion des services complémentaires optionnels (voir article 3.4). Polaria Tech se réserve le droit de modifier ses tarifs à l’occasion du renouvellement de l’abonnement (voir article 3.3), en informant le Client des nouveaux tarifs en amont du renouvellement.

3.2 Modalités de facturation et paiement

La facturation de l’abonnement intervient à la signature du contrat ou à la validation de la commande. Le prix de l’abonnement correspondant à la durée initiale choisie est facturé en totalité dès la souscription. Le paiement est exigible à la signature, sauf échéancier particulier convenu par écrit entre les parties. Le règlement pourra s’effectuer par les moyens de paiement acceptés par Polaria Tech (par exemple, virement bancaire ou prélèvement). En cas de retard de paiement, des pénalités de retard pourront être appliquées de plein droit, calculées conformément à la législation en vigueur, et Polaria Tech se réserve la faculté de suspendre l’accès aux Services jusqu’au complet paiement des sommes dues.

Par dérogation, pour les Clients relevant du secteur public soumis aux règles de la comptabilité publique, les modalités de facturation et de paiement pourront être adaptées par accord écrit entre les Parties, notamment pour prévoir une facturation au service fait ou par jalons conformément aux exigences du Code de la commande publique.

En cas de transmission par le Client de Conditions Générales d'Achat (CGA) ou de tout document contractuel unilatéral imposant des conditions différentes des présentes CGS, ces documents ne seront opposables à Polaria Tech que s'ils ont été expressément acceptés par écrit par Polaria Tech préalablement à la conclusion du contrat. À défaut d'acceptation écrite expresse, les présentes CGS prévalent sur tout document émanant du Client, y compris les bons de commande, cahiers des charges ou conditions générales d'achat, quand bien même ces documents seraient postérieurs aux présentes.

3.3 Renouvellement de l’abonnement

À l’issue de la période initiale d’abonnement, celui-ci se renouvellera automatiquement par tacite reconduction pour une durée identique à la durée initiale (par exemple, un an supplémentaire pour un abonnement annuel), sauf résiliation notifiée par l’une ou l’autre des parties dans les conditions prévues à l’article 6. Polaria Tech notifiera au Client l’échéance prochaine de son abonnement et toute modification tarifaire au moins trois (3) mois avant la date de renouvellement. Le prix de l’abonnement renouvelé sera facturé au début de la nouvelle période, et payable selon les mêmes modalités que décrites ci-dessus.

3.4 Date de prise d’effet de l’abonnement – Date anniversaire

Par dérogation aux stipulations relatives à la facturation prévues à l’article 3.2, les Parties conviennent que la date de prise d’effet de l’abonnement, servant notamment de référence pour le calcul de la durée contractuelle, de la date anniversaire et des échéances de renouvellement, est fixée à la date de mise en production effective du chatbot d’intelligence artificielle fourni par Polaria Tech pour le Client.

La mise en production s’entend de la date à laquelle le chatbot est rendu opérationnel dans l’environnement du Client et accessible à ses utilisateurs finaux conformément aux spécifications convenues.

À défaut de mise en production dans un délai de trois (3) mois à compter de la signature du devis ou du bon de commande, et sauf retard imputable au Client ou résultant d’un manquement de celui-ci à ses obligations (notamment en cas de défaut de transmission des éléments nécessaires, validations tardives ou demandes de modifications substantielles), la date de prise d’effet de l’abonnement sera réputée correspondre à l’expiration dudit délai de trois (3) mois.

En tout état de cause, les dispositions du présent article n’affectent pas les modalités de facturation prévues à l’article 3.2, la facturation de l’abonnement demeurant exigible à la signature du contrat ou du devis, sauf stipulation particulière contraire expressément convenue entre les Parties.

3.5 Services complémentaires

Parallèlement à l’abonnement principal, Polaria Tech peut proposer des services complémentaires optionnels, tels que des prestations de formation, d’assistance personnalisée, de paramétrage sur mesure, de développement additionnel ou tout autre service connexe visant à optimiser l’utilisation des Services. Ces services complémentaires feront l’objet d’un devis et d’une facturation séparés, acceptés préalablement par le Client. Sauf conditions particulières contraires, les présentes CGS sont également applicables à ces services complémentaires, dans la mesure où elles s’y prêtent.

4. Propriété intellectuelle

L’ensemble des Services, ainsi que tous les éléments qui les composent (notamment les logiciels, applications, algorithmes, modèles d’IA, interfaces, bases de données, documentations, textes, images, logos, designs), sont la propriété exclusive de Polaria Tech et/ou de ses éventuels concédants de licence. Ces éléments sont protégés par le droit d’auteur, le droit des bases de données, le droit des marques et tout autre droit de propriété intellectuelle applicable. La mise à disposition des Services dans le cadre des présentes CGS n’entraîne aucun transfert de propriété intellectuelle au bénéfice du Client, à l’exception d’un droit d’utilisation limité et non exclusif, tel que défini ci-après.

Polaria Tech concède au Client, pour la durée du contrat et dans le monde entier, un droit personnel, non exclusif, non transférable et non sous-licenciable d’accéder et d’utiliser les Services souscrits, strictement pour les besoins professionnels internes du Client, conformément à leur destination et aux conditions du contrat. Tout droit qui n’est pas expressément accordé au Client en vertu des présentes reste la prérogative exclusive de Polaria Tech.

Le Client s’engage à ne pas porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle de Polaria Tech. En particulier, il lui est interdit de :

   copier, reproduire, distribuer ou modifier tout ou partie des éléments des Services, sauf dans les limites autorisées par la loi ou par Polaria Tech ;
   procéder à de la rétro-ingénierie, décompiler ou désassembler les logiciels fournis, sauf exceptions légales impératives (par exemple, pour assurer l’interopérabilité au sens de l’article L.122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle, et sous réserve d’en informer préalablement Polaria Tech) ;
   supprimer ou altérer les mentions de droits d’auteur, de marques ou toute indication de propriété figurant sur les interfaces ou dans le code des Services.

Contenus du Client :
Le Client peut être amené à intégrer ou fournir des contenus et données lui appartenant pour utiliser les Services (par exemple, base de connaissances pour alimenter le chatbot, informations ou messages échangés via la messagerie collaborative, etc.). Le Client conserve l’entière propriété intellectuelle et juridique des contenus qu’il fournit. Le Client garantit à Polaria Tech qu’il dispose de tous les droits et autorisations nécessaires sur ces contenus et données, et que ceux-ci ne portent pas atteinte aux droits de tiers. Il autorise Polaria Tech à utiliser ces contenus strictement pour les besoins de l’exécution des Services (y compris pour le traitement par les algorithmes d’IA, l’affichage dans les interfaces de chatbot ou de messagerie, la sauvegarde des conversations, etc.). Polaria Tech s’engage à ne pas utiliser les données du Client à d’autres fins que la fourniture des Services, ni à les divulguer à des tiers (hors sous-traitants éventuels soumis aux mêmes obligations de confidentialité), sauf obligation légale ou demande d’une autorité compétente.

5. Responsabilité et garanties

5.1 Garantie de fonctionnement des Services

Polaria Tech s’engage à apporter tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture des Services, conformément aux règles de l’art et aux spécifications convenues avec le Client. Elle assure une maintenance corrective et évolutive des Services de manière à en garantir le bon fonctionnement et une continuité raisonnable. Néanmoins, le Client reconnaît que, compte tenu de la nature innovante de l’intelligence artificielle et des technologies logicielles, Polaria Tech ne garantit pas que les Services fonctionneront sans interruption ni sans erreur, ni qu’ils répondront à l’intégralité des besoins spécifiques du Client qui n’auraient pas été expressément prévus dans le contrat. Polaria Tech s’engage à remédier aux dysfonctionnements techniques signalés par le Client dans les meilleurs délais raisonnables.

5.2 Qualité des informations fournies par l’IA

Les Services de chatbot et de messagerie de Polaria Tech intègrent des réponses générées par intelligence artificielle. Polaria Tech met en œuvre des techniques de pointe (notamment RAG) pour fournir des réponses pertinentes en s’appuyant sur des données disponibles. Toutefois, Polaria Tech ne peut garantir l’exactitude, l’exhaustivité ou l’infaillibilité de ces réponses automatisées. Le Client est responsable de la vérification des informations importantes fournies par le chatbot ou l’IA avant de prendre des décisions ou d’agir en se fondant sur ces informations. Polaria Tech ne pourra être tenue responsable des conséquences d’une action ou décision prise par le Client ou un utilisateur final sur la base d’une réponse fournie par l’IA, si cette réponse s’avérait erronée, incomplète ou inadaptée.

5.3 Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité de Polaria Tech envers le Client, tous faits générateurs et préjudices confondus, est strictement limitée au montant effectivement payé par le Client à Polaria Tech au titre de l’abonnement au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur de responsabilité. Polaria Tech ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects ou consécutifs subis par le Client ou les tiers du fait de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser les Services, quand bien même Polaria Tech aurait été avertie de la possibilité de tels dommages. Sont considérés comme dommages indirects (notamment mais sans s’y limiter) la perte de chiffre d’affaires ou de profits, la perte de clientèle, l’atteinte à l’image de marque, la perte de données, ou encore les coûts liés à l’obtention de produits ou services de remplacement.

5.4 Responsabilité du Client

Le Client est seul responsable de l’utilisation qu’il fait des Services, ainsi que des résultats obtenus, décisions prises ou actions menées sur la base des informations fournies via les Services. Le Client s’engage à utiliser les Services dans le respect des lois, y compris en matière de protection des données personnelles et de respect de la vie privée dans ses interactions avec ses propres utilisateurs finaux. Le Client garantit Polaria Tech contre toutes conséquences (y compris frais, condamnations, honoraires d’avocat) résultant d’une réclamation ou action de tiers liée à l’utilisation des Services par le Client en violation des présentes CGS ou des dispositions légales applicables.

5.5 Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement à ses obligations contractuelles causé par un événement de force majeure, au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence française. Dans un premier temps, l’exécution des obligations nées du présent contrat sera suspendue pendant la durée de l’événement de force majeure. Si le cas de force majeure perdure au-delà d’une durée raisonnable (par exemple, plus de soixante (60) jours consécutifs), chacune des parties aura la faculté de résilier le contrat par notification écrite à l’autre partie, sans indemnité, sous réserve d’en informer l’autre partie.

5.6 Qualité de structuration des connaissances fournies par le Client

La pertinence et la fiabilité des réponses générées par le chatbot d'intelligence artificielle de Polaria Tech reposent en partie sur la qualité de la base de connaissances constituée et alimentée par le Client. Dans la mesure où la technologie utilisée (notamment le RAG — Retrieval-Augmented Generation) indexe et exploite les contenus fournis par le Client, la cohérence, l'exactitude et la hiérarchisation de ces contenus conditionnent directement la qualité des réponses produites.

En conséquence, Polaria Tech ne saurait être tenue responsable des résultats insuffisants, erronés, incomplets ou inadaptés fournis par le chatbot lorsque ces dysfonctionnements résultent, en tout ou en partie, de connaissances transmises par le Client qui ne sont pas correctement structurées et hiérarchisées. Est notamment considérée comme insuffisamment structurée une base de connaissances ne faisant pas usage de niveaux de titres distincts (titres de premier niveau, de deuxième niveau, etc.) permettant au système d'IA d'identifier, de segmenter et de restituer l'information de manière pertinente.

Il appartient au Client de s'assurer que les documents, fichiers et contenus intégrés dans la base de connaissances respectent les bonnes pratiques de structuration documentaire.

À cet égard, Polaria Tech peut, sur demande du Client, fournir des conseils et recommandations relatifs à ces bonnes pratiques, sans que cela ne constitue une obligation d'accompagnement systématique.

En l'absence de respect de ces bonnes pratiques, Polaria Tech ne saurait être tenue responsable de la qualité des réponses générées par le chatbot, ni des conséquences pouvant en résulter pour le Client ou ses utilisateurs finaux.

5.7 Obligation de moyens : délais et performance des solutions d’intelligence artificielle

Polaria Tech n’est tenue qu’à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations. Sauf stipulation contraire expressément convenue entre les Parties, Polaria Tech ne s’engage pas sur des délais de livraison fermes.

En raison de la nature évolutive, probabiliste et non déterministe des technologies d’intelligence artificielle générative, ainsi que de l’impossibilité de déterminer avec précision, en phase précontractuelle, le niveau d’exigence du client quant aux résultats (notamment en matière de réponses fournies par un chatbot), Polaria Tech ne saurait garantir l’atteinte de résultats spécifiques ni le respect d’échéances impératives.

Polaria Tech s’efforce néanmoins, dans la mesure du possible, de respecter les échéances indicatives convenues avec le client et de mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour atteindre les objectifs définis.

Le client reconnaît et accepte en particulier que :

- les performances des systèmes d’intelligence artificielle générative ne permettent pas de garantir un taux de satisfaction ou de précision de 100 % ;

- les résultats obtenus peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, notamment la qualité des données communiquées par le client, les cas d’usage et les ajustements nécessaires en cours de projet ;

- les délais de déploiement peuvent être affectés par le niveau de maturité du système d’information du client, ainsi que par des contraintes techniques ou des besoins d’adaptation imprévus.

En conséquence, aucun retard ni écart par rapport aux délais prévisionnels ne pourra engager la responsabilité de Polaria Tech, dès lors que celle-ci a mis en œuvre tous les moyens raisonnables pour exécuter ses obligations, sauf stipulation contraire expressément convenue entre les Parties.

6. Conditions de résiliation et règlement des litiges

6.1 Résiliation à l’échéance (fin d’abonnement)

Le Client peut décider de ne pas renouveler son abonnement à l’arrivée du terme de la période initiale ou de l’une de ses périodes de renouvellement. Pour ce faire, il devra notifier sa décision de résiliation à Polaria Tech au moins trois (3) mois avant la date d’échéance de l’abonnement en cours. Cette notification devra être effectuée par écrit, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen écrit permettant de prouver la date de réception. En cas de respect de ce préavis, le contrat prendra fin à la date d’expiration de l’abonnement en cours, sans frais ni pénalité pour le Client (sous réserve du paiement des sommes éventuellement dues jusqu’à cette date). À défaut de notification dans le délai imparti, l’abonnement sera reconduit automatiquement selon les modalités de l’article 3.3, et le Client sera tenu au paiement de la nouvelle période d’abonnement.

6.2 Résiliation anticipée pour manquement

En cas de manquement grave par l’une des parties à ses obligations contractuelles, non réparé dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la réception d’une mise en demeure adressée par l’autre partie, la partie lésée pourra notifier à l’autre la résiliation de plein droit du contrat, sans préjudice de tous dommages-intérêts auxquels elle pourrait prétendre. Constitue notamment un manquement grave de la part du Client le non-paiement de factures échues depuis plus de trente (30) jours ou la violation des clauses de propriété intellectuelle (article 4) ou d’utilisation licite des Services (article 2.4). De même, un manquement grave de la part de Polaria Tech pourrait être, par exemple, l’inaccessibilité complète des Services pendant une durée anormalement longue sans raison valable. La résiliation pour manquement n’affecte pas le droit de Polaria Tech de réclamer le paiement des prestations déjà fournies jusqu’à la date de prise d’effet de la résiliation.

6.3 Conséquences de la fin du contrat

En cas de cessation du contrat (quelle qu’en soit la cause), l’accès du Client aux Services sera désactivé à la date effective de fin d’abonnement. Il incombe au Client d’exporter, s’il le souhaite, les données qu’il aurait stockées dans les Services avant cette date. Polaria Tech pourra supprimer ou rendre inaccessibles les données du Client stockées sur ses serveurs au-delà d’un certain délai suivant la fin du contrat (par exemple, 30 jours), sauf obligation légale de conservation contraire. Sur demande expresse du Client faite avant la fin du contrat, Polaria Tech pourra fournir au Client une copie de ses données dans un format standard, dans la mesure où cette demande est raisonnable et techniquement réalisable. Polaria Tech ne saurait être tenue de conserver les données du Client indéfiniment après la fin du contrat en l’absence d’accord spécifique.

6.4 Loi applicable et juridiction

Les présentes CGS et le contrat conclu entre Polaria Tech et le Client sont soumis au droit français. En cas de litige relatif à l’exécution ou l’interprétation des présentes, les parties s’efforceront de trouver une solution amiable dans un délai raisonnable. À défaut d’accord amiable, compétence expresse est attribuée aux tribunaux compétents du ressort du siège social de Polaria Tech, sauf disposition légale impérative contraire. Cette clause attributive de compétence s’applique sous réserve que le Client agisse en qualité de professionnel ; si le Client a la qualité de consommateur au sens du Code de la consommation (hypothèse normalement exclue dans le cadre des Services professionnels de Polaria Tech), il pourra alors saisir, à son choix, l’une des juridictions territorialement compétentes en vertu du Code de procédure civile.

7. Protection des données personnelles

Polaria Tech attache une grande importance à la protection des données personnelles et s’engage à respecter la réglementation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi française n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite Loi Informatique et Libertés).

7.1 Données traitées et finalités

Dans le cadre de la fourniture des Services, Polaria Tech est susceptible de traiter des données personnelles concernant le Client et/ou les utilisateurs des Services. Ces données peuvent inclure notamment :

   Pour la gestion de la relation contractuelle avec le Client (Polaria Tech agissant en qualité de responsable de traitement) : les noms, prénoms, coordonnées professionnelles (email, téléphone, poste occupé) des interlocuteurs du Client, informations de connexion au compte, données de facturation et paiement. Ces données sont utilisées pour la gestion du compte client, la fourniture des Services, la facturation, le support technique, et la communication d’informations liées au contrat ou aux Services.
   Pour l’utilisation même des Services (Polaria Tech agissant en qualité de sous-traitant pour le compte du Client) : les données que le Client ou ses utilisateurs finaux saisissent, communiquent ou génèrent via le chatbot ou la messagerie collaborative. Cela peut inclure le contenu des messages échangés, les informations fournies par un utilisateur final au chatbot (par exemple, une demande de support contenant des coordonnées ou des données techniques), etc. Ces données sont traitées par Polaria Tech uniquement pour le compte du Client, afin d’exécuter le Service demandé (répondre aux questions, acheminer les messages, etc.).

7.2 Rôles des parties (responsable de traitement et sous-traitant)

Pour les données personnelles collectées directement par Polaria Tech auprès du Client en tant que fournisseur (par exemple, données administratives du Client, gestion des utilisateurs de la plateforme), Polaria Tech agit en qualité de responsable du traitement. À ce titre, Polaria Tech détermine les finalités et moyens de ces traitements, qui sont exclusivement liés à la bonne exécution du présent contrat et au respect de ses obligations légales (tenue de la comptabilité, gestion des comptes clients, etc.).

Concernant les données personnelles traitées par Polaria Tech dans le cadre de l’utilisation des Services par le Client (notamment les données des utilisateurs finaux du Client transitant par le chatbot ou la messagerie), le Client est le responsable du traitement principal, et Polaria Tech agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD. Polaria Tech n’intervient sur ces données que sur instruction du Client et pour les seules finalités de fournir techniquement le Service. Polaria Tech s’engage à ne pas exploiter ces données à d’autres fins, à en préserver la confidentialité et à prendre les mesures de sécurité appropriées pour en empêcher l’accès ou l’altération non autorisés.

7.3 Conservation des données personnelles

Les données personnelles collectées et traitées par Polaria Tech dans le cadre de la gestion du contrat (données « Client ») sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, augmentée du délai de prescription légale applicable (en principe 5 ans) pour permettre à Polaria Tech de défendre ses droits en cas de litige. Les données traitées pour le compte du Client via les Services (contenu des échanges, etc.) sont conservées par Polaria Tech pendant la durée nécessaire à la fourniture du Service et éventuellement une durée limitée après la fin du contrat, conformément à l’article 6.3 des présentes, sauf instruction contraire du Client ou obligation légale spécifique.

7.4 Droits des personnes

Conformément à la réglementation sur les données personnelles, les personnes concernées par un traitement de données effectué par Polaria Tech disposent des droits suivants concernant leurs données :

   Droit d’accès : droit d’obtenir confirmation que des données personnelles les concernant sont traitées et d’en recevoir une copie, ainsi que certaines informations sur les traitements effectués ;
   Droit de rectification : droit de demander la correction des données personnelles inexactes ou incomplètes ;
   Droit d’effacement (droit à l’oubli) : droit de demander la suppression de leurs données personnelles, dans les limites prévues par la loi (par exemple, ce droit peut être refusé si les données doivent être conservées pour respecter une obligation légale ou contractuelle) ;
   Droit d’opposition : droit de s’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de données personnelles les concernant lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Polaria Tech. Ils peuvent également s’opposer à tout moment à la prospection commerciale, le cas échéant ;
   Droit à la limitation : droit de demander le gel d’un traitement de données dans certaines situations (par exemple, le temps qu’une contestation sur l’exactitude des données soit résolue) ;
   Droit à la portabilité : droit, dans certains cas, de recevoir les données personnelles fournies à Polaria Tech dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander à Polaria Tech de transmettre ces données à un autre responsable de traitement lorsque c’est techniquement possible.

Pour exercer ces droits, la personne concernée peut envoyer sa demande à l’adresse suivante : dpo@polaria.ai. Polaria Tech pourra demander un justificatif d’identité si nécessaire et s’engage à répondre dans les délais légaux (un mois, prolongeable si nécessaire). Par ailleurs, chaque personne dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL) si elle estime que ses droits ne sont pas respectés.

7.5 Sécurité et confidentialité

Polaria Tech met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la confidentialité et l’intégrité des données personnelles traitées dans le cadre des Services. Ceci comprend, de manière non limitative, le contrôle des accès aux données, le chiffrement de certaines données sensibles, des protocoles de sécurisation des échanges et des procédures de sauvegarde. En cas de violation de données personnelles (au sens du RGPD) affectant les données traitées, Polaria Tech notifiera le Client dans les meilleurs délais et lui fournira les informations nécessaires ainsi qu’une assistance raisonnable pour permettre au Client de notifier cet incident à l’autorité de protection des données compétente et, le cas échéant, aux personnes concernées.

7.6 Sous-traitance et transferts de données

Le Client est informé que Polaria Tech peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs (prestataires techniques, hébergeurs, etc.) pour l’hébergement des données ou la fourniture de certaines fonctionnalités des Services. Polaria Tech s’engage à ne recourir qu’à des sous-traitants offrant des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles, et à les soumettre par contrat aux mêmes obligations que celles prévues dans la présente clause. Dans l’hypothèse où des données personnelles seraient transférées en dehors de l’Union européenne, Polaria Tech s’assurera que ce transfert soit encadré par les mécanismes juridiques appropriés prévus par la réglementation (par exemple, clauses contractuelles types de la Commission européenne, règles d’entreprise contraignantes, transfert vers un pays disposant d’une décision d’adéquation, etc.), afin de garantir un niveau de protection suffisant.

8. Dispositions finales

8.1 Intégralité du contrat

Les présentes CGS, complétées le cas échéant par les conditions particulières et le bon de commande ou devis signé par le Client, expriment l’intégralité de l’accord entre les parties concernant l’objet du contrat. Elles prévalent sur tout document ou accord antérieur, écrit ou oral, relatif au même objet.

8.2 Évolution des CGS

Polaria Tech se réserve le droit de modifier ou mettre à jour les présentes CGS. En cas de modification substantielle, le Client sera informé par tout moyen adéquat (par exemple, notification sur le site web de Polaria Tech, email ou mention dans la facture) au moins trente (30) jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions. Si le Client n’accepte pas ces modifications, il aura la faculté de résilier son abonnement dans les conditions de l’article 6.1 avant que les nouvelles CGS ne s’appliquent. À défaut de résiliation, les nouvelles CGS seront applicables à compter de la date indiquée.

8.3 Nullité partielle

Si l’une quelconque des dispositions des présentes CGS était déclarée nulle, illégale ou inapplicable par une décision de justice définitive, cette disposition serait réputée non écrite sans affecter la validité des autres stipulations, qui resteront pleinement en vigueur. Les parties s’efforceront alors de négocier de bonne foi une disposition de remplacement valable reflétant l’intention initiale.

8.4 Non-renonciation

Le fait pour l’une des parties de ne pas exiger à un moment l’exécution stricte par l’autre partie d’une stipulation quelconque du contrat ne pourra jamais être considéré comme une renonciation définitive à cette stipulation. Chaque partie pourra à tout moment ultérieurement exiger le respect strict de l’ensemble des obligations et conditions convenues.

8.5 Relations entre les parties

Aucune disposition des présentes CGS ne pourra être interprétée comme créant entre les parties une société de fait, une association, une coentreprise (joint-venture), un contrat de mandat, ou une relation de subordination autre que le lien de fournisseur à client prévu au contrat. Le Client agit en son nom propre et pour son compte, sans pouvoir engager Polaria Tech vis-à-vis des tiers, sauf autorisation expresse et préalable de cette dernière.

Version : 2.1 – Date de mise à jour : 18 juin 2026.
Les présentes mentions légales sont rédigées en français. Toute traduction, notamment en anglais, est fournie à titre informatif uniquement. En cas de divergence, d’ambiguïté ou de difficulté d’interprétation entre la version française et une version traduite, seule la version française fait foi.

Conditions Générales de Services (CGS)

1. Présentation de l’entreprise et des services

Ask Technologies (ci-après « Polaria Tech »), est une société spécialisée dans l’édition de logiciels d’intelligence artificielle. Elle conçoit, édite et déploie notamment des chatbots IA de type RAG (Retrieval-Augmented Generation) destinés au support interne et externe, ainsi qu’une plateforme de messagerie collaborative assistée par IA permettant de répondre en livechat aux prospects et clients. L’ensemble de ces solutions est désigné ci-après par les « Services ».

Les présentes Conditions Générales de Services (ci-après « CGS ») ont pour objet de définir les modalités et conditions selon lesquelles le client (ci-après « le Client ») peut accéder aux Services et les utiliser, ainsi que les droits et obligations de chaque partie. Toute souscription à l’un des Services ou simple utilisation de ceux-ci implique l’acceptation sans réserve des présentes CGS par le Client.

Les présentes Conditions Générales de Services s'appliquent, depuis le 1er mai 2025, à l'ensemble des produits et solutions édités et commercialisés par Polaria Tech, incluant notamment : LaPetiteMarianne, LePetitMartin, LesPetitsBots, Polaria Tech et Xenoapp.

2. Modalités d’inscription et d’accès aux Services

2.1 Inscription et souscription

Le Client peut souscrire aux Services de Polaria Tech en signant un contrat ou un devis émis par Polaria Tech, ou via tout autre processus d’inscription mis en place par Polaria Tech. Le Client s’engage à fournir des informations exactes, à jour et sincères lors de la souscription (raison sociale, coordonnées, etc.). En cas d’inscription en ligne, le Client devra créer un compte et accepter électroniquement les CGS. Le cas échéant, un identifiant et un mot de passe seront attribués au Client, qui sera seul responsable de leur confidentialité et de leur utilisation.

2.2 Accès aux Services

Une fois la souscription finalisée et le paiement effectué (voir article 3), Polaria Tech ouvre l’accès aux Services pour la durée de l’abonnement souscrit. Les Services sont accessibles en ligne, généralement 24h/24 et 7j/7, sous réserve des périodes de maintenance technique, de mises à jour ou d’éventuelles interruptions indépendantes de la volonté de Polaria Tech (p. ex. en cas de force majeure). Polaria Tech s’efforcera d’informer le Client en cas d’indisponibilité planifiée des Services (maintenance programmée) et de limiter les perturbations.

2.3 Configuration requise

Le Client est informé que l’utilisation des Services nécessite une connexion Internet et éventuellement un navigateur web récent ou un environnement technique adéquat. Il lui appartient de disposer des équipements, logiciels et connexions nécessaires. Polaria Tech ne saurait être tenue responsable des difficultés d’accès dues à des paramètres externes au Service (pannes internet, incompatibilités matérielles du côté du Client, etc.).

2.4 Utilisation des Services – Obligations du Client

Le Client s’engage à utiliser les Services conformément à leur destination, aux présentes CGS et aux lois et réglementations en vigueur. En particulier, le Client s’interdit :

   d’utiliser les Services à des fins illégales, illicites ou contraires à l’ordre public et aux bonnes mœurs (par exemple, pour diffuser des contenus violents, diffamatoires, haineux ou contraires aux lois) ;
   de détourner les Services de leur finalité, notamment d’utiliser la plateforme de messagerie ou le chatbot à des fins autres que la communication avec ses utilisateurs, prospects ou clients dans le cadre professionnel convenu ;
   de tenter d’accéder ou de s’introduire dans les systèmes d’information de Polaria Tech ou d’un tiers de manière non autorisée, ou de porter atteinte à l’intégrité ou à la sécurité des Services ;
   de transmettre au travers des Services des virus, chevaux de Troie ou tout autre code malveillant susceptible d’endommager le Service ou les données des autres utilisateurs ;
   plus généralement, de porter atteinte aux droits de tiers (y compris droits de propriété intellectuelle ou droit à la vie privée) via l’utilisation des Services.

Le Client est responsable de l’utilisation des Services par ses employés, agents ou toute personne à qui il permet d’accéder aux Services. Il veillera à ce que ces utilisateurs autorisés respectent également les présentes CGS. En cas de manquement grave ou répété aux règles d’utilisation ci-dessus, Polaria Tech se réserve le droit de suspendre ou limiter l’accès aux Services, après information du Client, et le cas échéant de résilier le contrat selon les modalités de l’article 6.

Les engagements de qualité de service (disponibilité, performance, support, temps de rétablissement) sont définis dans l'Accord de Niveau de Service (SLA) annexé au présent contrat. En cas de contradiction entre les CGS et le SLA, le SLA prévaut pour tout ce qui concerne les niveaux de service.

Obligation d'information sur l'usage de l'IA (AI Act, article 50) : Conformément au Règlement européen sur l'Intelligence Artificielle (AI Act), le Client, en sa qualité de déployeur du chatbot IA de Polaria Tech, est tenu d'informer les utilisateurs finaux qu'ils interagissent avec un système d'intelligence artificielle et non avec un être humain. Cette information doit être fournie de manière claire, visible et préalable à toute interaction, sauf dans les cas où le contexte le rend évident. Le Client s'engage à mettre en place les mentions, messages ou dispositifs visuels nécessaires à cette information dans son environnement de déploiement. Le non-respect de cette obligation relève de la seule responsabilité du Client en sa qualité de déployeur au sens de l'AI Act, Polaria Tech ayant satisfait à ses propres obligations en tant que fournisseur.

3. Conditions de paiement et de renouvellement

3.1 Abonnements et prix

Les Services de Polaria Tech sont proposés sous forme d’abonnement d’une durée déterminée. Deux formules d’engagement sont disponibles :

   Abonnement annuel (12 mois) : le Service est souscrit pour une durée initiale d’un (1) an.
   Abonnement triannuel (36 mois) : le Service est souscrit pour une durée initiale de trois (3) ans.

Les tarifs des abonnements sont indiqués en euros hors taxes (HT) et correspondent aux tarifs en vigueur au jour de la commande ou de la signature du contrat. Sauf mention contraire, ces tarifs comprennent l’accès aux Services souscrits, à l’exclusion des services complémentaires optionnels (voir article 3.4). Polaria Tech se réserve le droit de modifier ses tarifs à l’occasion du renouvellement de l’abonnement (voir article 3.3), en informant le Client des nouveaux tarifs en amont du renouvellement.

3.2 Modalités de facturation et paiement

La facturation de l’abonnement intervient à la signature du contrat ou à la validation de la commande. Le prix de l’abonnement correspondant à la durée initiale choisie est facturé en totalité dès la souscription. Le paiement est exigible à la signature, sauf échéancier particulier convenu par écrit entre les parties. Le règlement pourra s’effectuer par les moyens de paiement acceptés par Polaria Tech (par exemple, virement bancaire ou prélèvement). En cas de retard de paiement, des pénalités de retard pourront être appliquées de plein droit, calculées conformément à la législation en vigueur, et Polaria Tech se réserve la faculté de suspendre l’accès aux Services jusqu’au complet paiement des sommes dues.

Par dérogation, pour les Clients relevant du secteur public soumis aux règles de la comptabilité publique, les modalités de facturation et de paiement pourront être adaptées par accord écrit entre les Parties, notamment pour prévoir une facturation au service fait ou par jalons conformément aux exigences du Code de la commande publique.

En cas de transmission par le Client de Conditions Générales d'Achat (CGA) ou de tout document contractuel unilatéral imposant des conditions différentes des présentes CGS, ces documents ne seront opposables à Polaria Tech que s'ils ont été expressément acceptés par écrit par Polaria Tech préalablement à la conclusion du contrat. À défaut d'acceptation écrite expresse, les présentes CGS prévalent sur tout document émanant du Client, y compris les bons de commande, cahiers des charges ou conditions générales d'achat, quand bien même ces documents seraient postérieurs aux présentes.

3.3 Renouvellement de l’abonnement

À l’issue de la période initiale d’abonnement, celui-ci se renouvellera automatiquement par tacite reconduction pour une durée identique à la durée initiale (par exemple, un an supplémentaire pour un abonnement annuel), sauf résiliation notifiée par l’une ou l’autre des parties dans les conditions prévues à l’article 6. Polaria Tech notifiera au Client l’échéance prochaine de son abonnement et toute modification tarifaire au moins trois (3) mois avant la date de renouvellement. Le prix de l’abonnement renouvelé sera facturé au début de la nouvelle période, et payable selon les mêmes modalités que décrites ci-dessus.

3.4 Date de prise d’effet de l’abonnement – Date anniversaire

Par dérogation aux stipulations relatives à la facturation prévues à l’article 3.2, les Parties conviennent que la date de prise d’effet de l’abonnement, servant notamment de référence pour le calcul de la durée contractuelle, de la date anniversaire et des échéances de renouvellement, est fixée à la date de mise en production effective du chatbot d’intelligence artificielle fourni par Polaria Tech pour le Client.

La mise en production s’entend de la date à laquelle le chatbot est rendu opérationnel dans l’environnement du Client et accessible à ses utilisateurs finaux conformément aux spécifications convenues.

À défaut de mise en production dans un délai de trois (3) mois à compter de la signature du devis ou du bon de commande, et sauf retard imputable au Client ou résultant d’un manquement de celui-ci à ses obligations (notamment en cas de défaut de transmission des éléments nécessaires, validations tardives ou demandes de modifications substantielles), la date de prise d’effet de l’abonnement sera réputée correspondre à l’expiration dudit délai de trois (3) mois.

En tout état de cause, les dispositions du présent article n’affectent pas les modalités de facturation prévues à l’article 3.2, la facturation de l’abonnement demeurant exigible à la signature du contrat ou du devis, sauf stipulation particulière contraire expressément convenue entre les Parties.

3.5 Services complémentaires

Parallèlement à l’abonnement principal, Polaria Tech peut proposer des services complémentaires optionnels, tels que des prestations de formation, d’assistance personnalisée, de paramétrage sur mesure, de développement additionnel ou tout autre service connexe visant à optimiser l’utilisation des Services. Ces services complémentaires feront l’objet d’un devis et d’une facturation séparés, acceptés préalablement par le Client. Sauf conditions particulières contraires, les présentes CGS sont également applicables à ces services complémentaires, dans la mesure où elles s’y prêtent.

4. Propriété intellectuelle

L’ensemble des Services, ainsi que tous les éléments qui les composent (notamment les logiciels, applications, algorithmes, modèles d’IA, interfaces, bases de données, documentations, textes, images, logos, designs), sont la propriété exclusive de Polaria Tech et/ou de ses éventuels concédants de licence. Ces éléments sont protégés par le droit d’auteur, le droit des bases de données, le droit des marques et tout autre droit de propriété intellectuelle applicable. La mise à disposition des Services dans le cadre des présentes CGS n’entraîne aucun transfert de propriété intellectuelle au bénéfice du Client, à l’exception d’un droit d’utilisation limité et non exclusif, tel que défini ci-après.

Polaria Tech concède au Client, pour la durée du contrat et dans le monde entier, un droit personnel, non exclusif, non transférable et non sous-licenciable d’accéder et d’utiliser les Services souscrits, strictement pour les besoins professionnels internes du Client, conformément à leur destination et aux conditions du contrat. Tout droit qui n’est pas expressément accordé au Client en vertu des présentes reste la prérogative exclusive de Polaria Tech.

Le Client s’engage à ne pas porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle de Polaria Tech. En particulier, il lui est interdit de :

   copier, reproduire, distribuer ou modifier tout ou partie des éléments des Services, sauf dans les limites autorisées par la loi ou par Polaria Tech ;
   procéder à de la rétro-ingénierie, décompiler ou désassembler les logiciels fournis, sauf exceptions légales impératives (par exemple, pour assurer l’interopérabilité au sens de l’article L.122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle, et sous réserve d’en informer préalablement Polaria Tech) ;
   supprimer ou altérer les mentions de droits d’auteur, de marques ou toute indication de propriété figurant sur les interfaces ou dans le code des Services.

Contenus du Client :
Le Client peut être amené à intégrer ou fournir des contenus et données lui appartenant pour utiliser les Services (par exemple, base de connaissances pour alimenter le chatbot, informations ou messages échangés via la messagerie collaborative, etc.). Le Client conserve l’entière propriété intellectuelle et juridique des contenus qu’il fournit. Le Client garantit à Polaria Tech qu’il dispose de tous les droits et autorisations nécessaires sur ces contenus et données, et que ceux-ci ne portent pas atteinte aux droits de tiers. Il autorise Polaria Tech à utiliser ces contenus strictement pour les besoins de l’exécution des Services (y compris pour le traitement par les algorithmes d’IA, l’affichage dans les interfaces de chatbot ou de messagerie, la sauvegarde des conversations, etc.). Polaria Tech s’engage à ne pas utiliser les données du Client à d’autres fins que la fourniture des Services, ni à les divulguer à des tiers (hors sous-traitants éventuels soumis aux mêmes obligations de confidentialité), sauf obligation légale ou demande d’une autorité compétente.

5. Responsabilité et garanties

5.1 Garantie de fonctionnement des Services

Polaria Tech s’engage à apporter tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture des Services, conformément aux règles de l’art et aux spécifications convenues avec le Client. Elle assure une maintenance corrective et évolutive des Services de manière à en garantir le bon fonctionnement et une continuité raisonnable. Néanmoins, le Client reconnaît que, compte tenu de la nature innovante de l’intelligence artificielle et des technologies logicielles, Polaria Tech ne garantit pas que les Services fonctionneront sans interruption ni sans erreur, ni qu’ils répondront à l’intégralité des besoins spécifiques du Client qui n’auraient pas été expressément prévus dans le contrat. Polaria Tech s’engage à remédier aux dysfonctionnements techniques signalés par le Client dans les meilleurs délais raisonnables.

5.2 Qualité des informations fournies par l’IA

Les Services de chatbot et de messagerie de Polaria Tech intègrent des réponses générées par intelligence artificielle. Polaria Tech met en œuvre des techniques de pointe (notamment RAG) pour fournir des réponses pertinentes en s’appuyant sur des données disponibles. Toutefois, Polaria Tech ne peut garantir l’exactitude, l’exhaustivité ou l’infaillibilité de ces réponses automatisées. Le Client est responsable de la vérification des informations importantes fournies par le chatbot ou l’IA avant de prendre des décisions ou d’agir en se fondant sur ces informations. Polaria Tech ne pourra être tenue responsable des conséquences d’une action ou décision prise par le Client ou un utilisateur final sur la base d’une réponse fournie par l’IA, si cette réponse s’avérait erronée, incomplète ou inadaptée.

5.3 Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité de Polaria Tech envers le Client, tous faits générateurs et préjudices confondus, est strictement limitée au montant effectivement payé par le Client à Polaria Tech au titre de l’abonnement au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur de responsabilité. Polaria Tech ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects ou consécutifs subis par le Client ou les tiers du fait de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser les Services, quand bien même Polaria Tech aurait été avertie de la possibilité de tels dommages. Sont considérés comme dommages indirects (notamment mais sans s’y limiter) la perte de chiffre d’affaires ou de profits, la perte de clientèle, l’atteinte à l’image de marque, la perte de données, ou encore les coûts liés à l’obtention de produits ou services de remplacement.

5.4 Responsabilité du Client

Le Client est seul responsable de l’utilisation qu’il fait des Services, ainsi que des résultats obtenus, décisions prises ou actions menées sur la base des informations fournies via les Services. Le Client s’engage à utiliser les Services dans le respect des lois, y compris en matière de protection des données personnelles et de respect de la vie privée dans ses interactions avec ses propres utilisateurs finaux. Le Client garantit Polaria Tech contre toutes conséquences (y compris frais, condamnations, honoraires d’avocat) résultant d’une réclamation ou action de tiers liée à l’utilisation des Services par le Client en violation des présentes CGS ou des dispositions légales applicables.

5.5 Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement à ses obligations contractuelles causé par un événement de force majeure, au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence française. Dans un premier temps, l’exécution des obligations nées du présent contrat sera suspendue pendant la durée de l’événement de force majeure. Si le cas de force majeure perdure au-delà d’une durée raisonnable (par exemple, plus de soixante (60) jours consécutifs), chacune des parties aura la faculté de résilier le contrat par notification écrite à l’autre partie, sans indemnité, sous réserve d’en informer l’autre partie.

5.6 Qualité de structuration des connaissances fournies par le Client

La pertinence et la fiabilité des réponses générées par le chatbot d'intelligence artificielle de Polaria Tech reposent en partie sur la qualité de la base de connaissances constituée et alimentée par le Client. Dans la mesure où la technologie utilisée (notamment le RAG — Retrieval-Augmented Generation) indexe et exploite les contenus fournis par le Client, la cohérence, l'exactitude et la hiérarchisation de ces contenus conditionnent directement la qualité des réponses produites.

En conséquence, Polaria Tech ne saurait être tenue responsable des résultats insuffisants, erronés, incomplets ou inadaptés fournis par le chatbot lorsque ces dysfonctionnements résultent, en tout ou en partie, de connaissances transmises par le Client qui ne sont pas correctement structurées et hiérarchisées. Est notamment considérée comme insuffisamment structurée une base de connaissances ne faisant pas usage de niveaux de titres distincts (titres de premier niveau, de deuxième niveau, etc.) permettant au système d'IA d'identifier, de segmenter et de restituer l'information de manière pertinente.

Il appartient au Client de s'assurer que les documents, fichiers et contenus intégrés dans la base de connaissances respectent les bonnes pratiques de structuration documentaire.

À cet égard, Polaria Tech peut, sur demande du Client, fournir des conseils et recommandations relatifs à ces bonnes pratiques, sans que cela ne constitue une obligation d'accompagnement systématique.

En l'absence de respect de ces bonnes pratiques, Polaria Tech ne saurait être tenue responsable de la qualité des réponses générées par le chatbot, ni des conséquences pouvant en résulter pour le Client ou ses utilisateurs finaux.

5.7 Obligation de moyens : délais et performance des solutions d’intelligence artificielle

Polaria Tech n’est tenue qu’à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations. Sauf stipulation contraire expressément convenue entre les Parties, Polaria Tech ne s’engage pas sur des délais de livraison fermes.

En raison de la nature évolutive, probabiliste et non déterministe des technologies d’intelligence artificielle générative, ainsi que de l’impossibilité de déterminer avec précision, en phase précontractuelle, le niveau d’exigence du client quant aux résultats (notamment en matière de réponses fournies par un chatbot), Polaria Tech ne saurait garantir l’atteinte de résultats spécifiques ni le respect d’échéances impératives.

Polaria Tech s’efforce néanmoins, dans la mesure du possible, de respecter les échéances indicatives convenues avec le client et de mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour atteindre les objectifs définis.

Le client reconnaît et accepte en particulier que :

- les performances des systèmes d’intelligence artificielle générative ne permettent pas de garantir un taux de satisfaction ou de précision de 100 % ;

- les résultats obtenus peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, notamment la qualité des données communiquées par le client, les cas d’usage et les ajustements nécessaires en cours de projet ;

- les délais de déploiement peuvent être affectés par le niveau de maturité du système d’information du client, ainsi que par des contraintes techniques ou des besoins d’adaptation imprévus.

En conséquence, aucun retard ni écart par rapport aux délais prévisionnels ne pourra engager la responsabilité de Polaria Tech, dès lors que celle-ci a mis en œuvre tous les moyens raisonnables pour exécuter ses obligations, sauf stipulation contraire expressément convenue entre les Parties.

6. Conditions de résiliation et règlement des litiges

6.1 Résiliation à l’échéance (fin d’abonnement)

Le Client peut décider de ne pas renouveler son abonnement à l’arrivée du terme de la période initiale ou de l’une de ses périodes de renouvellement. Pour ce faire, il devra notifier sa décision de résiliation à Polaria Tech au moins trois (3) mois avant la date d’échéance de l’abonnement en cours. Cette notification devra être effectuée par écrit, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen écrit permettant de prouver la date de réception. En cas de respect de ce préavis, le contrat prendra fin à la date d’expiration de l’abonnement en cours, sans frais ni pénalité pour le Client (sous réserve du paiement des sommes éventuellement dues jusqu’à cette date). À défaut de notification dans le délai imparti, l’abonnement sera reconduit automatiquement selon les modalités de l’article 3.3, et le Client sera tenu au paiement de la nouvelle période d’abonnement.

6.2 Résiliation anticipée pour manquement

En cas de manquement grave par l’une des parties à ses obligations contractuelles, non réparé dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la réception d’une mise en demeure adressée par l’autre partie, la partie lésée pourra notifier à l’autre la résiliation de plein droit du contrat, sans préjudice de tous dommages-intérêts auxquels elle pourrait prétendre. Constitue notamment un manquement grave de la part du Client le non-paiement de factures échues depuis plus de trente (30) jours ou la violation des clauses de propriété intellectuelle (article 4) ou d’utilisation licite des Services (article 2.4). De même, un manquement grave de la part de Polaria Tech pourrait être, par exemple, l’inaccessibilité complète des Services pendant une durée anormalement longue sans raison valable. La résiliation pour manquement n’affecte pas le droit de Polaria Tech de réclamer le paiement des prestations déjà fournies jusqu’à la date de prise d’effet de la résiliation.

6.3 Conséquences de la fin du contrat

En cas de cessation du contrat (quelle qu’en soit la cause), l’accès du Client aux Services sera désactivé à la date effective de fin d’abonnement. Il incombe au Client d’exporter, s’il le souhaite, les données qu’il aurait stockées dans les Services avant cette date. Polaria Tech pourra supprimer ou rendre inaccessibles les données du Client stockées sur ses serveurs au-delà d’un certain délai suivant la fin du contrat (par exemple, 30 jours), sauf obligation légale de conservation contraire. Sur demande expresse du Client faite avant la fin du contrat, Polaria Tech pourra fournir au Client une copie de ses données dans un format standard, dans la mesure où cette demande est raisonnable et techniquement réalisable. Polaria Tech ne saurait être tenue de conserver les données du Client indéfiniment après la fin du contrat en l’absence d’accord spécifique.

6.4 Loi applicable et juridiction

Les présentes CGS et le contrat conclu entre Polaria Tech et le Client sont soumis au droit français. En cas de litige relatif à l’exécution ou l’interprétation des présentes, les parties s’efforceront de trouver une solution amiable dans un délai raisonnable. À défaut d’accord amiable, compétence expresse est attribuée aux tribunaux compétents du ressort du siège social de Polaria Tech, sauf disposition légale impérative contraire. Cette clause attributive de compétence s’applique sous réserve que le Client agisse en qualité de professionnel ; si le Client a la qualité de consommateur au sens du Code de la consommation (hypothèse normalement exclue dans le cadre des Services professionnels de Polaria Tech), il pourra alors saisir, à son choix, l’une des juridictions territorialement compétentes en vertu du Code de procédure civile.

7. Protection des données personnelles

Polaria Tech attache une grande importance à la protection des données personnelles et s’engage à respecter la réglementation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi française n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite Loi Informatique et Libertés).

7.1 Données traitées et finalités

Dans le cadre de la fourniture des Services, Polaria Tech est susceptible de traiter des données personnelles concernant le Client et/ou les utilisateurs des Services. Ces données peuvent inclure notamment :

   Pour la gestion de la relation contractuelle avec le Client (Polaria Tech agissant en qualité de responsable de traitement) : les noms, prénoms, coordonnées professionnelles (email, téléphone, poste occupé) des interlocuteurs du Client, informations de connexion au compte, données de facturation et paiement. Ces données sont utilisées pour la gestion du compte client, la fourniture des Services, la facturation, le support technique, et la communication d’informations liées au contrat ou aux Services.
   Pour l’utilisation même des Services (Polaria Tech agissant en qualité de sous-traitant pour le compte du Client) : les données que le Client ou ses utilisateurs finaux saisissent, communiquent ou génèrent via le chatbot ou la messagerie collaborative. Cela peut inclure le contenu des messages échangés, les informations fournies par un utilisateur final au chatbot (par exemple, une demande de support contenant des coordonnées ou des données techniques), etc. Ces données sont traitées par Polaria Tech uniquement pour le compte du Client, afin d’exécuter le Service demandé (répondre aux questions, acheminer les messages, etc.).

7.2 Rôles des parties (responsable de traitement et sous-traitant)

Pour les données personnelles collectées directement par Polaria Tech auprès du Client en tant que fournisseur (par exemple, données administratives du Client, gestion des utilisateurs de la plateforme), Polaria Tech agit en qualité de responsable du traitement. À ce titre, Polaria Tech détermine les finalités et moyens de ces traitements, qui sont exclusivement liés à la bonne exécution du présent contrat et au respect de ses obligations légales (tenue de la comptabilité, gestion des comptes clients, etc.).

Concernant les données personnelles traitées par Polaria Tech dans le cadre de l’utilisation des Services par le Client (notamment les données des utilisateurs finaux du Client transitant par le chatbot ou la messagerie), le Client est le responsable du traitement principal, et Polaria Tech agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD. Polaria Tech n’intervient sur ces données que sur instruction du Client et pour les seules finalités de fournir techniquement le Service. Polaria Tech s’engage à ne pas exploiter ces données à d’autres fins, à en préserver la confidentialité et à prendre les mesures de sécurité appropriées pour en empêcher l’accès ou l’altération non autorisés.

7.3 Conservation des données personnelles

Les données personnelles collectées et traitées par Polaria Tech dans le cadre de la gestion du contrat (données « Client ») sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, augmentée du délai de prescription légale applicable (en principe 5 ans) pour permettre à Polaria Tech de défendre ses droits en cas de litige. Les données traitées pour le compte du Client via les Services (contenu des échanges, etc.) sont conservées par Polaria Tech pendant la durée nécessaire à la fourniture du Service et éventuellement une durée limitée après la fin du contrat, conformément à l’article 6.3 des présentes, sauf instruction contraire du Client ou obligation légale spécifique.

7.4 Droits des personnes

Conformément à la réglementation sur les données personnelles, les personnes concernées par un traitement de données effectué par Polaria Tech disposent des droits suivants concernant leurs données :

   Droit d’accès : droit d’obtenir confirmation que des données personnelles les concernant sont traitées et d’en recevoir une copie, ainsi que certaines informations sur les traitements effectués ;
   Droit de rectification : droit de demander la correction des données personnelles inexactes ou incomplètes ;
   Droit d’effacement (droit à l’oubli) : droit de demander la suppression de leurs données personnelles, dans les limites prévues par la loi (par exemple, ce droit peut être refusé si les données doivent être conservées pour respecter une obligation légale ou contractuelle) ;
   Droit d’opposition : droit de s’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de données personnelles les concernant lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Polaria Tech. Ils peuvent également s’opposer à tout moment à la prospection commerciale, le cas échéant ;
   Droit à la limitation : droit de demander le gel d’un traitement de données dans certaines situations (par exemple, le temps qu’une contestation sur l’exactitude des données soit résolue) ;
   Droit à la portabilité : droit, dans certains cas, de recevoir les données personnelles fournies à Polaria Tech dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander à Polaria Tech de transmettre ces données à un autre responsable de traitement lorsque c’est techniquement possible.

Pour exercer ces droits, la personne concernée peut envoyer sa demande à l’adresse suivante : dpo@polaria.ai. Polaria Tech pourra demander un justificatif d’identité si nécessaire et s’engage à répondre dans les délais légaux (un mois, prolongeable si nécessaire). Par ailleurs, chaque personne dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL) si elle estime que ses droits ne sont pas respectés.

7.5 Sécurité et confidentialité

Polaria Tech met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la confidentialité et l’intégrité des données personnelles traitées dans le cadre des Services. Ceci comprend, de manière non limitative, le contrôle des accès aux données, le chiffrement de certaines données sensibles, des protocoles de sécurisation des échanges et des procédures de sauvegarde. En cas de violation de données personnelles (au sens du RGPD) affectant les données traitées, Polaria Tech notifiera le Client dans les meilleurs délais et lui fournira les informations nécessaires ainsi qu’une assistance raisonnable pour permettre au Client de notifier cet incident à l’autorité de protection des données compétente et, le cas échéant, aux personnes concernées.

7.6 Sous-traitance et transferts de données

Le Client est informé que Polaria Tech peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs (prestataires techniques, hébergeurs, etc.) pour l’hébergement des données ou la fourniture de certaines fonctionnalités des Services. Polaria Tech s’engage à ne recourir qu’à des sous-traitants offrant des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles, et à les soumettre par contrat aux mêmes obligations que celles prévues dans la présente clause. Dans l’hypothèse où des données personnelles seraient transférées en dehors de l’Union européenne, Polaria Tech s’assurera que ce transfert soit encadré par les mécanismes juridiques appropriés prévus par la réglementation (par exemple, clauses contractuelles types de la Commission européenne, règles d’entreprise contraignantes, transfert vers un pays disposant d’une décision d’adéquation, etc.), afin de garantir un niveau de protection suffisant.

8. Dispositions finales

8.1 Intégralité du contrat

Les présentes CGS, complétées le cas échéant par les conditions particulières et le bon de commande ou devis signé par le Client, expriment l’intégralité de l’accord entre les parties concernant l’objet du contrat. Elles prévalent sur tout document ou accord antérieur, écrit ou oral, relatif au même objet.

8.2 Évolution des CGS

Polaria Tech se réserve le droit de modifier ou mettre à jour les présentes CGS. En cas de modification substantielle, le Client sera informé par tout moyen adéquat (par exemple, notification sur le site web de Polaria Tech, email ou mention dans la facture) au moins trente (30) jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions. Si le Client n’accepte pas ces modifications, il aura la faculté de résilier son abonnement dans les conditions de l’article 6.1 avant que les nouvelles CGS ne s’appliquent. À défaut de résiliation, les nouvelles CGS seront applicables à compter de la date indiquée.

8.3 Nullité partielle

Si l’une quelconque des dispositions des présentes CGS était déclarée nulle, illégale ou inapplicable par une décision de justice définitive, cette disposition serait réputée non écrite sans affecter la validité des autres stipulations, qui resteront pleinement en vigueur. Les parties s’efforceront alors de négocier de bonne foi une disposition de remplacement valable reflétant l’intention initiale.

8.4 Non-renonciation

Le fait pour l’une des parties de ne pas exiger à un moment l’exécution stricte par l’autre partie d’une stipulation quelconque du contrat ne pourra jamais être considéré comme une renonciation définitive à cette stipulation. Chaque partie pourra à tout moment ultérieurement exiger le respect strict de l’ensemble des obligations et conditions convenues.

8.5 Relations entre les parties

Aucune disposition des présentes CGS ne pourra être interprétée comme créant entre les parties une société de fait, une association, une coentreprise (joint-venture), un contrat de mandat, ou une relation de subordination autre que le lien de fournisseur à client prévu au contrat. Le Client agit en son nom propre et pour son compte, sans pouvoir engager Polaria Tech vis-à-vis des tiers, sauf autorisation expresse et préalable de cette dernière.