Version: 2.0 – Last updated: May 19, 2026.
These legal notices are drafted in French. Any translation, particularly into English, is provided for informational purposes only. In the event of any discrepancy, ambiguity, or difficulty in interpretation between the French version and a translated version, only the French version shall prevail.

General Terms of Use (ToU)

1. Purpose and Scope of the Terms of Use

Ask Technologies (hereinafter referred to as "Polaria Tech"), a simplified joint-stock company with its registered office at 4 PLACE ALBERT EINSTEIN LE PRISME, 56000 VANNES, registered with the Vannes Trade and Companies Register under number 879858876, is a publisher of SaaS solutions for RAG (Retrieval Augmented Generation) artificial intelligence chatbots. These chatbots are designed for internal and external support for businesses and organizations, and are exclusively reserved for professional use.

These General Terms of Use (hereinafter referred to as "Terms of Use" or "ToU") define the conditions under which any professional user (hereinafter referred to as "the User" or "the Client") may access and use the platform and services offered by Polaria Tech (hereinafter referred to as "the Service"). These Terms of Use constitute a legal agreement between Polaria Tech and the User. They are distinct from any General Terms of Service or Sale (GTS/GTS) governing contractual and commercial aspects (such as subscription, billing, or service level), although some principles may be similar.

Acceptance: By accessing or using the Service, the User acknowledges having read these Terms of Use and accepts them without reservation. If the User does not agree to all the terms of use defined below, they must not access or use the Service. Polaria Tech reserves the right to deny access to the Service to any User who fails to comply with the Terms of Use.

2. Access to the Service

Polaria Tech's Service is exclusively for professionals acting within the scope of their business activities (companies, organizations, and their duly authorized representatives). Access to the Service may require the creation of a user account or the subscription to a plan, as stipulated in the General Terms of Service (GTS). The User agrees to provide accurate, up-to-date, and complete information upon registration (company name, representative's identity, contact details, etc.), and to update this information in the event of any changes.

User Account: Access to the Polaria Tech platform may be protected by a confidential username and password. The User is responsible for maintaining the confidentiality of their login credentials. Any action performed via their account is deemed to have been carried out by the User. In the event of loss, theft, or unauthorized use of their credentials, the User must promptly inform Polaria Tech so that the latter can take appropriate measures (e.g., password reset or account suspension).

Technical Conditions: The User is informed that access to the Service requires an Internet connection and appropriate equipment (computer, recent browser, etc.). All costs related to access (hardware, software, Internet connection, etc.) are the responsibility of the User. Polaria Tech strives to make the Service continuously accessible, subject to maintenance operations, updates, or technical constraints beyond its control.

Eligibility: By using the Service, the User confirms that they are acting in a professional capacity and have the legal capacity to contract and use this Service on their own behalf or on behalf of the entity they represent. The Service is not intended for individual consumers or minors. Polaria Tech may, if necessary, ask the User to provide proof of their professional status.

3. Service Description

Polaria Tech provides the Client with an online platform for creating and deploying intelligent chatbots. These AI-powered chatbots use a generative approach with data augmentation (Retrieval Augmented Generation), which allows them to provide precise and personalized responses by drawing on information sources provided by the Client (knowledge bases, internal documents, FAQs, company data, etc.). The Service aims to facilitate external customer support (after-sales service, online assistance, interactive FAQs for end-users) as well as internal support (employee assistance, internal knowledge center) within organizations.

Key Features: The Service notably allows the Client to create and configure one or more chatbots, import data or documents useful for responses (text files, spreadsheets, databases, etc.), integrate the chatbot into desired communication channels (website, internal application, messaging platforms...), and configure the AI's responses according to its professional context. The chatbot will then generate automatic responses to questions asked, combining the capabilities of an AI language model and relevant information extracted from the Client's data.

Sovereignty and Performance: Polaria Tech's solution is a 100% sovereign platform, hosted on infrastructures located in France or the European Union, thereby ensuring that data remains under European jurisdiction. The Service is designed to provide real-time or near-instant responses, 24/7, to ensure continuous assistance. Polaria Tech undertakes to implement industry best practices for the quality, security, and confidentiality of the Service (see Personal Data section). However, the User is informed that responses are automatically generated by AI: their accuracy or relevance, although sought after, is not absolutely guaranteed (see Liability section). It is therefore the User's responsibility to supervise the use of the chatbot, particularly in the context of responses with a significant impact.

4. Service Usage Rules and User Obligations

4.1 General User Obligations

The User undertakes to use the Service in accordance with its professional purpose, these Terms of Use, and applicable laws and regulations. Generally, the User must act responsibly and in good faith when using the chatbot and the Polaria Tech platform. In particular, the User undertakes to:

   Complying with applicable laws: Not using the Service in a manner that would violate French law, European Union law, or any other applicable law. The User guarantees that their instructions given to the chatbot and the content they provide or disseminate via the Service (e.g., imported documents, questions asked, responses utilized) comply with all current legal and regulatory provisions.
   Respecting the purpose of the Service: Not diverting the Service from its intended purpose, which is informational and conversational support. For example, the User undertakes not to use the Polaria Tech platform as a means of developing another application without Polaria Tech's agreement, nor to use it for unauthorized load or performance testing.
   Providing lawful and relevant content: Ensuring that the data, documents, and information imported into the platform to feed the chatbot belong to the User (or that the User holds all necessary rights and authorizations to use them) and that they do not infringe upon the rights of third parties (copyrights, trade secrets, unauthorized third-party personal data, etc.). The User is solely responsible for the content integrated into the chatbot's knowledge base and for any consequences of its use via AI.
   Maintaining the confidentiality of sensitive exchanges: As far as possible, the User shall avoid introducing highly sensitive information into the Service (e.g., sensitive personal data as defined by GDPR, nominative medical information, data relating to offenses, etc.) unless it is absolutely necessary for the use of the Service and done in strict compliance with GDPR (see Personal Data section).

In the event of the Service being used by end-users (for example, the Client's customers or employees interacting with the chatbot), the Client is responsible for ensuring that these end-users use the chatbot in accordance with these Terms of Use and the law. It will be the Client's responsibility, in particular, to inform its own end-users, if necessary, that they are interacting with an automated conversational agent and not a human, and to ensure that no illicit content is exchanged via this channel.

4.2 Prohibited Content and Uses

It is strictly forbidden to use the Service to transmit, generate, store, or disseminate illicit content, or to carry out activities contrary to laws and regulations. Without this list being exhaustive, the User is notably prohibited from using Polaria Tech's technology to:

   Committing or encouraging illegal or criminal activities: for example, any form of scam, fraud, or phishing, money laundering, the promotion or organization of criminal activities, terrorism or its glorification, etc.
   Disseminating hateful, violent, or discriminatory content: any remarks or content inciting racial, ethnic, or religious hatred, violence, or discrimination against an individual or group of people, or glorifying crimes against humanity or acts of terrorism, is strictly prohibited.
   Harming the physical or moral integrity of individuals, especially minors: this includes the absolute prohibition of all content related to child pornography, the exploitation or abuse of minors, human trafficking or sex trafficking, as well as any form of harassment, threats, incitement to suicide, or cyberbullying against anyone.
   Produire ou partager des contenus pornographiques illicites ou non consentis : en particulier, sont interdits les contenus pornographiques mettant en scène des mineurs (illégaux), ou tout contenu à caractère sexuellement explicite diffusé sans le consentement des personnes concernées ou en violation de la loi. De manière générale, l’Utilisateur veillera à ne pas utiliser le chatbot pour diffuser des contenus obscènes ou contraires aux bonnes mœurs dans un contexte où cela serait inapproprié.
   Enfreindre les droits de propriété intellectuelle ou droits privatifs de tiers : par exemple, reproduire ou générer des textes, images ou contenus protégés par le droit d’auteur (marques, brevets, secrets de fabrication, bases de données, etc.) sans autorisation du titulaire des droits ; ou inciter le chatbot à fournir des informations confidentielles appartenant à un tiers. L’Utilisateur doit respecter le droit d’auteur et s’abstenir de toute utilisation du Service qui pourrait faciliter la violation de ces droits (comme demander à l’IA de produire la copie intégrale d’un ouvrage protégé).
   Proférer des propos diffamatoires, calomnieux ou injurieux : l’Utilisateur ne doit pas utiliser le Service pour tenir ou propager des propos visant à nuire à l’honneur ou à la réputation d’une personne physique ou morale de manière illégale. De même, il est interdit d’utiliser le chatbot pour du discrédit commercial injustifié envers des produits ou sociétés concurrentes.
   Distribuer des programmes nuisibles ou compromettre la sécurité : il est prohibé d’utiliser le Service pour élaborer ou diffuser des virus, malwares, codes malveillants ou tout élément conçu pour porter atteinte à des systèmes informatiques (y compris tenter de détourner le fonctionnement du chatbot à des fins de piratage). L’Utilisateur s’interdit également de chercher à contourner les mesures de sécurité du Service, à tester la vulnérabilité de la plateforme, ou à perturber intentionnellement son bon fonctionnement (attaque par déni de service, surcharge, etc.).
   Promouvoir des produits ou services illégaux : par exemple, la vente ou l’échange de drogues illicites, de substances réglementées hors cadre légal, d’armes à feu ou armes blanches prohibées, de médicaments sans ordonnance ou contrefaits, d’organes humains, etc., est interdite via le Service.
   Envoyer des communications non sollicitées ou du spam : L’Utilisateur ne doit pas utiliser le Service comme vecteur d’envoi massif de messages non sollicités, publicitaires ou autres (spamming), ni pour collecter des données personnelles d’autrui de manière déloyale (phishing, extraction illégale de données, etc.).

Cette clause s’applique tant aux contenus que l’Utilisateur pourrait faire générer par le chatbot qu’aux contenus qu’il y intégrerait ou diffuserait lui-même via la plateforme. Polaria Tech rappelle que toute utilisation du Service en violation des interdictions ci-dessus est strictement prohibée et expose l’Utilisateur à des sanctions prévues par les présentes CGU, sans préjudice des poursuites pénales ou civiles prévues par la loi. L’Utilisateur est invité à faire preuve de vigilance et d’éthique dans ses interactions avec l’IA, et à s’abstenir de toute tentative de détournement de l’IA en vue de contourner ces interdictions (par exemple en formulant des demandes destinées à tromper le filtre de modération du chatbot). Toute tentative en ce sens constituera une violation des CGU.

5. Modération et Contrôle des Contenus

Polaria Tech attache une importance particulière au respect de la légalité et de l’éthique dans l’utilisation de son Service. À ce titre, une modération des contenus peut être mise en place de plusieurs manières :

   Modération automatisée : Le Service intègre des mécanismes techniques de filtrage et de modération automatique des contenus générés par l’IA. Ces mécanismes visent à empêcher, autant que possible, la production de réponses contenant des propos prohibés (tels que définis à l’article 4.2). Par exemple, l’intelligence artificielle peut refuser de répondre à une requête jugée non conforme (incitant à une activité illégale, comportant des injures, etc.) ou produire une réponse neutre indiquant l’impossibilité de traiter la demande. L’Utilisateur comprend que ces filtres automatiques sont nécessaires pour se conformer aux obligations légales et aux politiques de Polaria Tech, et s’engage à ne pas chercher à les contourner.
   Surveillance et intervention de Polaria Tech : Bien que Polaria Tech n’exerce pas une surveillance généralisée et constante de toutes les activités de l’Utilisateur (Polaria Tech n’accède pas au contenu des conversations en temps réel sauf nécessité technique ou support), la société se réserve le droit de contrôler a posteriori le respect des CGU. En particulier, si Polaria Tech est informée qu’un contenu illicite a transité par son Service ou y est stocké (par exemple, notification d’un tiers ou détection interne), elle pourra prendre les mesures appropriées. Ces mesures peuvent comprendre la suspension temporaire du compte de l’Utilisateur, la suppression ou le blocage d’un contenu illégal ou non conforme, voire la résiliation du compte en cas de manquement grave ou répété (voir article 10). Polaria Tech pourra également désactiver ou limiter certaines fonctionnalités si un usage non conforme est constaté.
   Obligation de signalement : Conformément à la loi, si Polaria Tech constate la présence de contenus manifestement illicites (par exemple, images pédopornographiques, provocation au terrorisme…) sur sa plateforme, elle en informera sans délai les autorités compétentes et prendra toutes mesures nécessaires pour retirer promptement ces contenus. De même, Polaria Tech coopérera avec les autorités judiciaires sur requête de celles-ci, dans le respect des dispositions légales, notamment de la Loi pour la Confiance dans l’Économie Numérique (LCEN) et du RGPD.

Responsabilité de l’Utilisateur dans la modération : L’Utilisateur, de son côté, a l’obligation de veiller au respect des CGU par ses propres utilisateurs finaux et collaborateurs. S’il intègre le chatbot Polaria sur un site ou une application accessible à des tiers, le Client doit mettre en place une modération appropriée de son côté (par exemple, prévoir des filtres sur les questions posées par les utilisateurs finaux s’il le juge nécessaire, ou surveiller les retours d’usage) afin de prévenir toute dérive. En cas de manquement aux règles d’utilisation par un utilisateur final, le Client s’engage à prendre les mesures nécessaires (avertissement, blocage de l’utilisateur final, etc.) et à en informer Polaria Tech si un incident notable se produit.

Signalement : Si l’Utilisateur ou l’un de ses propres clients/visiteurs identifie un contenu ou un usage du Service qui lui paraît contraire aux présentes règles (contenu illicite, violation de droits, etc.), il est invité à en informer Polaria Tech dans les plus brefs délais. Un point de contact est disponible pour ces signalements (voir section Contact). Polaria Tech examinera alors la demande et, si nécessaire, prendra les mesures de modération adéquates.

Polaria Tech se réserve en tout état de cause le droit de désactiver sans préavis tout ou partie du Service de l’Utilisateur en cas de manquement grave aux articles 4 et 5 des CGU, notamment en cas d’utilisation du Service pour des activités manifestement illégales ou susceptibles de porter gravement atteinte aux droits ou à la sécurité des tiers. Dans la mesure du possible, Polaria Tech informera préalablement l’Utilisateur des mesures prises et de leurs motifs, sauf si la nature de la violation impose une intervention immédiate ou s’il existe une injonction légale de ne pas en informer l’Utilisateur.

6. Propriété Intellectuelle

6.1 Droits de Polaria Tech

Le Service, la plateforme logicielle, les outils mis à disposition, ainsi que l’ensemble des composantes de la solution Polaria Tech (y compris, de manière non limitative, les textes, algorithmes, codes source, modèles d’IA, architectures logicielles, interfaces, graphismes, logos, marques, noms de domaine, documentations et bases de données) sont la propriété exclusive de Polaria Tech ou de ses concédants/licenciés. Ils sont protégés par le droit d’auteur, le droit des marques, le droit des bases de données et autres droits de propriété intellectuelle en vigueur.

Polaria Tech concède à l’Utilisateur un droit d’utilisation personnel, non exclusif, non transférable et strictement limité au périmètre du Service tel que prévu dans les présentes CGU et les accords contractuels (CGS). Cette licence d’utilisation est consentie pour la durée de la relation contractuelle et uniquement pour les besoins internes du Client. Elle n’entraîne aucun transfert de propriété intellectuelle au bénéfice de l’Utilisateur. L’Utilisateur n’est en aucun cas autorisé à (a) copier, reproduire de manière permanente ou provisoire, en tout ou partie, le Service ou l’un de ses composants par quelque moyen que ce soit (sauf pour les besoins du fonctionnement normal du Service), (b) modifier, adapter, traduire, arranger, décompiler, effectuer de l’ingénierie inverse (reverse engineering), désassembler tout ou partie de la solution, sauf dans les cas strictement autorisés par la loi (par ex. à des fins d’interopérabilité dans les conditions des articles du Code de la propriété intellectuelle), (c) chercher à accéder ou extraire le code source ou les données d’entraînement du modèle d’IA, (d) distribuer, louer, céder, sous-licencier ou mettre à disposition de tiers (hors utilisateurs autorisés de l’Entreprise) tout ou partie du Service, ou (e) exploiter le Service d’une quelconque autre manière non prévue au contrat (notamment à des fins commerciales tierces, ou d’offre de service pour le compte de tiers sans accord de Polaria Tech). Toute exploitation non autorisée du Service ou de l’un quelconque de ses éléments sera considérée comme constitutive d’une contrefaçon et/ou d’un manquement aux CGU, susceptible d’entraîner la résiliation du présent contrat et des poursuites judiciaires.

Les marques, logos et autres signes distinctifs de Polaria Tech (notamment la marque Polaria et les noms de produits comme Ogma, Polaria Client, Polaria Citizen, etc.) sont protégés. Sauf autorisation écrite préalable de Polaria Tech, l’Utilisateur n’est pas autorisé à utiliser ou reproduire ces signes distinctifs, notamment à des fins promotionnelles ou commerciales.

6.2 Droits de l’Utilisateur sur ses contenus

Données du Client : Le déploiement du chatbot Polaria peut impliquer le traitement de données ou de contenus fournis par le Client (par exemple, les documents importés dans la base de connaissances, les informations de questions/réponses spécifiques, les messages échangés entre le chatbot et les utilisateurs finaux, etc.). Polaria Tech ne revendique aucun droit de propriété sur les données, informations et contenus que l’Utilisateur fournit dans le cadre du Service. Le Client conserve l’intégralité des droits de propriété intellectuelle et/ou droits d’exploitation sur les contenus qu’il fournit ou intègre dans la plateforme.

En transmettant ses contenus dans le Service, l’Utilisateur accorde à Polaria Tech, pour la durée de la relation contractuelle, une licence d’utilisation de ces contenus, strictement limitée aux finalités suivantes : héberger, stocker, reproduire et traiter ces données aux fins de fournir le Service (notamment pour permettre au chatbot d’analyser les documents et de formuler des réponses pertinentes), effectuer des sauvegardes et assurer le fonctionnement technique du Service, et le cas échéant, améliorer la qualité du Service (par exemple, Polaria Tech pourrait analyser de manière agrégée et anonymisée les interactions afin d’optimiser les performances de son IA, sauf opposition du Client). Cette licence est non exclusive, mondiale (dans la mesure où l’hébergement peut impliquer des localisations de serveurs au sein de l’UE, voir section 7.4) et s’éteint à la fin du contrat, sous réserve des obligations légales de conservation ou des cas prévus ci-après. Polaria Tech n’utilisera en aucun cas les données du Client à d’autres fins (marketing, revente à des tiers, etc.) sans consentement explicite.

Conversations et sorties du chatbot : Les contenus générés par l’IA lors des conversations (questions posées et réponses produites) peuvent, selon les cas, incorporer des éléments provenant des données du Client (par exemple, une citation d’un manuel fourni) ou des éléments d’origine générique. Polaria Tech considère que ces conversations relèvent de la donnée du Client et de ses utilisateurs, et les traite comme telles (confidentialité, non-réutilisation hors du service). Dans la mesure où les réponses de l’IA peuvent être basées sur des contenus du Client, ce dernier reste propriétaire des éléments issus de ses propres données. S’agissant des éléments génératifs purement issus du modèle d’IA, ils ne sont couverts par aucun droit d’auteur de Polaria Tech et tombent, lorsque c’est applicable, dans le domaine public ou la propriété du Client qui les exploite. L’Utilisateur est néanmoins responsable de l’usage qu’il fait des réponses du chatbot, notamment si celles-ci sont publiées ou utilisées dans des documents diffusés, et devra s’assurer qu’aucun droit de tiers n’est violé par cette diffusion.

7. Protection des Données Personnelles et Confidentialité

Polaria Tech accorde une importance primordiale à la protection des données personnelles et à la confidentialité des informations traitées dans le cadre de son Service. Polaria Tech s’engage à respecter l’ensemble des dispositions légales applicables en la matière, et en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), ainsi que la loi française n°78-17 du 6 janvier 1978 dite Loi Informatique et Libertés (modifiée). Cet engagement s’inscrit dans la volonté de Polaria Tech de garantir la souveraineté des données de ses clients et la conformité la plus stricte aux exigences françaises et européennes.

7.1 Responsabilité et conformité RGPD

Dans le cadre de l’utilisation du Service, Polaria Tech peut être amenée à traiter deux catégories de données à caractère personnel : (a) les données relatives au Client et à ses représentants (par exemple, nom, prénom, fonction, coordonnées professionnelles de l’administrateur du compte, données de connexion comme l’IP, etc.) pour la gestion de la relation client, et (b) les données pouvant être incluses dans les contenus traités par le chatbot (par exemple, si un utilisateur final pose une question contenant des données personnelles, ou si les documents importés par le Client contiennent des informations identifiantes).

Pour les données de la catégorie (a), Polaria Tech agit en qualité de responsable de traitement, ces traitements étant nécessaires à l’exécution de la relation contractuelle (gestion du compte, support client, facturation) ou fondés sur son intérêt légitime (amélioration du Service, sécurité). Pour les données de la catégorie (b), Polaria Tech intervient en principe en qualité de sous-traitant du Client, ce dernier étant lui-même responsable de traitement vis-à-vis des personnes concernées (par exemple, les clients finaux posant des questions). En tant que sous-traitant, Polaria Tech s’engage à traiter ces données personnelles uniquement pour le compte et selon les instructions du Client, dans le but exclusif de fournir le Service (et ses fonctionnalités connexes, comme l’amélioration du modèle spécifique du Client, si prévu au contrat), et dans le respect des obligations de l’article 28 du RGPD. Un accord de traitement des données (Data Processing Agreement) pourra être conclu en ce sens dans le cadre des CGS si nécessaire.

7.2 Nature des données collectées et finalités

Données d’inscription et de compte : Lors de la création du compte et de l’utilisation du Service, Polaria Tech collecte les données d’identification professionnelles du ou des utilisateurs du côté du Client (telles que : nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel, nom de la société, fonction, identifiants de connexion). Ces données sont utilisées pour : la création et la gestion du compte, la fourniture du Service (authentification, gestion des droits d’accès), la communication avec le Client (informations sur les mises à jour, support technique, assistance, etc.), et la facturation le cas échéant.

Données d’utilisation : Polaria Tech peut enregistrer des données relatives aux actions de l’Utilisateur sur la plateforme (logs de connexion, configuration du chatbot, paramètres utilisés, volume de requêtes, etc.) dans le but d’assurer la traçabilité, la sécurité du Service, d’améliorer les performances ou de générer des statistiques d’usage. Ces journaux d’événements sont conservés de manière sécurisée et accessibles uniquement aux personnels habilités de Polaria Tech.

Contenus et données traités via le chatbot : Les questions posées au chatbot, les réponses générées, ainsi que les documents et bases de connaissance importés par le Client, peuvent contenir indirectement des données personnelles (par exemple, un client final mentionne son nom ou un numéro de commande, un employé recherche une information RH interne…). Ces données sont traitées de façon automatisée par le moteur d’IA pour formuler des réponses, et peuvent être stockées temporairement en mémoire ou dans des index afin de permettre la conversation et l’apprentissage contextuel durant la session. Polaria Tech n’exploite pas ces contenus à d’autres fins que la fourniture du Service au Client concerné. Par défaut, Polaria Tech ne consulte pas activement le contenu de ces échanges, sauf : (i) si cela est nécessaire pour résoudre un ticket de support ou un incident technique à la demande du Client, (ii) dans le cadre de la maintenance ou d’améliorations spécifiques demandées par le Client, ou (iii) en cas d’obligation légale ou de contrôle de conformité (voir section Modération).

Finalités du traitement : En synthèse, les données personnelles susceptibles d’être traitées par Polaria Tech le sont pour les finalités suivantes :

   Fournir le Service tel que défini au contrat (mise à disposition de la plateforme et du chatbot, exécution des requêtes, gestion du compte utilisateur).
   Assurer le support client et la maintenance (traitement des demandes d’assistance, correction des bogues, amélioration de l’expérience utilisateur).
   Garantir la sécurité et l’intégrité du Service (détection des accès frauduleux, prévention des usages détournés, sauvegardes, journalisation des opérations).
   Remplir les obligations légales ou réglementaires éventuelles (par ex. conservation de certaines données de connexion conformément à la loi, réponse aux réquisitions légales).
   (Éventuellement) Améliorer les performances de l’IA et des services de Polaria Tech. Dans ce cas, Polaria Tech veillera à anonymiser ou pseudonymiser les données extraites à des fins d’analyse, ou sollicitera le consentement du Client si l’amélioration nécessite d’utiliser des données non anonymes sortant du cadre initial. Par défaut, aucune donnée personnelle identifiable issue des contenus du Client n’est utilisée pour entraîner les modèles globaux de Polaria Tech sans autorisation.

Polaria Tech ne commercialise pas les données personnelles de ses clients ou des utilisateurs finaux de ses clients. Les données ne sont transmises à des tiers que dans les cas suivants : (a) à d’éventuels sous-traitants ou partenaires techniques de Polaria Tech impliqués dans l’exécution du Service (par exemple, l’hébergeur des serveurs, un service de sauvegarde, etc.), étant entendu que ces sous-traitants sont soumis aux mêmes obligations de confidentialité et de conformité RGPD que Polaria Tech ; (b) si la loi l’exige (obligation légale de répondre à une autorité judiciaire ou administrative) ; ou (c) avec l’autorisation expresse du Client (par exemple, intégration avec un service tiers à la demande du Client).

7.3 Droits des personnes sur les données

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, toute personne physique dont les données personnelles sont traitées par Polaria Tech bénéficie des droits suivants sur ses données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit à la limitation du traitement, droit d’opposition pour motifs légitimes, et droit à la portabilité de ses données dans les conditions définies par la réglementation.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment en contactant Polaria Tech à l’adresse indiquée dans les mentions légales ou à l’adresse e-mail dédiée à la protection des données (par exemple : privacy (at) polaria (dot) ai ou une autre adresse qui sera communiquée au Client). Polaria Tech pourra demander une preuve d’identité en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, afin de protéger la confidentialité des données. Polaria Tech s’engage à fournir une réponse dans les délais légaux (1 mois éventuellement prolongeable de 2 mois pour les demandes complexes) et à apporter satisfaction aux demandes légitimes. Si malgré tout, une personne concernée estime que ses droits ne sont pas respectés, elle a la faculté d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, en France la CNIL.

Il est rappelé que pour les données traitées par Polaria Tech en qualité de sous-traitant (données que le Client fait transiter via le chatbot), l’Utilisateur final devra en principe s’adresser directement au Client (responsable de traitement) pour exercer ses droits, Polaria Tech assistant alors le Client dans la réalisation de ces demandes, conformément à l’article 28 du RGPD. Polaria Tech s’engage à coopérer raisonnablement avec le Client afin de lui permettre de remplir ses propres obligations vis-à-vis des personnes concernées (par ex. extraction ou suppression de données spécifiques sur demande du Client).

7.4 Mesures de sécurité et Souveraineté des données

Polaria Tech met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par les traitements. Cela inclut notamment : le chiffrement des données en transit (communications sécurisées par protocole TLS/HTTPS) et, dans la mesure du possible, au repos (chiffrement des bases de données et des sauvegardes), des mécanismes de contrôle d’accès stricts (authentification sécurisée, gestion des droits par rôle, politique de mots de passe robustes), la traçabilité des accès et des actions, ainsi que des procédures de surveillance des infrastructures pour détecter toute intrusion ou anomalie. Les serveurs sont hébergés dans des centres de données sécurisés qui offrent des garanties élevées en termes de redondance, de protection physique et de continuité d’activité. Polaria Tech réalise régulièrement des sauvegardes des données essentielles afin de prévenir tout risque de perte ou d’altération accidentelle, et teste ces sauvegardes périodiquement.

Engagement de souveraineté : Fidèle à son positionnement de solution souveraine, Polaria Tech garantit que toutes les données confiées par le Client (y compris les données personnelles) sont hébergées et traitées exclusivement sur des infrastructures situées en France ou au sein de l’Union Européenne. Aucune donnée n’est transférée en dehors de l’Espace Économique Européen sans information préalable et sans qu’un cadre juridique adéquat soit en place (par exemple, accord de transfert conforme aux clauses contractuelles types de la Commission européenne, ou hébergement chez un prestataire certifié « cloud de confiance » si cela devait arriver). Polaria Tech s’engage ainsi à écarter le recours à des services soumis à des législations extraterritoriales non conformes aux standards européens de protection des données, afin de préserver la confidentialité et la souveraineté des données de ses Clients.

Confidentialité : Polaria Tech et son personnel sont tenus à une obligation générale de confidentialité vis-à-vis des informations et données traitées pour le compte du Client. Cette confidentialité perdure même après la fin de la relation contractuelle. Polaria Tech assure que seul le personnel dûment habilité (et soumis à un engagement de confidentialité) peut accéder aux données du Client, et uniquement pour les besoins du Service (maintenance, support) ou si la loi l’exige. En aucun cas Polaria Tech ne divulgue les données personnelles ou confidentielles du Client à des tiers non autorisés.

8. Sécurité du Service et des Accès

Polaria Tech s’engage à assurer la sécurité du Service et de l’infrastructure sur laquelle il repose. Toutefois, la sécurité est également l’affaire de l’Utilisateur : ce dernier doit veiller à utiliser le Service de manière sûre et à protéger ses propres systèmes.

Sécurité côté Polaria : Comme mentionné en 7.4, Polaria Tech déploie des mesures de protection avancées pour prévenir les accès non autorisés et les cybermenaces. En cas de découverte d’une faille de sécurité ou d’une suspicion de violation de données impliquant les données du Client, Polaria Tech s’engage à informer le Client dans les meilleurs délais, conformément à l’article 33 du RGPD, et à prendre les mesures nécessaires pour corriger la faille et limiter l’impact. Un plan de continuité et de reprise d’activité est en place pour faire face aux éventuels incidents majeurs (panne, sinistre, attaque) afin de rétablir le Service dans des délais raisonnables.

Sécurité côté Utilisateur : L’Utilisateur est responsable de la sécurité de son environnement d’accès. Il lui incombe notamment de : maintenir à jour les postes de travail et navigateurs utilisés pour accéder à la plateforme, utiliser des solutions antivirus/antimalware, protéger l’accès à ses terminaux, et conserver secrets ses identifiants de connexion (comme stipulé à l’article 2). Il est fortement recommandé à l’Utilisateur d’utiliser un mot de passe fort et unique pour le Service Polaria, et de le renouveler périodiquement. En cas d’utilisation de l’API ou d’intégration technique fournissant des clés d’authentification, l’Utilisateur devra conserver ces clés en lieu sûr et ne pas les exposer publiquement (par exemple, ne pas les commiter sur un dépôt de code public).

L’Utilisateur s’engage à notifier immédiatement Polaria Tech de toute vulnérabilité, faille ou usage suspect dont il aurait connaissance concernant le Service. Polaria Tech encourage la démarche de signalement responsable des failles (responsible disclosure) et traitera ces signalements avec sérieux. Par ailleurs, l’Utilisateur s’interdit d’exploiter lui-même une faille de sécurité ou d’accéder aux données d’un autre client – un tel comportement serait considéré comme une infraction et un manquement grave aux CGU.

Polaria Tech ne saurait être tenue pour responsable des conséquences d’un accès non autorisé aux données du Client qui résulterait d’une négligence de l’Utilisateur en matière de sécurité (par exemple, poste de travail infecté par un virus faute de protection, partage du mot de passe avec un tiers, etc.). Il est donc crucial que l’Utilisateur adopte les bonnes pratiques de sécurité dans l’utilisation du Service.

9. Responsabilité et Garanties

9.1 Responsabilité de Polaria Tech

Accessibilité et bon fonctionnement : Polaria Tech s’efforce de fournir un Service de haute qualité et disponible de façon fiable. Cependant, le Service étant fourni via Internet et utilisant des technologies complexes (IA, bases de données, etc.), Polaria Tech ne peut garantir une disponibilité absolument ininterrompue ni une absence totale d’erreurs. Polaria Tech s’engage à mettre en œuvre des moyens techniques et humains raisonnables pour assurer la continuité du Service et corriger les éventuels dysfonctionnements. En cas d’interruption planifiée pour maintenance, Polaria Tech veillera autant que possible à en informer préalablement le Client et à limiter la durée de l’indisponibilité.

Diligence et compétences : Polaria Tech garantit que le Service sera fourni en conformité avec les standards professionnels applicables et avec un niveau de compétence et de soin raisonnable. Elle garantit également que la solution respecte les réglementations qui lui sont applicables en tant qu’éditeur (notamment en matière de protection des données, de sécurité, etc., comme détaillé aux présentes CGU). Polaria Tech ne garantit en revanche pas que le Service conviendra à un usage particulier non expressément prévu au contrat – il appartient au Client de vérifier l’adéquation du Service à ses besoins spécifiques.

Qualité des réponses de l’IA : L’Utilisateur reconnaît que le Service repose en partie sur des algorithmes d’intelligence artificielle générative, dont le fonctionnement implique une certaine imprévisibilité. Bien que Polaria Tech ait conçu son IA et paramétré ses modèles de manière à maximiser la pertinence et la fiabilité des réponses (notamment en combinant des données validées du Client via l’approche RAG), Polaria Tech ne peut garantir l’exactitude absolue ni l’exhaustivité de chaque réponse générée par le chatbot. L’IA peut occasionnellement produire des erreurs factuelles, des omissions, ou des formulations ambiguës. Polaria Tech ne saurait être tenue pour responsable des conséquences éventuelles de décisions prises par l’Utilisateur ou par ses propres clients sur la base des réponses fournies par le chatbot, et recommande de vérifier les informations cruciales ou d’exercer un jugement humain pour les cas sensibles. Cette clause n’exclut pas le support de Polaria Tech pour améliorer la qualité des réponses en continu (Polaria Tech s’engage à corriger les imprécisions identifiées dans la mesure du possible via l’ajout de données ou le réglage du modèle en collaboration avec le Client).

Limitation de responsabilité : Sauf disposition légale impérative contraire, la responsabilité de Polaria Tech en cas de manquement établi à ses obligations serait limitée aux seuls dommages directs et prévisibles effectivement subis par le Client du fait de ce manquement. Polaria Tech ne sera en aucun cas responsable des dommages indirects, spéculatifs ou imprévisibles que pourrait subir l’Utilisateur ou des tiers du fait de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser le Service. Sont notamment exclus du dédommagement par Polaria Tech : le manque à gagner, la perte de chance, la perte de revenus, la perte de données (sauf si la perte est due à un manquement avéré de Polaria Tech à son obligation de sauvegarde), la perte d’exploitation, ou les préjudices d’image. En toute hypothèse, dans le cadre d’un contrat à titre onéreux, la responsabilité globale de Polaria Tech serait plafonnée au montant des redevances effectivement perçues de l’Utilisateur au cours des 12 derniers mois précédant le fait générateur du dommage (ceci étant généralement précisé dans les CGS). Cette limitation ne s’applique pas en cas de faute lourde ou dolosive de Polaria Tech, ni en cas de dommages corporels ou liés à la violation de droits fondamentaux où la loi interdit de limiter la responsabilité.

Force majeure : Polaria Tech ne pourra être tenue responsable d’un défaut d’exécution de ses obligations dû à un événement de force majeure au sens de la jurisprudence française (incluant, sans s’y limiter : catastrophes naturelles, incendies, pannes généralisées du réseau internet, conflits sociaux, pandémies, attaques informatiques sophistiquées de type jour zéro, interventions gouvernementales, etc., dans la mesure où ces événements échappent à un contrôle raisonnable de Polaria Tech). En cas de force majeure, l’exécution des obligations est suspendue pendant la durée de l’événement; Polaria Tech s’efforcera de mettre en place des solutions alternatives pour rétablir le Service dans la mesure du possible.

9.2 Responsabilité de l’Utilisateur

L’Utilisateur est seul responsable de l’utilisation qu’il fait du Service et des conséquences de cette utilisation, notamment vis-à-vis des tiers. En particulier :

   L’Utilisateur assume l’entière responsabilité des contenus qu’il fournit au Service (informations de base de connaissances, questions posées, etc.) et des contenus qu’il exploite en sortie du Service (réponses du chatbot qu’il décide de publier ou d’utiliser pour orienter ses clients). Polaria Tech n’intervenant pas dans le choix de ces contenus, il appartient à l’Utilisateur de s’assurer qu’ils sont licites, exacts et appropriés. Polaria Tech ne saurait être tenue responsable d’éventuels litiges entre le Client et un tiers (ex : client final, ayant-droit, autorité) découlant d’un contenu fourni ou généré par le biais du Service, sauf dans la mesure où ce litige serait directement imputable à un manquement de Polaria Tech à ses obligations.
   L’Utilisateur garantit Polaria Tech contre toute revendication ou action de tiers alléguant que les contenus fournis par le Client ou l’usage qu’il fait du Service portent atteinte à leurs droits (par ex. contrefaçon de droits d’auteur, violation de données personnelles, diffamation, etc.) ou à la loi. En cas de réclamation ou procédure engagée par un tiers à l’encontre de Polaria Tech du fait d’un manquement de l’Utilisateur aux présentes CGU ou à la loi, l’Utilisateur s’engage à indemniser Polaria Tech à première demande de tous les préjudices, coûts, dommages-intérêts, amendes ou frais (y compris honoraires raisonnables d’avocat) résultant de cette réclamation. Cette garantie demeure applicable même après la fin du contrat.
   L’Utilisateur est également responsable, le cas échéant, de l’information et du consentement des personnes dont les données personnelles pourraient être traitées via le Service par son intermédiaire (par ex. si le chatbot collecte l’adresse email d’un client final pour lui répondre ou lui envoyer un compte-rendu). Le Client doit s’assurer qu’il dispose d’une base légale (consentement, contrat, intérêt légitime…) pour tout traitement de données personnelles qu’il effectue en utilisant le Service, Polaria Tech agissant alors en qualité de sous-traitant. La responsabilité de Polaria Tech ne saurait être engagée si le Client utilise la plateforme d’une manière non conforme aux obligations du RGPD envers les personnes concernées dont il a la charge.

9.3 Garantie de niveau de service (le cas échéant)

Si les parties ont convenu, dans le cadre des CGS, d’un certain niveau de service garanti (SLA) en termes de disponibilité, de support ou de performance, les modalités de compensation en cas de non-respect de ces garanties seront précisées dans ledit contrat (par exemple, prolongation d’abonnement, pénalités, etc.). En l’absence de dispositions spécifiques, l’Utilisateur ne pourra prétendre qu’aux recours prévus par la loi et les présentes CGU en cas de manquement.

Polaria Tech fera ses meilleurs efforts pour maintenir un niveau de disponibilité élevé, typiquement >99%, hors maintenance planifiée. Tout incident majeur devra être signalé via les canaux de support, et Polaria Tech s’engage à y remédier diligemment selon l’urgence (les coordonnées du support sont indiquées dans la documentation ou le contrat).

10. Durée, Suspension et Résiliation

10.1 Durée d’application des CGU

Les présentes CGU entrent en vigueur à compter de l’acceptation par l’Utilisateur et s’appliquent pendant toute la durée d’utilisation du Service par celui-ci. L’accès et l’utilisation du Service par l’Utilisateur sont conditionnés au respect continu des CGU. En cas de résiliation ou d’expiration du contrat principal (CGS) liant Polaria Tech au Client, les présentes CGU cesseront également de produire leurs effets, sous réserve des dispositions qui, par nature, survivent (par ex. clauses de confidentialité, de propriété intellectuelle, de limitation de responsabilité, etc.).

10.2 Suspension temporaire

Polaria Tech se réserve le droit de suspendre immédiatement et sans préavis tout ou partie de l’accès au Service de l’Utilisateur en cas de manquement grave de ce dernier aux présentes CGU, notamment en cas : d’utilisation du Service de manière contraire à la loi ou aux contenus interdits (article 4.2), d’atteinte à l’intégrité ou à la sécurité de la plateforme (ex : tentative de hacking, surcharge volontaire), de non-respect manifeste des obligations de confidentialité ou de protection des données, ou de tout autre comportement de nature à nuire aux intérêts légitimes de Polaria Tech ou d’autrui. La suspension pourra être maintenue le temps de mener une enquête ou de dialoguer avec l’Utilisateur concerné. Polaria Tech informera l’Utilisateur de la suspension et, si possible, des mesures à prendre pour rétablir le Service (par ex. retrait d’un contenu illicite, engagement à cesser le comportement incriminé).

Par ailleurs, Polaria Tech pourra suspendre temporairement l’accès du Client en cas d’impayé persistant des factures relatives au Service (selon modalités des CGV), après mise en demeure restée sans effet, bien que ce point relève plus des CGS que des CGU. Dans une telle hypothèse contractuelle, l’Utilisateur en serait informé préalablement.

10.3 Résiliation pour manquement

En cas de violation grave ou répétée des CGU par l’Utilisateur non corrigée malgré une mise en demeure (lorsque la nature du manquement le permet), Polaria Tech pourra procéder à la résiliation de plein droit de l’accès au Service et du contrat, sans préjudice des dommages-intérêts auxquels elle pourrait prétendre. La résiliation sera notifiée par tout moyen écrit (email ou courrier) à l’Utilisateur et entraînera la fermeture du compte de l’Utilisateur. En cas de résiliation, le Client demeure tenu de s’acquitter des sommes éventuellement dues au titre de la période écoulée et Polaria Tech restituera ou détruira les données du Client conformément à la réglementation et aux stipulations contractuelles (voir 10.4).

De son côté, l’Utilisateur peut décider de cesser d’utiliser le Service et clôturer son compte à tout moment. S’il souhaite résilier formellement le contrat de Service avant son terme, il devra se référer aux conditions prévues dans les CGS (préavis, conséquences financières, etc.). La fermeture volontaire du compte entraine l’application des dispositions de fin de contrat ci-dessous.

10.4 Conséquences de la fin d’utilisation

En cas de fin de l’utilisation du Service, pour quelque cause que ce soit, Polaria Tech s’engage, sur demande du Client, à fournir au Client une récupération de ses données sous un format exploitable, dans un délai raisonnable, afin de lui permettre de conserver les connaissances et contenus fournis (par ex. export des documents de la base de connaissances, logs essentiels de conversations si demandés, etc.), sauf empêchement légal. Le Client devra solliciter cet export lors de la résiliation ou dans le délai indiqué dans les CGS (à défaut, Polaria Tech pourra ne plus être en mesure de garantir la récupération des données au-delà d’une certaine période).

Polaria Tech procédera à la suppression des données du Client hébergées sur la plateforme à l’issue d’un délai de rétention défini (sauf obligation légale de conservation plus longue). Par défaut, et sauf stipulation contraire, ce délai de rétention est de 90 jours à compter de la date de fin du contrat ou de la désactivation du compte, afin de permettre une restauration éventuelle en cas d’erreur. Au-delà, les données seront définitivement supprimées ou rendues anonymes. Polaria Tech pourra toutefois conserver en archives intermédiaires certaines informations strictement nécessaires pour se conformer à ses obligations légales ou pour défendre ses intérêts en cas de contentieux (par ex. logs de connexion conservés pendant 1 an selon la LCEN, données de facturation pendant 10 ans, etc.). Ces données résiduelles resteront protégées conformément aux engagements de confidentialité de Polaria Tech.

11. Modification des CGU

Polaria Tech pourra être amenée à modifier ou mettre à jour les présentes CGU afin de s’adapter aux évolutions légales, réglementaires, technologiques ou aux évolutions du Service lui-même. En cas de modification substantielle des conditions d’utilisation, Polaria Tech s’engage à en informer le Client par tout moyen approprié (notification sur la plateforme, envoi d’un email à l’administrateur du compte, ou autre) au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions, sauf urgence légale imposant une application immédiate.

Si l’Utilisateur n’accepte pas les CGU modifiées, il conserve la possibilité de cesser d’utiliser le Service et de résilier son contrat selon les modalités prévues. L’absence de résiliation et la poursuite de l’utilisation du Service au-delà de la date d’entrée en vigueur des modifications vaudront acceptation tacite des nouvelles CGU. Polaria Tech invitera l’Utilisateur à relire attentivement toute mise à jour des conditions. Les versions successives des CGU seront accessibles sur le site de Polaria Tech ou communiquées sur demande, la version en vigueur étant celle acceptée par l’Utilisateur.

12. Droit Applicable et Juridiction Compétente

Les présentes CGU sont soumises au droit français. Elles ont été rédigées en français, et même si une traduction peut être fournie à titre informatif, la version française fait seule foi en cas de divergence.

Tout litige relatif à la formation, l’interprétation, l’exécution ou la cessation des présentes CGU, ou plus généralement lié à l’utilisation du Service, qui ne pourrait être résolu à l’amiable entre Polaria Tech et le Client, sera de la compétence exclusive des tribunaux français. Si le Client est un professionnel établi en France, le litige sera porté devant la juridiction matériellement compétente du siège de Polaria Tech (sauf disposition légale impérative contraire). Ainsi, sauf accord spécifique différent, les Parties attribuent compétence exclusive aux tribunaux de Paris pour connaître de tout différend découlant des présentes. Cette clause attributive de juridiction est acceptée par l’Utilisateur professionnel.

Il est toutefois entendu que Polaria Tech privilégiera toujours une résolution amiable du différend lorsque cela est possible, par exemple via une discussion entre les services juridiques ou la médiation, avant toute saisine judiciaire.

13. Dispositions Générales

Intégralité de l’accord : Les présentes CGU expriment l’intégralité de l’accord entre les Parties concernant l’utilisation du Service et prévalent sur tout autre document antérieur contradictoire relatif au même objet. Elles peuvent être complétées par des conditions particulières ou un contrat (CGS) précisant certains aspects (ex : durée d’abonnement, tarifs, SLA, etc.). En cas de contradiction entre les CGU et le contrat commercial, les dispositions du contrat prévaudront pour les aspects concernés, sans pour autant écarter les autres dispositions des CGU.

Nullité partielle : Si une ou plusieurs stipulations des présentes CGU étaient tenues pour non valides, nulles ou inopposables en application d’une loi, d’un règlement ou à la suite d’une décision de justice définitive, elles seront réputées non écrites. Les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée. Les Parties conviendront alors de substituer à la clause invalidée une clause valable reflétant l’intention initiale dans le respect du droit.

Non-renonciation : Le fait pour Polaria Tech de ne pas se prévaloir à un moment donné de l’une quelconque des clauses des présentes CGU ou d’un manquement par l’Utilisateur à l’une de ses obligations ne saurait être interprété comme une renonciation définitive à faire valoir ce droit ou cette clause.

Cession : Le contrat d’utilisation du Service (et les droits et obligations qui en découlent) ne peut être cédé ou transféré par le Client à un tiers sans l’accord écrit préalable de Polaria Tech. Polaria Tech pourra de son côté céder le contrat à toute société affiliée ou successeur (par exemple en cas de fusion-acquisition), sous réserve d’en informer le Client et de garantir le même niveau de service.

Relation des parties : Aucune stipulation des présentes CGU ne pourra être interprétée comme créant entre les Parties une société commune, une relation de mandat, de sous-emploi ou de représentation réciproque. L’Utilisateur agit en son nom propre et pour son compte en tant que professionnel indépendant.

14. Contact et Support

Pour toute question relative aux présentes CGU, à l’utilisation du Service, ou pour toute demande d’assistance, l’Utilisateur peut contacter Polaria Tech aux coordonnées suivantes :

   Adresse postale : Ask Technologies, 4 PLACE ALBERT EINSTEIN LE PRISME, 56000 VANNES.
   Adresse électronique (support) : support (at) polaria (dot) ai
   Téléphone : 03 62 02 77 30 (appel gratuit, du lundi au vendredi, heures de bureau).

Polaria Tech invite l’Utilisateur à consulter également la Documentation et la Politique de Confidentialité disponibles sur son site web pour plus d’informations sur le fonctionnement du Service et le traitement des données. En cas de conflit entre la Politique de Confidentialité et l’article 7 des présentes CGU, ces dernières prévaudront pour ce qui concerne l’usage du Service par l’Utilisateur (la Politique de Confidentialité pouvant contenir des informations complémentaires sur les traitements).