Version : 2.0 – Date de mise à jour : 11 février 2025.
Polaria Technologies (ci-après « Polaria Tech »), est une société spécialisée dans l’édition de logiciels d’intelligence artificielle. Elle conçoit, édite et déploie notamment des chatbots IA de type RAG (Retrieval-Augmented Generation) destinés au support interne et externe, ainsi qu’une plateforme de messagerie collaborative assistée par IA permettant de répondre en livechat aux prospects et clients. L’ensemble de ces solutions est désigné ci-après par les « Services ».
Les présentes Conditions Générales de Services (ci-après « CGS ») ont pour objet de définir les modalités et conditions selon lesquelles le client (ci-après « le Client ») peut accéder aux Services et les utiliser, ainsi que les droits et obligations de chaque partie. Toute souscription à l’un des Services ou simple utilisation de ceux-ci implique l’acceptation sans réserve des présentes CGS par le Client.
Le Client peut souscrire aux Services de Polaria Tech en signant un contrat ou un devis émis par Polaria Tech, ou via tout autre processus d’inscription mis en place par Polaria Tech. Le Client s’engage à fournir des informations exactes, à jour et sincères lors de la souscription (raison sociale, coordonnées, etc.). En cas d’inscription en ligne, le Client devra créer un compte et accepter électroniquement les CGS. Le cas échéant, un identifiant et un mot de passe seront attribués au Client, qui sera seul responsable de leur confidentialité et de leur utilisation.
Une fois la souscription finalisée et le paiement effectué (voir article 3), Polaria Tech ouvre l’accès aux Services pour la durée de l’abonnement souscrit. Les Services sont accessibles en ligne, généralement 24h/24 et 7j/7, sous réserve des périodes de maintenance technique, de mises à jour ou d’éventuelles interruptions indépendantes de la volonté de Polaria Tech (p. ex. en cas de force majeure). Polaria Tech s’efforcera d’informer le Client en cas d’indisponibilité planifiée des Services (maintenance programmée) et de limiter les perturbations.
Le Client est informé que l’utilisation des Services nécessite une connexion Internet et éventuellement un navigateur web récent ou un environnement technique adéquat. Il lui appartient de disposer des équipements, logiciels et connexions nécessaires. Polaria Tech ne saurait être tenue responsable des difficultés d’accès dues à des paramètres externes au Service (pannes internet, incompatibilités matérielles du côté du Client, etc.).
Le Client s’engage à utiliser les Services conformément à leur destination, aux présentes CGS et aux lois et réglementations en vigueur. En particulier, le Client s’interdit :
d’utiliser les Services à des fins illégales, illicites ou contraires à l’ordre public et aux bonnes mœurs (par exemple, pour diffuser des contenus violents, diffamatoires, haineux ou contraires aux lois) ;
de détourner les Services de leur finalité, notamment d’utiliser la plateforme de messagerie ou le chatbot à des fins autres que la communication avec ses utilisateurs, prospects ou clients dans le cadre professionnel convenu ;
de tenter d’accéder ou de s’introduire dans les systèmes d’information de Polaria Tech ou d’un tiers de manière non autorisée, ou de porter atteinte à l’intégrité ou à la sécurité des Services ;
de transmettre au travers des Services des virus, chevaux de Troie ou tout autre code malveillant susceptible d’endommager le Service ou les données des autres utilisateurs ;
plus généralement, de porter atteinte aux droits de tiers (y compris droits de propriété intellectuelle ou droit à la vie privée) via l’utilisation des Services.
Le Client est responsable de l’utilisation des Services par ses employés, agents ou toute personne à qui il permet d’accéder aux Services. Il veillera à ce que ces utilisateurs autorisés respectent également les présentes CGS. En cas de manquement grave ou répété aux règles d’utilisation ci-dessus, Polaria Tech se réserve le droit de suspendre ou limiter l’accès aux Services, après information du Client, et le cas échéant de résilier le contrat selon les modalités de l’article 6.
Les Services de Polaria Tech sont proposés sous forme d’abonnement d’une durée déterminée. Deux formules d’engagement sont disponibles :
Abonnement annuel (12 mois) : le Service est souscrit pour une durée initiale d’un (1) an.
Abonnement triannuel (36 mois) : le Service est souscrit pour une durée initiale de trois (3) ans.
Les tarifs des abonnements sont indiqués en euros hors taxes (HT) et correspondent aux tarifs en vigueur au jour de la commande ou de la signature du contrat. Sauf mention contraire, ces tarifs comprennent l’accès aux Services souscrits, à l’exclusion des services complémentaires optionnels (voir article 3.4). Polaria Tech se réserve le droit de modifier ses tarifs à l’occasion du renouvellement de l’abonnement (voir article 3.3), en informant le Client des nouveaux tarifs en amont du renouvellement.
La facturation de l’abonnement intervient à la signature du contrat ou à la validation de la commande. Le prix de l’abonnement correspondant à la durée initiale choisie est facturé en totalité dès la souscription. Le paiement est exigible à la signature, sauf échéancier particulier convenu par écrit entre les parties. Le règlement pourra s’effectuer par les moyens de paiement acceptés par Polaria Tech (par exemple, virement bancaire ou prélèvement). En cas de retard de paiement, des pénalités de retard pourront être appliquées de plein droit, calculées conformément à la législation en vigueur, et Polaria Tech se réserve la faculté de suspendre l’accès aux Services jusqu’au complet paiement des sommes dues.
À l’issue de la période initiale d’abonnement, celui-ci se renouvellera automatiquement par tacite reconduction pour une durée identique à la durée initiale (par exemple, un an supplémentaire pour un abonnement annuel), sauf résiliation notifiée par l’une ou l’autre des parties dans les conditions prévues à l’article 6. Polaria Tech notifiera au Client l’échéance prochaine de son abonnement et toute modification tarifaire au moins trois (3) mois avant la date de renouvellement. Le prix de l’abonnement renouvelé sera facturé au début de la nouvelle période, et payable selon les mêmes modalités que décrites ci-dessus.
Parallèlement à l’abonnement principal, Polaria Tech peut proposer des services complémentaires optionnels, tels que des prestations de formation, d’assistance personnalisée, de paramétrage sur mesure, de développement additionnel ou tout autre service connexe visant à optimiser l’utilisation des Services. Ces services complémentaires feront l’objet d’un devis et d’une facturation séparés, acceptés préalablement par le Client. Sauf conditions particulières contraires, les présentes CGS sont également applicables à ces services complémentaires, dans la mesure où elles s’y prêtent.
L’ensemble des Services, ainsi que tous les éléments qui les composent (notamment les logiciels, applications, algorithmes, modèles d’IA, interfaces, bases de données, documentations, textes, images, logos, designs), sont la propriété exclusive de Polaria Tech et/ou de ses éventuels concédants de licence. Ces éléments sont protégés par le droit d’auteur, le droit des bases de données, le droit des marques et tout autre droit de propriété intellectuelle applicable. La mise à disposition des Services dans le cadre des présentes CGS n’entraîne aucun transfert de propriété intellectuelle au bénéfice du Client, à l’exception d’un droit d’utilisation limité et non exclusif, tel que défini ci-après.
Polaria Tech concède au Client, pour la durée du contrat et dans le monde entier, un droit personnel, non exclusif, non transférable et non sous-licenciable d’accéder et d’utiliser les Services souscrits, strictement pour les besoins professionnels internes du Client, conformément à leur destination et aux conditions du contrat. Tout droit qui n’est pas expressément accordé au Client en vertu des présentes reste la prérogative exclusive de Polaria Tech.
Le Client s’engage à ne pas porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle de Polaria Tech. En particulier, il lui est interdit de :
copier, reproduire, distribuer ou modifier tout ou partie des éléments des Services, sauf dans les limites autorisées par la loi ou par Polaria Tech ;
procéder à de la rétro-ingénierie, décompiler ou désassembler les logiciels fournis, sauf exceptions légales impératives (par exemple, pour assurer l’interopérabilité au sens de l’article L.122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle, et sous réserve d’en informer préalablement Polaria Tech) ;
supprimer ou altérer les mentions de droits d’auteur, de marques ou toute indication de propriété figurant sur les interfaces ou dans le code des Services.
Contenus du Client :
Le Client peut être amené à intégrer ou fournir des contenus et données lui appartenant pour utiliser les Services (par exemple, base de connaissances pour alimenter le chatbot, informations ou messages échangés via la messagerie collaborative, etc.). Le Client conserve l’entière propriété intellectuelle et juridique des contenus qu’il fournit. Le Client garantit à Polaria Tech qu’il dispose de tous les droits et autorisations nécessaires sur ces contenus et données, et que ceux-ci ne portent pas atteinte aux droits de tiers. Il autorise Polaria Tech à utiliser ces contenus strictement pour les besoins de l’exécution des Services (y compris pour le traitement par les algorithmes d’IA, l’affichage dans les interfaces de chatbot ou de messagerie, la sauvegarde des conversations, etc.). Polaria Tech s’engage à ne pas utiliser les données du Client à d’autres fins que la fourniture des Services, ni à les divulguer à des tiers (hors sous-traitants éventuels soumis aux mêmes obligations de confidentialité), sauf obligation légale ou demande d’une autorité compétente.
Polaria Tech s’engage à apporter tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture des Services, conformément aux règles de l’art et aux spécifications convenues avec le Client. Elle assure une maintenance corrective et évolutive des Services de manière à en garantir le bon fonctionnement et une continuité raisonnable. Néanmoins, le Client reconnaît que, compte tenu de la nature innovante de l’intelligence artificielle et des technologies logicielles, Polaria Tech ne garantit pas que les Services fonctionneront sans interruption ni sans erreur, ni qu’ils répondront à l’intégralité des besoins spécifiques du Client qui n’auraient pas été expressément prévus dans le contrat. Polaria Tech s’engage à remédier aux dysfonctionnements techniques signalés par le Client dans les meilleurs délais raisonnables.
Les Services de chatbot et de messagerie de Polaria Tech intègrent des réponses générées par intelligence artificielle. Polaria Tech met en œuvre des techniques de pointe (notamment RAG) pour fournir des réponses pertinentes en s’appuyant sur des données disponibles. Toutefois, Polaria Tech ne peut garantir l’exactitude, l’exhaustivité ou l’infaillibilité de ces réponses automatisées. Le Client est responsable de la vérification des informations importantes fournies par le chatbot ou l’IA avant de prendre des décisions ou d’agir en se fondant sur ces informations. Polaria Tech ne pourra être tenue responsable des conséquences d’une action ou décision prise par le Client ou un utilisateur final sur la base d’une réponse fournie par l’IA, si cette réponse s’avérait erronée, incomplète ou inadaptée.
Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité de Polaria Tech envers le Client, tous faits générateurs et préjudices confondus, est strictement limitée au montant effectivement payé par le Client à Polaria Tech au titre de l’abonnement au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur de responsabilité. Polaria Tech ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects ou consécutifs subis par le Client ou les tiers du fait de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser les Services, quand bien même Polaria Tech aurait été avertie de la possibilité de tels dommages. Sont considérés comme dommages indirects (notamment mais sans s’y limiter) la perte de chiffre d’affaires ou de profits, la perte de clientèle, l’atteinte à l’image de marque, la perte de données, ou encore les coûts liés à l’obtention de produits ou services de remplacement.
Le Client est seul responsable de l’utilisation qu’il fait des Services, ainsi que des résultats obtenus, décisions prises ou actions menées sur la base des informations fournies via les Services. Le Client s’engage à utiliser les Services dans le respect des lois, y compris en matière de protection des données personnelles et de respect de la vie privée dans ses interactions avec ses propres utilisateurs finaux. Le Client garantit Polaria Tech contre toutes conséquences (y compris frais, condamnations, honoraires d’avocat) résultant d’une réclamation ou action de tiers liée à l’utilisation des Services par le Client en violation des présentes CGS ou des dispositions légales applicables.
Aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement à ses obligations contractuelles causé par un événement de force majeure, au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence française. Dans un premier temps, l’exécution des obligations nées du présent contrat sera suspendue pendant la durée de l’événement de force majeure. Si le cas de force majeure perdure au-delà d’une durée raisonnable (par exemple, plus de soixante (60) jours consécutifs), chacune des parties aura la faculté de résilier le contrat par notification écrite à l’autre partie, sans indemnité, sous réserve d’en informer l’autre partie.
Le Client peut décider de ne pas renouveler son abonnement à l’arrivée du terme de la période initiale ou de l’une de ses périodes de renouvellement. Pour ce faire, il devra notifier sa décision de résiliation à Polaria Tech au moins trois (3) mois avant la date d’échéance de l’abonnement en cours. Cette notification devra être effectuée par écrit, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen écrit permettant de prouver la date de réception. En cas de respect de ce préavis, le contrat prendra fin à la date d’expiration de l’abonnement en cours, sans frais ni pénalité pour le Client (sous réserve du paiement des sommes éventuellement dues jusqu’à cette date). À défaut de notification dans le délai imparti, l’abonnement sera reconduit automatiquement selon les modalités de l’article 3.3, et le Client sera tenu au paiement de la nouvelle période d’abonnement.
En cas de manquement grave par l’une des parties à ses obligations contractuelles, non réparé dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la réception d’une mise en demeure adressée par l’autre partie, la partie lésée pourra notifier à l’autre la résiliation de plein droit du contrat, sans préjudice de tous dommages-intérêts auxquels elle pourrait prétendre. Constitue notamment un manquement grave de la part du Client le non-paiement de factures échues depuis plus de trente (30) jours ou la violation des clauses de propriété intellectuelle (article 4) ou d’utilisation licite des Services (article 2.4). De même, un manquement grave de la part de Polaria Tech pourrait être, par exemple, l’inaccessibilité complète des Services pendant une durée anormalement longue sans raison valable. La résiliation pour manquement n’affecte pas le droit de Polaria Tech de réclamer le paiement des prestations déjà fournies jusqu’à la date de prise d’effet de la résiliation.
En cas de cessation du contrat (quelle qu’en soit la cause), l’accès du Client aux Services sera désactivé à la date effective de fin d’abonnement. Il incombe au Client d’exporter, s’il le souhaite, les données qu’il aurait stockées dans les Services avant cette date. Polaria Tech pourra supprimer ou rendre inaccessibles les données du Client stockées sur ses serveurs au-delà d’un certain délai suivant la fin du contrat (par exemple, 30 jours), sauf obligation légale de conservation contraire. Sur demande expresse du Client faite avant la fin du contrat, Polaria Tech pourra fournir au Client une copie de ses données dans un format standard, dans la mesure où cette demande est raisonnable et techniquement réalisable. Polaria Tech ne saurait être tenue de conserver les données du Client indéfiniment après la fin du contrat en l’absence d’accord spécifique.
Les présentes CGS et le contrat conclu entre Polaria Tech et le Client sont soumis au droit français. En cas de litige relatif à l’exécution ou l’interprétation des présentes, les parties s’efforceront de trouver une solution amiable dans un délai raisonnable. À défaut d’accord amiable, compétence expresse est attribuée aux tribunaux compétents du ressort du siège social de Polaria Tech, sauf disposition légale impérative contraire. Cette clause attributive de compétence s’applique sous réserve que le Client agisse en qualité de professionnel ; si le Client a la qualité de consommateur au sens du Code de la consommation (hypothèse normalement exclue dans le cadre des Services professionnels de Polaria Tech), il pourra alors saisir, à son choix, l’une des juridictions territorialement compétentes en vertu du Code de procédure civile.
Polaria Tech attache une grande importance à la protection des données personnelles et s’engage à respecter la réglementation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi française n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite Loi Informatique et Libertés).
Dans le cadre de la fourniture des Services, Polaria Tech est susceptible de traiter des données personnelles concernant le Client et/ou les utilisateurs des Services. Ces données peuvent inclure notamment :
Pour la gestion de la relation contractuelle avec le Client (Polaria Tech agissant en qualité de responsable de traitement) : les noms, prénoms, coordonnées professionnelles (email, téléphone, poste occupé) des interlocuteurs du Client, informations de connexion au compte, données de facturation et paiement. Ces données sont utilisées pour la gestion du compte client, la fourniture des Services, la facturation, le support technique, et la communication d’informations liées au contrat ou aux Services.
Pour l’utilisation même des Services (Polaria Tech agissant en qualité de sous-traitant pour le compte du Client) : les données que le Client ou ses utilisateurs finaux saisissent, communiquent ou génèrent via le chatbot ou la messagerie collaborative. Cela peut inclure le contenu des messages échangés, les informations fournies par un utilisateur final au chatbot (par exemple, une demande de support contenant des coordonnées ou des données techniques), etc. Ces données sont traitées par Polaria Tech uniquement pour le compte du Client, afin d’exécuter le Service demandé (répondre aux questions, acheminer les messages, etc.).
Pour les données personnelles collectées directement par Polaria Tech auprès du Client en tant que fournisseur (par exemple, données administratives du Client, gestion des utilisateurs de la plateforme), Polaria Tech agit en qualité de responsable du traitement. À ce titre, Polaria Tech détermine les finalités et moyens de ces traitements, qui sont exclusivement liés à la bonne exécution du présent contrat et au respect de ses obligations légales (tenue de la comptabilité, gestion des comptes clients, etc.).
Concernant les données personnelles traitées par Polaria Tech dans le cadre de l’utilisation des Services par le Client (notamment les données des utilisateurs finaux du Client transitant par le chatbot ou la messagerie), le Client est le responsable du traitement principal, et Polaria Tech agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD. Polaria Tech n’intervient sur ces données que sur instruction du Client et pour les seules finalités de fournir techniquement le Service. Polaria Tech s’engage à ne pas exploiter ces données à d’autres fins, à en préserver la confidentialité et à prendre les mesures de sécurité appropriées pour en empêcher l’accès ou l’altération non autorisés.
Les données personnelles collectées et traitées par Polaria Tech dans le cadre de la gestion du contrat (données « Client ») sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, augmentée du délai de prescription légale applicable (en principe 5 ans) pour permettre à Polaria Tech de défendre ses droits en cas de litige. Les données traitées pour le compte du Client via les Services (contenu des échanges, etc.) sont conservées par Polaria Tech pendant la durée nécessaire à la fourniture du Service et éventuellement une durée limitée après la fin du contrat, conformément à l’article 6.3 des présentes, sauf instruction contraire du Client ou obligation légale spécifique.
Conformément à la réglementation sur les données personnelles, les personnes concernées par un traitement de données effectué par Polaria Tech disposent des droits suivants concernant leurs données :
Droit d’accès : droit d’obtenir confirmation que des données personnelles les concernant sont traitées et d’en recevoir une copie, ainsi que certaines informations sur les traitements effectués ;
Droit de rectification : droit de demander la correction des données personnelles inexactes ou incomplètes ;
Droit d’effacement (droit à l’oubli) : droit de demander la suppression de leurs données personnelles, dans les limites prévues par la loi (par exemple, ce droit peut être refusé si les données doivent être conservées pour respecter une obligation légale ou contractuelle) ;
Droit d’opposition : droit de s’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de données personnelles les concernant lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Polaria Tech. Ils peuvent également s’opposer à tout moment à la prospection commerciale, le cas échéant ;
Droit à la limitation : droit de demander le gel d’un traitement de données dans certaines situations (par exemple, le temps qu’une contestation sur l’exactitude des données soit résolue) ;
Droit à la portabilité : droit, dans certains cas, de recevoir les données personnelles fournies à Polaria Tech dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander à Polaria Tech de transmettre ces données à un autre responsable de traitement lorsque c’est techniquement possible.
Pour exercer ces droits, la personne concernée peut envoyer sa demande à l’adresse suivante : [adresse email de contact de Polaria Tech pour la protection des données]. Polaria Tech pourra demander un justificatif d’identité si nécessaire et s’engage à répondre dans les délais légaux (un mois, prolongeable si nécessaire). Par ailleurs, chaque personne dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL) si elle estime que ses droits ne sont pas respectés.
Polaria Tech met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la confidentialité et l’intégrité des données personnelles traitées dans le cadre des Services. Ceci comprend, de manière non limitative, le contrôle des accès aux données, le chiffrement de certaines données sensibles, des protocoles de sécurisation des échanges et des procédures de sauvegarde. En cas de violation de données personnelles (au sens du RGPD) affectant les données traitées, Polaria Tech notifiera le Client dans les meilleurs délais et lui fournira les informations nécessaires ainsi qu’une assistance raisonnable pour permettre au Client de notifier cet incident à l’autorité de protection des données compétente et, le cas échéant, aux personnes concernées.
Le Client est informé que Polaria Tech peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs (prestataires techniques, hébergeurs, etc.) pour l’hébergement des données ou la fourniture de certaines fonctionnalités des Services. Polaria Tech s’engage à ne recourir qu’à des sous-traitants offrant des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles, et à les soumettre par contrat aux mêmes obligations que celles prévues dans la présente clause. Dans l’hypothèse où des données personnelles seraient transférées en dehors de l’Union européenne, Polaria Tech s’assurera que ce transfert soit encadré par les mécanismes juridiques appropriés prévus par la réglementation (par exemple, clauses contractuelles types de la Commission européenne, règles d’entreprise contraignantes, transfert vers un pays disposant d’une décision d’adéquation, etc.), afin de garantir un niveau de protection suffisant.
Les présentes CGS, complétées le cas échéant par les conditions particulières et le bon de commande ou devis signé par le Client, expriment l’intégralité de l’accord entre les parties concernant l’objet du contrat. Elles prévalent sur tout document ou accord antérieur, écrit ou oral, relatif au même objet.
Polaria Tech se réserve le droit de modifier ou mettre à jour les présentes CGS. En cas de modification substantielle, le Client sera informé par tout moyen adéquat (par exemple, notification sur le site web de Polaria Tech, email ou mention dans la facture) au moins trente (30) jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions. Si le Client n’accepte pas ces modifications, il aura la faculté de résilier son abonnement dans les conditions de l’article 6.1 avant que les nouvelles CGS ne s’appliquent. À défaut de résiliation, les nouvelles CGS seront applicables à compter de la date indiquée.
Si l’une quelconque des dispositions des présentes CGS était déclarée nulle, illégale ou inapplicable par une décision de justice définitive, cette disposition serait réputée non écrite sans affecter la validité des autres stipulations, qui resteront pleinement en vigueur. Les parties s’efforceront alors de négocier de bonne foi une disposition de remplacement valable reflétant l’intention initiale.
Le fait pour l’une des parties de ne pas exiger à un moment l’exécution stricte par l’autre partie d’une stipulation quelconque du contrat ne pourra jamais être considéré comme une renonciation définitive à cette stipulation. Chaque partie pourra à tout moment ultérieurement exiger le respect strict de l’ensemble des obligations et conditions convenues.
Aucune disposition des présentes CGS ne pourra être interprétée comme créant entre les parties une société de fait, une association, une coentreprise (joint-venture), un contrat de mandat, ou une relation de subordination autre que le lien de fournisseur à client prévu au contrat. Le Client agit en son nom propre et pour son compte, sans pouvoir engager Polaria Tech vis-à-vis des tiers, sauf autorisation expresse et préalable de cette dernière.