Version : 2.0 – Date de mise à jour : 11 février 2025.‍

Politique de protection des données des candidats

Polaria Technologies s’engage à protéger la vie privée de ses candidats et à assurer la sécurité de leurs données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la législation française applicable. La présente politique explique comment Polaria Technologies collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des candidats dans le cadre de ses processus de recrutement.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données des candidats est POLARIA TECHNOLOGIES, société immatriculée au SIREN 849 997 945, dont le siège social est situé 15 rue des Halles, 75001 Paris. À ce titre, Polaria Technologies détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles collectées dans le cadre du recrutement.

2. Données personnelles collectées

Dans le cadre du recrutement, Polaria Technologies peut être amenée à collecter et traiter différentes catégories de données personnelles concernant les candidats, notamment :

-Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, etc.
-Documents de candidature : curriculum vitae (CV), lettre de motivation, portfolio ou travaux personnels le cas échéant.
-Éléments d’évaluation : résultats de tests techniques ou psychométriques éventuels, notes prises lors des entretiens, enregistrements vidéo d’entretiens et transcriptions automatiques de ces entretiens (le cas échéant).
-Autres données liées au recrutement : prétentions salariales, disponibilités, références professionnelles, et de manière générale toute information fournie par le candidat dans le cadre de sa candidature.

Polaria Technologies veille à ne collecter que les données pertinentes et nécessaires au regard des finalités exposées ci-dessous.

3. Finalités du traitement

Les données personnelles des candidats sont collectées et utilisées aux fins suivantes :

-Gestion du recrutement : traiter et suivre les candidatures, organiser les entretiens, communiquer avec les candidats tout au long du processus de recrutement.
-Évaluation des compétences et qualifications : apprécier l’adéquation du profil du candidat avec le poste proposé, à travers l’analyse du CV, des résultats de tests éventuels et des entretiens réalisés.
-Constitution d’une CVthèque (vivier de candidats) : avec le consentement du candidat, conserver les candidatures reçues afin de constituer un vivier de talents en vue de proposer ultérieurement d’autres opportunités professionnelles susceptibles de correspondre à leur profil.
-Amélioration du processus de recrutement : analyser de façon agrégée les données de recrutement (par exemple, taux de réponse, durée du processus, etc.) afin d’optimiser nos méthodes de recrutement et l’expérience candidat.

Chaque traitement effectué sur les données des candidats poursuit une finalité précise, légitime et explicitement déterminée. Les données ne seront pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités initiales.

4. Base légale du traitement

Polaria Technologies traite les données des candidats uniquement lorsqu’une base légale appropriée le permet. Selon les situations, le traitement des données des candidats repose sur :

-Le consentement du candidat – Par exemple, le candidat consent à fournir des informations dans sa candidature et peut consentir à ce que ses données soient conservées pour de futures opportunités (CVthèque). Ce consentement peut être retiré à tout moment, sans effet rétroactif, en contactant Polaria Technologies.

-L’intérêt légitime de l’entreprise – Polaria Technologies peut avoir un intérêt légitime à traiter certaines données des candidats, notamment pour améliorer son processus de recrutement, constituer un vivier de candidats talentueux, ou assurer la sécurité et l’organisation efficace des entretiens. Dans tous les cas, cet intérêt légitime n’existe que s’il n’altère pas les droits et libertés des candidats de manière disproportionnée.

-L’exécution de mesures précontractuelles – Ce fondement s’applique lorsque le traitement est nécessaire pour prendre des mesures à la demande du candidat avant la conclusion éventuelle d’un contrat de travail. Par exemple, l’examen du CV et des résultats d’entretien en vue d’une embauche s’inscrit dans le cadre de mesures précontractuelles.

Polaria Technologies veille toujours à identifier une base légale valide avant de traiter les données des candidats. Si aucun fondement légal ne justifie un traitement, les données ne seront pas traitées.

5. Accès aux données

L’accès aux données personnelles des candidats est strictement limité aux personnes et entités habilitées qui en ont besoin dans le cadre du processus de recrutement :

-Le service Ressources Humaines et recrutement de Polaria Technologies, chargé de la réception des candidatures, de la présélection et de la coordination du recrutement.
-Les responsables hiérarchiques et opérationnels concernés par le recrutement, c’est-à-dire les managers ou membres de l’équipe au sein de laquelle le poste est à pourvoir, afin d’évaluer la candidature par rapport aux besoins du poste.
-Les prestataires techniques ou éditeurs de logiciels spécialisés intervenant dans le processus de recrutement, tels que les fournisseurs de solutions de gestion des candidatures (ATS) ou d’outils d’évaluation en ligne. Ces prestataires agissent en tant que sous-traitants pour le compte de Polaria Technologies et sont tenus contractuellement de respecter la confidentialité, la sécurité des données et la réglementation RGPD.

En dehors de ces destinataires, aucune donnée de candidature n’est communiquée à des tiers sans l’autorisation du candidat, sauf obligation légale ou réglementaire. Chaque personne ou entité ayant accès aux données est soumise à une obligation de confidentialité et ne peut traiter les données qu’en conformité avec les finalités mentionnées.

6. Durée de conservation des données

Polaria Technologies conserve les données personnelles des candidats pendant 2 ans à compter de la date de la dernière interaction ou de la fin du processus de recrutement lié à la candidature. Cette durée de conservation permet à l’entreprise, sous réserve du consentement du candidat lorsque requis, de recontacter le candidat pour d’éventuelles opportunités futures correspondant à son profil.

Au-delà de 2 ans, les données du candidat sont soit supprimées de manière sécurisée, soit anonymisées, soit archivées conformément aux obligations légales. Dans certains cas particuliers, Polaria Technologies peut être tenue de conserver certaines informations plus longtemps pour se conformer à des obligations légales spécifiques ou en cas de contentieux (par exemple, une action en justice liée au recrutement) ; dans ce cas, seules les données strictement nécessaires seront conservées pour la durée imposée par la loi.

Si le candidat est recruté par Polaria Technologies, ses données de candidature pourront être intégrées dans son dossier employé et conservées pendant la durée de son contrat de travail, voire plus longtemps selon les obligations légales applicables aux données du personnel (ce point fera alors l’objet de la politique de protection des données du personnel de l’entreprise).

7. Droits des candidats

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, chaque candidat dispose des droits suivants concernant ses données personnelles :

-Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir la confirmation que Polaria Technologies traite ou non des données personnelles vous concernant, et le cas échéant, d’accéder à l’ensemble de ces données ainsi qu’aux informations relatives au traitement (finalités, catégories de données, destinataires, durée de conservation, etc.). Ce droit vous permet de recevoir une copie de vos données personnelles faisant l’objet du traitement.
-Droit de rectification : vous pouvez demander la correction ou la mise à jour des données personnelles vous concernant si celles-ci sont inexactes ou incomplètes. Polaria Technologies s’engage à rectifier les informations erronées dans les meilleurs délais.
-Droit à l’effacement (droit à l’oubli) : dans certaines circonstances, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, par exemple si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou si vous retirez votre consentement (lorsque le traitement était fondé sur celui-ci). Polaria Technologies effacera alors vos données, sauf si leur conservation est requise par une obligation légale ou pour l’exercice ou la défense de droits en justice.
-Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à ce que vos données personnelles fassent l’objet d’un traitement fondé sur l’intérêt légitime de Polaria Technologies. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection ou, le cas échéant, retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci (par exemple, vous opposer à la conservation de votre profil dans la CVthèque de l’entreprise).
-Droit à la portabilité des données : lorsque cela est applicable, vous pouvez demander de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à Polaria Technologies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de pouvoir les transmettre à un autre organisme. Ce droit s’applique uniquement aux données que vous avez fournies vous-même, traitées de manière automatisée et fondées sur votre consentement ou sur l’exécution de mesures précontractuelles.
-Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation (le gel) du traitement de vos données dans certains cas prévus par la réglementation. Par exemple, en cas de contestation sur l’exactitude de vos données ou si vous avez exercé votre droit d’opposition, vous pouvez demander à Polaria Technologies de suspendre temporairement l’utilisation de vos données le temps d’examiner votre demande. Lorsque la limitation est accordée, Polaria Technologies ne traitera vos données qu’avec votre consentement ou pour des motifs légitimes spécifiés par la loi.

Ces droits peuvent s’exercer dans les conditions et limites prévues par la réglementation. Par exemple, le droit à l’effacement ne peut s’appliquer si la loi oblige l’entreprise à conserver certaines données, et le droit d’opposition peut être refusé si Polaria Technologies démontre des motifs légitimes et impérieux pour continuer le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits.

8. Sécurité des données

Polaria Technologies met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles des candidats, et de les protéger contre tout accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction illicite. Ces mesures comprennent, entre autres :

-Sécurité des infrastructures informatiques : stockage des données de candidature sur des serveurs sécurisés localisés de préférence au sein de l’Union Européenne, utilisation de pare-feux, de systèmes de protection antivirus/antimalware et de mécanismes de sauvegarde régulière pour prévenir la perte ou l’altération accidentelle des informations.
-Contrôle d’accès strict : accès aux données réservé aux seuls employés et collaborateurs de Polaria Technologies qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions (principe du « besoin d’en connaître »). Chaque utilisateur disposant d’un accès aux données est soumis à une authentification forte et à une obligation de confidentialité. Les prestataires externes (éditeurs de logiciels de recrutement, services cloud, etc.) sont également tenus de mettre en place des mesures de sécurité robustes et de respecter des engagements stricts en matière de protection des données, matérialisés par des accords contractuels.
-Transferts sécurisés : lorsque cela est nécessaire, les échanges de données personnelles (par exemple, transmission d’un CV à un manager ou utilisation d’un service de test en ligne) sont réalisés de manière sécurisée (protocoles chiffrés, accès protégés par mot de passe, etc.) afin d’éviter toute interception ou fuite de données.
-Sensibilisation et supervision : Polaria Technologies sensibilise ses équipes impliquées dans le recrutement aux bonnes pratiques de protection des données (formation RGPD, charte informatique, etc.). De plus, l’entreprise dispose de procédures internes pour détecter et gérer rapidement tout incident de sécurité ou violation de données personnelles, incluant une notification aux autorités et aux personnes concernées lorsque la loi l’exige.

Par ces mesures, Polaria Technologies s’assure de maintenir un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par les traitements, conformément à l’article 32 du RGPD. Néanmoins, en cas de violation de données personnelles, l’entreprise s’engage à prendre toutes les actions nécessaires pour en limiter l’impact et à informer les autorités compétentes ainsi que les candidats concernés, dans les conditions prévues par la réglementation.

9. Procédure pour exercer ses droits

Pour toute question relative à la présente politique ou pour exercer vos droits tels que décrits ci-dessus, vous pouvez contacter le service responsable de la protection des données chez Polaria Technologies. Veuillez adresser votre demande en précisant l’objet de votre démarche (par exemple « Demande d’accès aux données personnelles candidat ») et en justifiant de votre identité (afin d’éviter tout accès non autorisé à vos données) via l’un des moyens suivants :

-Par email : dpo (at) polaria (dot) ai
-Par courrier postal : POLARIA TECHNOLOGIES – Service Protection des Données, 15 rue des Halles, 75001 Paris, France.

Polaria Technologies s’engage à répondre à vos demandes d’exercice de droits dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le délai d’un mois à compter de la réception de la demande, conformément à la réglementation. Ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, mais dans ce cas, vous serez informé du report et des raisons de cette extension. L’exercice de vos droits est gratuit (sauf abus manifeste où des frais raisonnables pourront être facturés selon la réglementation).

Veuillez noter que certaines demandes peuvent être refusées ou partiellement satisfaites si elles ne remplissent pas les conditions légales (par -exemple, une demande d’effacement ne pourra pas être acceptée si la conservation de certaines données est requise par la loi). En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, Polaria Technologies pourra demander des informations supplémentaires nécessaires à la confirmation de l’identité.

Si vous estimez, après avoir contacté Polaria Technologies, que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. En France, l’autorité de contrôle est la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

10. Utilisation d’outils de recrutement automatisés ou d’intelligence artificielle

Dans le but d’optimiser son processus de recrutement, Polaria Technologies peut recourir à des outils informatiques spécialisés, y compris des solutions d’intelligence artificielle (IA), pour assister ses équipes RH. Ces outils peuvent, par exemple, aider à automatiser certaines étapes du traitement des candidatures ou à fournir des analyses facilitant la prise de décision :

-Polaria Technologies peut utiliser un logiciel de gestion de candidatures (ATS) afin de trier et filtrer les CV en fonction de critères objectifs prédéfinis (compétences requises, expérience, mots-clés pertinents, etc.). Ce type d’outil permet de traiter un grand volume de candidatures de manière plus efficace et de s’assurer qu’aucune candidature n’est oubliée.

-Des outils d’entretien vidéo en différé ou en visioconférence peuvent être proposés, avec enregistrement de l’entretien et transcription automatique des échanges. Ces enregistrements et transcriptions sont utilisés exclusivement pour évaluer les candidats de manière équitable et peuvent être analysés à l’aide de fonctionnalités logicielles (par exemple, pour repérer des compétences linguistiques ou techniques à travers les réponses du candidat).

-Polaria Technologies peut également recourir à des tests en ligne automatisés (tests techniques, mises en situation, questionnaires de personnalité) dont la correction est en partie automatisée. Les résultats de ces tests sont ensuite examinés par les recruteurs.

L’usage de ces technologies a pour seul objectif d’assister le recruteur et d’améliorer l’expérience candidat. Polaria Technologies s’assure que l’intervention humaine reste centrale dans le processus de sélection : les décisions finales d’embauche ou de non-retention d’un candidat sont toujours prises par des humains (équipe RH et managers), et non par un algorithme ou une intelligence artificielle seule. Aucune décision produisant des effets juridiques ou significatifs pour le candidat n’est prise de manière exclusivement automatisée, sans intervention humaine, conformément à l’article 22 du RGPD.

En outre, Polaria Technologies veille à ce que ces outils respectent les principes du RGPD (transparence, pertinence des données analysées, sécurité, etc.). Si un candidat estime qu’un outil automatisé a influencé négativement l’évaluation de sa candidature, il a le droit de le signaler et de demander une intervention humaine supplémentaire, d’exprimer son point de vue, ou de contester la décision issue du processus automatisé. L’entreprise restera attentive à de telles demandes afin de garantir un processus de recrutement équitable et non discriminatoire.

11. Mises à jour de la politique

La présente politique de protection des données des candidats peut être amenée à évoluer pour refléter les changements dans les pratiques de recrutement de Polaria Technologies ou pour se conformer aux évolutions légales et réglementaires. En cas de modification substantielle affectant la manière dont nous traitons les données des candidats, Polaria Technologies en informera les candidats concernés (par exemple, via une mise à jour sur son site carrières ou par tout autre moyen adéquat) et obtiendra leur consentement lorsque cela est requis par la loi.

Il est recommandé de consulter régulièrement cette politique lors de vos interactions avec notre processus de recrutement, afin de rester informé des dernières modalités de protection de vos données personnelles.